Tại sao quyền truy cập vẫn có thể tồn tại sau khi bạn xóa một cộng tác viên
Khi một tệp nằm trong thư mục iCloud Drive được chia sẻ, việc chia sẻ của nó không phải là thuộc tính riêng của tệp đó. Tệp kế thừa cài đặt chia sẻ của thư mục và những cài đặt đó không thể thay đổi cho riêng tệp đó. Sự kế thừa này là lý do thường gặp khiến một cộng tác viên vẫn có vẻ có quyền truy cập sau khi bạn nghĩ rằng mình đã xóa họ khỏi “tệp”. Có thể bạn đã thay đổi sai lớp.
Một tệp trong thư mục được chia sẻ sẽ kế thừa cài đặt chia sẻ của thư mục, và những cài đặt này không thể thay đổi cho riêng tệp đó. Nguồn
Hướng dẫn này là một quy trình kiểm tra, không phải lời hứa rằng mọi dấu vết truy cập sẽ biến mất. Xóa một người tham gia sẽ ngăn chặn truy cập trong tương lai qua chia sẻ đó; nó không thu hồi các bản sao mà ai đó đã tải xuống, và không xóa dữ liệu mà những người đó đã lưu trữ ở nơi khác. Hãy coi nhiệm vụ này là kiểm soát cấu hình chia sẻ hiện tại, sau đó xác minh lại.
Bước 1: Xác định ai là chủ sở hữu và ai là người tham gia
Chia sẻ iCloud Drive có hai vai trò: chủ sở hữu, người quản lý người tham gia và cài đặt chia sẻ, và người tham gia, những người có thể tự xóa mình. Các hành động khả dụng của bạn phụ thuộc vào vai trò bạn đang giữ. Nếu bạn là người tham gia, bạn không thể xóa người khác; bạn chỉ có thể tự xóa mình. Nếu bạn là chủ sở hữu, bạn có thể xóa một người tham gia hoặc ngừng chia sẻ hoàn toàn.
Chủ sở hữu iCloud Drive có thể quản lý người tham gia và cài đặt chia sẻ; người tham gia có thể tự xóa mình. Nguồn
Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, hãy ghi lại vị trí của mục, liệu nó nằm trong thư mục được chia sẻ hay độc lập, và ai hiện đang có quyền truy cập. Bản ghi này quan trọng vì các thay đổi đối với thư mục chia sẻ có thể ảnh hưởng đến nhiều thứ hơn là tệp bạn bắt đầu.
Bước 2: Chọn một trong bốn hành động
Sử dụng bảng quyết định dưới đây để chọn hành động nhỏ nhất khắc phục được vấn đề. Cột đầu tiên là tình huống bạn quan sát; cột thứ hai là hành động phù hợp; cột thứ ba là tác dụng phụ bạn phải chấp nhận.
| Tình huống | Hành động | Tác dụng phụ cần chấp nhận |
|---|---|---|
| Bạn là chủ sở hữu và muốn một người mất quyền truy cập vào thư mục được chia sẻ và mọi thứ trong đó | Xóa người tham gia đó khỏi thư mục được chia sẻ | Người đó mất quyền truy cập vào toàn bộ thư mục, không chỉ một tệp |
| Bạn là chủ sở hữu và muốn chấm dứt quyền truy cập của mọi người | Ngừng chia sẻ hoàn toàn | Chia sẻ kết thúc với tất cả người tham gia, không chỉ một người |
| Bạn là chủ sở hữu và muốn một tệp ngừng được chia sẻ trong khi thư mục vẫn được chia sẻ | Di chuyển tệp đến một thư mục không được chia sẻ | Tệp ngừng được chia sẻ; cài đặt của thư mục chia sẻ không thay đổi |
| Bạn là người tham gia và muốn chấm dứt quyền truy cập của chính mình | Tự xóa mình | Bạn mất quyền truy cập; cài đặt của chủ sở hữu cho người khác không thay đổi |
Bước 3: Xóa người tham gia với tư cách chủ sở hữu
Nếu bạn sở hữu thư mục được chia sẻ, xóa một người tham gia là cách trực tiếp để thu hồi quyền truy cập của người đó vào thư mục và nội dung của nó. Hãy thực hiện ở cấp thư mục khi tệp nằm trong thư mục được chia sẻ, vì cài đặt kế thừa của tệp không thể chỉnh sửa riêng lẻ. Sau khi xóa, hãy mở lại cài đặt chia sẻ và xác nhận người tham gia không còn trong danh sách.
