การตั้งค่าครอบคลุมอะไรจริง ๆ
ก่อนที่คุณจะแชร์โปรไฟล์ Slack ให้กับคนนอกเวิร์กสเปซของคุณ ให้แยกคำถามสองข้อออกจากกัน: โปรไฟล์ของคุณแสดงอะไรอยู่ในขณะนี้ และใครสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณผ่านช่องทางอื่นได้บ้าง การตั้งค่าโปรไฟล์ตอบได้เพียงคำถามแรกเท่านั้น
ภายใต้นโยบายเริ่มต้น การแสดงอีเมลในโปรไฟล์ Slack อาจขยายไปยังองค์กรภายนอกที่เชื่อมต่อกัน โดยมีข้อยกเว้นตามบทบาท แหล่งที่มา
เรื่องนี้สำคัญสำหรับ Slack Connect เพราะผู้ที่เห็นโปรไฟล์ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เพื่อนร่วมงาน หากคุณกำลังจะเข้าร่วมช่องทางที่แชร์ร่วมกันหรือตอบรับคำเชิญจากองค์กรอื่น ให้ถือว่าโปรไฟล์ของคุณเป็นหน้าที่หันสู่องค์กรภายนอก ไม่ใช่หน้าภายใน การตรวจสอบที่ใช้ได้จริงคือการยืนยันว่าใครเป็นผู้ดูแลนโยบายทั้งสองฝ่าย ก่อนที่คุณจะเชื่อสมมติฐานใด ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกภายนอกมองเห็น
ใครเปลี่ยนอะไรได้บ้าง
ความรับผิดชอบถูกแบ่งออก สมาชิกทั่วไปสามารถตรวจสอบโปรไฟล์ของตนเองได้ แต่นโยบายการแสดงอีเมลเป็นมาตรการควบคุมระดับผู้ดูแลระบบ ไม่ใช่สวิตช์ส่วนบุคคล
เจ้าของและผู้ดูแลระบบของเวิร์กสเปซหรือองค์กรที่ได้รับอนุญาตสามารถเปลี่ยนนโยบายการแสดงอีเมลได้ แหล่งที่มา
| งาน | สมาชิก | เจ้าของ/ผู้ดูแลระบบเวิร์กสเปซหรือองค์กร |
|---|---|---|
| ตรวจสอบว่าโปรไฟล์แสดงอะไรก่อนแชร์ภายนอก | ได้ — ทำสิ่งนี้ก่อน | ได้ — สุ่มตรวจเป็นส่วนหนึ่งของการเริ่มใช้งาน |
| ตัดสินใจว่าการแสดงอีเมลจะขยายไปยังองค์กรภายนอกหรือไม่ | ไม่ได้ — ปฏิบัติตามนโยบายของผู้ดูแลระบบ | ได้ — นี่คือการตัดสินใจของผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาต |
| เปลี่ยนนโยบายการแสดงอีเมล | ไม่ได้ — ส่งคำขอผ่านผู้ดูแลระบบของคุณ | ได้ — เฉพาะเจ้าของ/ผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาต |
| ยืนยันนโยบายหลังการเปลี่ยนแปลง | ขอการยืนยัน | ตรวจสอบและสื่อสารผลลัพธ์ |
| ตัดสินใจว่าแอป โทเค็น หรือ API ยังเข้าถึงอีเมลได้หรือไม่ | ไม่ได้กำหนดโดยการตั้งค่าโปรไฟล์ | ไม่ได้กำหนดโดยการตั้งค่าโปรไฟล์ |
มีข้อจำกัดสองประการที่ตามมาจากตารางนี้ ประการแรก สมาชิกที่ต้องการการตั้งค่าการมองเห็นภายนอกที่แตกต่างออกไปควรแจ้งผู้ดูแลระบบแทนที่จะพยายามหลีกเลี่ยงนโยบาย ประการที่สอง การตัดสินใจของผู้ดูแลระบบเปลี่ยนนโยบาย แต่ไม่ได้พิสูจน์ด้วยตัวมันเองว่าทุกช่องทางที่เชื่อมต่อถึงอีเมลถูกปิดแล้ว
ข้อจำกัดที่มองข้ามได้ง่าย
การมองเห็นโปรไฟล์และการเข้าถึงข้อมูลเป็นคนละชั้นกัน โปรไฟล์ที่ซ่อนที่อยู่อีเมลยังคงอยู่ร่วมกับการเชื่อมต่อหรือการเข้าถึงแบบโปรแกรมที่เข้าถึงที่อยู่อีเมลเดียวกันได้
การซ่อนอีเมลในโปรไฟล์ไม่ได้รับประกันว่าจะไม่สามารถเข้าถึงได้ผ่านแอป โทเค็น หรือ API แหล่งที่มา
