Die kurze Antwort
Bevor Sie einen Google Drive-Link auf „Eingeschränkt“ umstellen, prüfen Sie drei separate Zugangswege zur selben Datei: den direkten Zugriff für namentlich genannte Personen, den aus einem freigegebenen Ordner geerbten Zugriff und eine eventuell vorhandene veröffentlichte Kopie der Datei. Jeder dieser Wege kann offen bleiben, auch wenn ein anderer geschlossen ist. Das folgende Audit führt alle drei der Reihe nach durch, denn wenn Sie einen Link einschränken, während ein geerbter oder veröffentlichter Weg offen bleibt, entsteht ein falsches Gefühl von Sicherheit.
Diese Anleitung behandelt Google Drive-Dateien. Sie behandelt nicht die Freigabe von Google Photos-Alben, die eine andere Oberfläche mit anderen Steuerelementen ist.
Schritt 1: Direkten Zugriff erfassen
Öffnen Sie die Datei und sehen Sie sich ihre Freigabeeinstellungen an. Google Drive unterscheidet zwischen namentlich genannten Personen und allgemeinem Linkzugriff, einschließlich des eingeschränkten Zugriffs.
Die Freigabe in Google Drive unterscheidet zwischen namentlich genannten Personen und allgemeinem Linkzugriff, einschließlich des eingeschränkten Zugriffs. Quelle
Notieren Sie zwei Listen, bevor Sie etwas ändern: die namentlich genannten Konten, die die Datei öffnen können, und den aktuellen Status des Linkzugriffs. Namentlicher Zugriff und Linkzugriff sind unabhängig voneinander. Das Entfernen eines Namens aus der Liste ändert den Linkstatus nicht, und das Einschränken des Links entfernt keine namentlich genannten Personen.
Eine praktische Gewohnheit ist, den Dateinamen, die namentlich genannten Konten, den Linkstatus und das Datum der Prüfung festzuhalten. Wenn später jemand fragt, warum er keinen Zugriff mehr hat, haben Sie einen Nachweis darüber, was sich wann geändert hat.
Schritt 2: Geerbten Zugriff aus Ordnern prüfen
Eine Datei, die sich in einem freigegebenen Ordner befindet, kann für alle offen sein, mit denen der Ordner geteilt wird, selbst wenn das Freigabefenster der Datei selbst eng aussieht. Die Ordnervererbung kann den Dateizugriff beeinflussen.
Die Ordnervererbung kann den Dateizugriff beeinflussen. Quelle
Um die Vererbung zu prüfen, arbeiten Sie sich nach oben vor. Notieren Sie jeden Ordner, der die Datei enthält, und prüfen Sie dann die Freigabeeinstellungen jedes Ordners. Wenn ein übergeordneter Ordner breit freigegeben ist, kann die darin enthaltene Datei über diesen Ordner erreichbar sein, unabhängig von den eigenen Einstellungen der Datei. Das Verschieben der Datei aus dem Ordner oder das Einschränken der Ordnerfreigabe ändert die Situation – tun Sie dies jedoch bewusst, denn das Einschränken eines Ordners betrifft jede darin enthaltene Datei, nicht nur die, die Sie gerade prüfen.
Eine nützliche Regel: Prüfen Sie die Datei und ihre übergeordneten Ordner gemeinsam. Eine Prüfung auf Dateiebene, die den Ordnerbaum ignoriert, ist unvollständig.
Schritt 3: Auf veröffentlichte Kopien prüfen
Das Veröffentlichen ist eine separate Aktion von der Linkfreigabe. Eine veröffentlichte Datei kann über ihren veröffentlichten Weg erreichbar bleiben, auch nachdem Sie die gewöhnliche Freigabe eingeschränkt haben. Für öffentlich veröffentlichte Dateien weist Google Nutzer an, die Veröffentlichung der Datei einzustellen, um den öffentlichen Zugriff zu beschränken.
Für öffentlich veröffentlichte Dateien weist Google Nutzer an, die Veröffentlichung der Datei einzustellen, um den öffentlichen Zugriff zu beschränken. Quelle
Die Audit-Frage lautet also nicht nur „Wer hat den Link?“, sondern auch „Wurde diese Datei jemals veröffentlicht?“ Wenn die Datei zu irgendeinem Zeitpunkt veröffentlicht wurde, gehört das Einstellen der Veröffentlichung zu Ihrer Bereinigung, nicht nur eine Änderung der Linkeinstellung.
Entscheidungstabelle: Was ändern, und in welcher Reihenfolge
| Befund | Was er bedeutet | Zu erwägende Maßnahme | Reihenfolge |
|---|---|---|---|
| Namentlich genannte Personen, denen Sie keinen Zugriff mehr gewähren möchten | Direkter Zugriff für bestimmte Konten | Entfernen Sie die namentlich genannten Konten, die nach Ihrer Entscheidung keinen Zugriff mehr haben sollen | 1 |
| Linkzugriff weiter als beabsichtigt | Jeder mit dem Link kann die Datei möglicherweise öffnen | Schränken Sie die Linkeinstellung ein, gegebenenfalls einschließlich „Eingeschränkt“ | 2 |
| Datei befindet sich in einem breit freigegebenen Ordner | Zugriff kann vom Ordner geerbt werden | Prüfen und schränken Sie die Freigabe des Ordners ein oder verschieben Sie die Datei | 3 |
| Datei wurde irgendwann veröffentlicht | Ein veröffentlichter Weg kann neben der Freigabe existieren | Stellen Sie die Veröffentlichung der Datei ein, um den öffentlichen Zugriff zu beschränken | 4 |
| Nichts davon gefunden | In diesem Audit wurde kein Weg identifiziert | Halten Sie die Prüfung fest und prüfen Sie nach jeder künftigen Freigabeänderung erneut | — |
Die Reihenfolge ist aus einem einfachen Grund wichtig: Wenn Sie zuerst den Link einschränken und dann einen geerbten oder veröffentlichten Weg entdecken, müssen Sie die Datei erneut öffnen und die Arbeit wiederholen. Prüfen Sie alle drei Zugangswege und schließen Sie sie dann in einer Reihenfolge, die Sie erklären können.