Đừng cho rằng việc xóa một người tham gia cũng xóa các tệp mà họ đã sao chép, xuất hoặc lưu trên thiết bị của riêng họ. Chia sẻ kiểm soát quyền truy cập qua iCloud Drive; đó không phải là xóa từ xa.
Bước 4: Tự xóa mình với tư cách người tham gia
Người tham gia có thể tự xóa mình khỏi một chia sẻ. Đây là hành động đúng khi bạn không còn cần quyền truy cập và không sở hữu mục đó. Nó không xóa những người tham gia khác và không thay đổi cấu hình chia sẻ của chủ sở hữu. Nếu bạn cần chủ sở hữu xóa người khác, yêu cầu đó phải được gửi đến chủ sở hữu; người tham gia không thể thực hiện hành động của chủ sở hữu.
Bước 5: Ngừng chia sẻ hoàn toàn
Khi mục tiêu là chấm dứt quyền truy cập của mọi người, chủ sở hữu có thể ngừng chia sẻ hoàn toàn. Điều này rộng hơn việc xóa một người tham gia. Sử dụng khi một chia sẻ đã hết mục đích, khi bạn không thể liệt kê đáng tin cậy ai vẫn còn quyền truy cập, hoặc khi quá trình cộng tác đã kết thúc. Sau đó xác nhận rằng mục không còn hiển thị là được chia sẻ.
Bước 6: Di chuyển tệp ra khỏi thư mục được chia sẻ
Đôi khi thư mục nên tiếp tục được chia sẻ nhưng một tệp thì không. Di chuyển tệp đến một thư mục không được chia sẻ sẽ ngừng chia sẻ tệp đó mà không thay đổi cài đặt của thư mục chia sẻ. Đây là lựa chọn sạch nhất khi một tài liệu đơn lẻ bị đặt nhầm vào thư mục được chia sẻ.
Chủ sở hữu có thể ngừng chia sẻ hoàn toàn hoặc xóa một người tham gia; di chuyển tệp đến thư mục không chia sẻ sẽ ngừng chia sẻ tệp đó mà không thay đổi cài đặt của thư mục chia sẻ. Nguồn
Sau khi di chuyển, hãy xác minh vị trí mới của tệp và xác nhận nó không còn được chia sẻ. Sau đó kiểm tra thư mục chia sẻ ban đầu để đảm bảo cài đặt của nó đúng như bạn mong muốn cho các tệp còn lại.
Danh sách kiểm tra phía chủ sở hữu
Chạy danh sách kiểm tra này sau bất kỳ thay đổi nào, và một lần nữa sau một ngày nếu chia sẻ nhạy cảm.
- Xác nhận bạn là chủ sở hữu của thư mục hoặc tệp trước khi thử thực hiện hành động của chủ sở hữu.
- Xác định xem tệp nằm trong thư mục được chia sẻ hay độc lập; cài đặt kế thừa không thể thay đổi theo từng tệp.
- Liệt kê mọi người tham gia hiện tại và so sánh với những người thực sự cần quyền truy cập.
- Quyết định xem hành động đúng là xóa một người tham gia, ngừng chia sẻ hoàn toàn, hay di chuyển tệp ra ngoài.
- Sau khi thay đổi, mở lại cài đặt chia sẻ và xác minh danh sách người tham gia.
- Kiểm tra thư mục chia sẻ ban đầu nếu bạn đã di chuyển tệp ra ngoài, để xác nhận cài đặt của nó không thay đổi.
- Ghi lại những gì bạn đã thay đổi và khi nào, để lần kiểm tra sau có cơ sở.
Giới hạn: những gì quy trình này không làm
Xóa một người tham gia hoặc ngừng chia sẻ sẽ kiểm soát quyền truy cập qua iCloud Drive trong tương lai. Nó không thu hồi hoặc vô hiệu hóa các bản sao mà người tham gia đã lưu ở nơi khác. Nó không chứng minh danh tính thực sự của một người tham gia; tên hiển thị hoặc nhãn tài khoản không phải là xác minh danh tính. Và nó không kiểm tra dấu vết công khai của bạn trên các dịch vụ khác.