ดังนั้นอย่าอธิบายโปรไฟล์ที่ซ่อนแล้วว่า “อีเมลเป็นส่วนตัว” ข้อความที่ถูกต้องแคบกว่า: การแสดงผลในโปรไฟล์ได้รับการปรับแล้ว ไม่ว่าสำเนาจะมีอยู่ที่อื่น ในแอปที่เชื่อมต่อ หรือในข้อมูลที่ส่งออก เป็นคำถามแยกต่างหากที่การตั้งค่าโปรไฟล์ไม่ได้ตอบ หากคุณกังวลเรื่องที่อยู่อีเมลที่รั่วไหลมากกว่าที่อยู่อีเมลที่มองเห็น รายการตรวจสอบโปรไฟล์ด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่ใบรับรองความสมบูรณ์
รายการตรวจสอบก่อนแชร์
ใช้รายการนี้ก่อนตอบรับคำเชิญจากภายนอกหรือโพสต์โปรไฟล์ในช่องทางที่แชร์ร่วมกัน ขั้นตอนเหล่านี้เป็นคำแนะนำเชิงบรรณาธิการ ส่วนข้อเท็จจริงเกี่ยวกับนโยบายข้างต้นมาจากข้อความที่อ้างอิง
- ระบุเวิร์กสเปซและองค์กร จดบันทึกว่าคุณอยู่ในเวิร์กสเปซใดและกำลังเชื่อมต่อกับองค์กรภายนอกใด หากคุณระบุทั้งสองไม่ได้ ให้หยุดชั่วคราว
- เปิดโปรไฟล์ของคุณเองและสังเกตสิ่งที่มองเห็น บันทึกสถานะปัจจุบันก่อนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เพื่อให้คุณบอกได้ในภายหลังว่าอะไรเปลี่ยนไป
- ถามผู้ดูแลระบบว่านโยบายการแสดงอีเมลใดมีผล อย่าอนุมานจากสิ่งที่เพื่อนร่วมงานเห็น เพราะนโยบายอาจแตกต่างกันตามเวิร์กสเปซและบทบาท
- ถามว่านโยบายครอบคลุมองค์กรภายนอกที่เชื่อมต่อหรือไม่ นี่คือคำถามเฉพาะที่พฤติกรรมเริ่มต้นก่อให้เกิด
- แยกการแสดงผลออกจากการเข้าถึง ถามว่าแอป โทเค็น หรือ API ใด ๆ ที่ใช้งานอยู่อาจเข้าถึงอีเมลเดียวกันได้หรือไม่ หากไม่มีใครตอบได้ ให้ถือว่าที่อยู่อีเมลอาจเข้าถึงได้และตัดสินใจตามนั้น
- บันทึกการตัดสินใจและวันที่ หากผู้ดูแลระบบเปลี่ยนนโยบาย ให้จดบันทึกว่าเมื่อใดและสำหรับเวิร์กสเปซใด เพื่อให้การทบทวนในภายหลังมีเส้นฐาน
- ตรวจสอบซ้ำหลังการเปลี่ยนแปลงองค์กร การเชื่อมต่อใหม่ การเปลี่ยนบทบาท หรือการเปลี่ยนผู้ดูแลระบบ เป็นเหตุผลให้กลับมาทบทวนคำตอบ
เส้นทางความล้มเหลวที่ต้องวางแผนรับมือ
- สมาชิกคิดว่าการซ่อนเพียงพอแล้ว โปรไฟล์ดูสะอาด แต่การเชื่อมต่อยังคงถือที่อยู่อีเมลอยู่ ให้ escalate ไปยังผู้ดูแลระบบแทนที่จะประกาศว่าปิดประเด็นแล้ว
- ผู้ดูแลระบบเปลี่ยนนโยบายโดยไม่แจ้งสมาชิก สมาชิกยังคงตัดสินใจบนพื้นฐานของสถานะเดิม ให้จับคู่การเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับการแจ้งเตือนสั้น ๆ
- มีคนขอให้สมาชิกหลีกเลี่ยงนโยบาย ปฏิเสธและส่งต่อคำขอไปยังเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาต สมาชิกไม่ใช่ผู้ตัดสินใจที่ถูกต้องในเรื่องนี้
- โปรไฟล์ถูกแก้ไขและถือว่าเป็นข้อมูลที่ถูกลบแล้ว โปรไฟล์ที่ถูกแก้ไขหรือว่างเปล่าไม่ได้ยืนยันการลบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ ให้ถือว่าการแก้ไขโปรไฟล์และการลบข้อมูลเป็นคำถามแยกกัน
เมื่อคำถามขยายเกินกว่า Slack
บางครั้งความกังวลที่แท้จริงไม่ใช่โปรไฟล์เดียว แต่เป็นสิ่งที่ที่อยู่อีเมลเปิดเผยข้ามบริการอื่น ๆ นั่นเป็นงานที่แตกต่างด้วยหลักฐานที่แตกต่าง และการจับคู่สาธารณะที่พบที่อื่นเป็นเบาะแส ไม่ใช่ข้อพิสูจน์ความเป็นเจ้าของ หากนั่นคือสถานการณ์ของคุณ คู่มือ การค้นหาบัญชีด้วยที่อยู่อีเมล คือขั้นตอนถัดไปที่เกี่ยวข้อง ให้แยกผลลัพธ์ออกจากคำถามนโยบาย Slack ข้างต้น
หากคุณต้องการเข้าใจว่า TruthsSeek จัดการกับข้อกล่าวอ้างจากแหล่งที่มาและข้อจำกัดอย่างไร โปรดดูที่ หน้าวิธีการ