简短回答
在将 Google Drive 链接切换为“受限”之前，请审查进入同一文件的三个独立入口：授予指定人员的直接访问权限、从共享文件夹继承的访问权限，以及文件的任何已发布副本。即使另一个入口已关闭，每个入口仍可能保持开放。下面的审计按顺序逐一检查所有三个入口，因为在继承或发布路径仍然开放时限制链接会给人一种虚假的关闭感。
本指南涵盖 Google Drive 文件。它不涵盖 Google Photos 相册共享，后者是一个具有不同控件的不同界面。
第 1 步：映射直接访问权限
打开文件并查看其共享设置。Google Drive 将指定人员与通用链接访问（包括受限访问）区分开来。
Google Drive 共享将指定人员与通用链接访问（包括受限访问）区分开来。来源
在更改任何内容之前，写下两个列表：可以打开文件的指定账户，以及当前的链接访问状态。指定访问和链接访问是独立的。从列表中移除一个名字不会改变链接状态，限制链接也不会移除指定人员。
一个实用的习惯是记录文件名、指定账户、链接状态以及你检查的日期。如果以后有人问为什么他们失去了访问权限，你有关于更改内容和时间的记录。
第 2 步：检查来自文件夹的继承访问权限
位于共享文件夹内的文件可能对文件夹共享的所有人开放，即使文件自己的共享面板看起来范围很窄。文件夹继承可能影响文件访问。
文件夹继承可能影响文件访问。来源
要审查继承，请向上进行。记下包含该文件的每个文件夹，然后检查每个文件夹的共享设置。如果父文件夹被广泛共享，则其中的文件可能通过该文件夹访问，无论文件自己的设置如何。将文件移出文件夹，或缩小文件夹的共享范围，会改变情况——但要故意这样做，因为缩小文件夹会影响其中的每个文件，而不仅仅是你正在审计的文件。
一个有用的规则：将文件及其父文件夹一起审计。忽略文件夹树的文件级审查是不完整的。
第 3 步：检查已发布副本
发布是与链接共享不同的单独操作。已发布文件即使在你收紧普通共享后，仍可能通过其发布路径访问。对于公开出版的文件，Google 指示用户停止发布文件作为限制公共访问的一部分。
对于公开出版的文件，Google 指示用户停止发布文件作为限制公共访问的一部分。来源
因此，审计问题不仅是“谁有链接？”，还包括“这个文件是否曾经被发布过？”如果文件在任何时候被发布过，请在清理中包括停止发布，而不仅仅是更改链接设置。
决策表：更改什么，以及按什么顺序
| 发现 | 意味着什么 | 考虑采取的行动 | 顺序 |
|---|---|---|---|
| 你不再希望拥有访问权限的指定人员 | 对特定账户的直接访问 | 移除你已决定应失去访问权限的指定账户 | 1 |
| 链接访问范围超出预期 | 任何拥有链接的人可能能够打开它 | 缩小链接设置，包括在适当情况下设为受限 | 2 |
| 文件位于广泛共享的文件夹中 | 访问权限可能从文件夹继承 | 审查并缩小文件夹的共享范围，或重新放置文件 | 3 |
| 文件曾在某个时候被发布 | 可能存在与共享并存的发布路径 | 停止发布文件作为限制公共访问的一部分 | 4 |
| 未发现上述任何情况 | 本次审计未识别出任何路径 | 记录检查结果，并在未来任何共享更改后重新审计 | — |
顺序很重要，原因很简单：如果你先限制链接，然后发现继承或发布路径，你必须重新打开文件并重复工作。审计所有三个入口，然后按你能解释的顺序关闭它们。
常见错误
将链接设置视为全部。 链接访问是一个入口。指定访问、文件夹继承和发布是分开的。一个文件在链接级别看起来已锁定，但仍可能通过另一种方式访问。
审计文件但不审计其文件夹。 文件夹继承可能影响文件访问，因此跳过文件夹树的文件级审查可能会错过最宽的路径。
忘记发布是其自身的操作。 如果文件已发布，停止发布应属于清理工作。更改普通共享设置不是同一步骤。
移除指定访问权限而不记录。 没有书面记录，你以后无法判断更改是有意还是意外。
将 Drive 文件与 Photos 相册混淆。 Google Photos 相册共享有自己的控件。为一种界面编写的建议不会自动适用于另一种。
假设公开个人资料匹配证明所有权。 如果你的审计发现一个看起来与你相关的公开用户名或个人资料，请将其视为需要审查的线索，而不是证明同一个人控制该文件或账户。
保护你自己的数字足迹
共享审计是一个快照。持久的习惯是在文件受众发生变化时审查共享——当项目结束、合作者离开，或文档从工作文件夹移动到存档时。
保持一个简单的日志：文件、指定账户、链接状态、记录的文件夹继承、是否发布、检查日期。这与更广泛地审查旧账户时帮助你的纪律相同；我们的查找被遗忘的在线账户指南涵盖了更广泛的扫描。
当审查已知公开用户名是任务的一部分时——例如，检查你使用的用户名是否出现在公开个人资料上——用户名查找可以帮助你收集线索。TraceSeek 在 3,000+ 个平台上检查用户名，并声明其首次扫描免费，扫描时间为 20–30 秒。这些是产品声明，不是独立测量。用户名搜索不是完整的账户清单，公开匹配是线索，不是所有权的证明。TraceSeek 不更改平台设置，不暴露私人记录，也不替代上述 Drive 侧审计。
最后，将清理与关闭分开。移除登录连接或编辑个人资料并不能确定存储的数据已被删除，编辑过或空的个人资料也不是删除的证据。保留一种你控制的恢复方法，直到你打算的任何关闭实际完成。
关键事实
Google Drive 共享将指定人员与通用链接访问（包括受限访问）区分开来。
文件夹继承可能影响文件访问，因此文件级审查应包括包含它的文件夹。
对于公开出版的文件，Google 指示用户停止发布文件作为限制公共访问的一部分。
TraceSeek 在 3,000+ 个平台上检查用户名，根据产品说明，其首次扫描免费。
用户名搜索不是完整的账户清单，公开用户名匹配是线索，而不是所有权的证明。