Nếu một phần mối quan tâm của bạn là những gì các tay cầm (handle) của chính bạn tiết lộ công khai, một kiểm tra tùy chọn các tên người dùng công khai đã biết của bạn có thể giúp bạn thấy những gì hiển thị. TraceSeek bao gồm 3.000+ nền tảng và công bố thời gian quét 20–30 giây, với lần quét đầu tiên miễn phí. Nó báo cáo các kết quả trùng khớp tên người dùng công khai như manh mối, không phải bằng chứng sở hữu, và nó không thay đổi cài đặt chia sẻ iCloud hoặc truy cập nội dung riêng tư. Để có danh mục rộng hơn về các tài khoản bạn có thể đã quên, xem hướng dẫn tìm tài khoản trực tuyến bị lãng quên tại /guides/find-forgotten-online-accounts/. Nếu các tệp được chia sẻ của bạn nằm trong một dịch vụ khác, bài đánh giá về ai có thể mở các tệp Google Drive được chia sẻ của bạn tại /guides/review-who-can-open-your-shared-google-drive-files/ tuân theo cùng logic chủ sở hữu so với người tham gia.
Sai lầm thường gặp
- Chỉnh sửa chia sẻ của tệp khi nó kế thừa từ thư mục. Một tệp trong thư mục được chia sẻ sẽ kế thừa cài đặt của thư mục, và những cài đặt đó không thể thay đổi cho riêng tệp đó. Hãy thay đổi thư mục hoặc di chuyển tệp ra ngoài.
- Xóa nhầm người ở sai cấp. Xóa một người tham gia khỏi thư mục được chia sẻ sẽ xóa quyền truy cập của họ vào toàn bộ thư mục, không chỉ tệp bạn đang nghĩ đến.
- Cho rằng người tham gia có thể xóa người khác. Người tham gia có thể tự xóa mình; chỉ chủ sở hữu quản lý người tham gia và cài đặt chia sẻ.
- Coi việc xóa là thu hồi. Ngừng chia sẻ không xóa các bản sao đã được người khác tải xuống hoặc lưu.
- Bỏ qua xác minh. Mở lại cài đặt chia sẻ sau mỗi thay đổi; một cấu hình bạn không kiểm tra lại là một cấu hình bạn không biết.
- Nhầm hồ sơ trống hoặc đã chỉnh sửa với việc xóa. Một hồ sơ đã chỉnh sửa không chứng minh rằng dữ liệu đã lưu đã bị xóa.
Bảo vệ dấu vết của chính bạn
Kiểm tra chia sẻ và kiểm tra dấu vết công khai trả lời các câu hỏi khác nhau. Các bước trên quản lý ai có thể truy cập một mục iCloud Drive cụ thể. Dấu vết công khai của bạn là về những gì bất kỳ ai có thể tìm thấy từ một tên người dùng, ảnh hồ sơ hoặc tay cầm được liên kết. Hãy tách biệt hai việc để không nhầm cài đặt quyền riêng tư với việc xóa, hoặc nhầm kết quả trùng khớp tên người dùng với bằng chứng danh tính.
Một quy trình thực tế: sau khi hoàn tất kiểm tra chia sẻ, hãy liệt kê các tay cầm bạn biết mình sử dụng công khai, kiểm tra những gì mỗi tay cầm tiết lộ, và quyết định xem có nên ngừng sử dụng hoặc tách khỏi danh tính chính của bạn hay không. Nếu bạn sử dụng công cụ tra cứu như một phần của quy trình đó, hãy coi các kết quả trùng khớp là manh mối để bạn tự xác minh, không phải kết luận. Sau đó quay lại câu hỏi chia sẻ với đầu óc tỉnh táo: chủ sở hữu hay người tham gia, thư mục được chia sẻ hay tệp độc lập, xóa một người, tự xóa mình, ngừng chia sẻ, hay di chuyển tệp ra ngoài.
Sự kiện chính
- Chủ sở hữu iCloud Drive có thể quản lý người tham gia và cài đặt chia sẻ, trong khi người tham gia có thể tự xóa mình.
- Một tệp trong thư mục iCloud Drive được chia sẻ sẽ kế thừa cài đặt chia sẻ của thư mục, và những cài đặt này không thể thay đổi cho riêng tệp đó.
- Chủ sở hữu có thể ngừng chia sẻ hoàn toàn hoặc xóa một người tham gia.
- Di chuyển tệp đến thư mục không được chia sẻ sẽ ngừng chia sẻ tệp đó mà không thay đổi cài đặt của thư mục chia sẻ.
- TraceSeek bao gồm 3.000+ nền tảng và công bố thời gian quét 20–30 giây, với lần quét đầu tiên miễn phí.