Häufige Fehler
Die Linkeinstellung als das Ganze betrachten. Der Linkzugriff ist ein Zugangsweg. Namentlicher Zugriff, Ordnervererbung und Veröffentlichung sind separate Wege. Eine Datei kann auf Linkebene abgeschlossen aussehen und dennoch auf einem anderen Weg erreichbar bleiben.
Die Datei prüfen, aber nicht ihre Ordner. Die Ordnervererbung kann den Dateizugriff beeinflussen, daher kann eine Prüfung auf Dateiebene, die den Ordnerbaum auslässt, den weitesten Weg übersehen.
Vergessen, dass Veröffentlichen eine eigene Aktion ist. Wenn eine Datei veröffentlicht wurde, gehört das Einstellen der Veröffentlichung zur Bereinigung. Das Ändern gewöhnlicher Freigabeeinstellungen ist nicht derselbe Schritt.
Namentlichen Zugriff entfernen, ohne ihn festzuhalten. Ohne schriftlichen Nachweis können Sie später nicht sagen, ob eine Änderung beabsichtigt oder ein Versehen war.
Drive-Dateien mit Photos-Alben verwechseln. Die Freigabe von Google Photos-Alben hat ihre eigenen Steuerelemente. Ratschläge, die für eine Oberfläche geschrieben wurden, gelten nicht automatisch für die andere.
Annehmen, dass eine Übereinstimmung mit einem öffentlichen Profil die Eigentümerschaft beweist. Wenn Ihr Audit einen öffentlichen Handle oder ein Profil zutage fördert, das mit Ihnen in Verbindung zu stehen scheint, behandeln Sie es als Hinweis zur Prüfung, nicht als Beweis, dass dieselbe Person die Datei oder das Konto kontrolliert.
Ihren eigenen Fußabdruck schützen
Ein Freigabe-Audit ist eine Momentaufnahme. Die dauerhafte Gewohnheit ist, die Freigabe zu überprüfen, wann immer sich das Publikum einer Datei ändert – wenn ein Projekt endet, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder wenn ein Dokument von einem Arbeitsordner in ein Archiv verschoben wird.
Führen Sie ein einfaches Protokoll: Datei, namentlich genannte Konten, Linkstatus, vermerkte Ordnervererbung, veröffentlicht ja oder nein, Datum der Prüfung. Das ist dieselbe Disziplin, die hilft, wenn Sie ältere Konten umfassender überprüfen; unser Leitfaden zum Finden vergessener Online-Konten behandelt diese breitere Durchsicht.
Wenn die Prüfung bekannter öffentlicher Handles Teil der Aufgabe ist – zum Beispiel um zu prüfen, ob ein von Ihnen verwendeter Benutzername auf öffentlichen Profilen erscheint –, kann eine Benutzernamen-Suche helfen, Hinweise zu sammeln. TraceSeek prüft Benutzernamen auf 3.000+ Plattformen und gibt an, dass der erste Scan kostenlos ist, mit einer Scanzeit von 20–30 Sekunden. Das sind Produktaussagen, keine unabhängigen Messungen. Eine Benutzernamen-Suche ist kein vollständiges Konten-Inventar, und eine öffentliche Übereinstimmung ist ein Hinweis, kein Beweis für Eigentümerschaft. TraceSeek ändert keine Plattform-Einstellungen, legt keine privaten Aufzeichnungen offen und ersetzt nicht das oben beschriebene Audit auf der Drive-Seite.
Trennen Sie schließlich Bereinigung von Abschluss. Das Entfernen einer Login-Verbindung oder das Bearbeiten eines Profils belegt nicht, dass gespeicherte Daten gelöscht wurden, und ein bearbeitetes oder leeres Profil ist kein Beweis für Löschung. Behalten Sie eine Wiederherstellungsmethode, die Sie kontrollieren, bis ein beabsichtigter Abschluss tatsächlich vollzogen ist.
Wichtige Fakten
Die Freigabe in Google Drive unterscheidet zwischen namentlich genannten Personen und allgemeinem Linkzugriff, einschließlich des eingeschränkten Zugriffs.
Die Ordnervererbung kann den Dateizugriff beeinflussen, daher sollte eine Prüfung auf Dateiebene die Ordner einschließen, die sie enthalten.
Für öffentlich veröffentlichte Dateien weist Google Nutzer an, die Veröffentlichung der Datei einzustellen, um den öffentlichen Zugriff zu beschränken.
TraceSeek prüft Benutzernamen auf 3.000+ Plattformen, und laut Produkt ist der erste Scan kostenlos.
Eine Benutzernamen-Suche ist kein vollständiges Konten-Inventar, und öffentliche Benutzernamen-Übereinstimmungen sind Hinweise, kein Beweis für Eigentümerschaft.