Quyết định trong một bảng
Lựa chọn xoay quanh việc ai nên mất quyền truy cập. Xóa một người nhận là một chỉnh sửa có mục tiêu; dừng chia sẻ là đặt lại toàn bộ thỏa thuận chia sẻ.
| Ý định của bạn | Dùng công cụ này | Điều gì thay đổi | Điều gì không thay đổi |
|---|---|---|---|
| Một người được mời không nên mở tệp nữa, những người khác vẫn giữ quyền truy cập | Kiểm soát quyền truy cập của người nhận | Quyền truy cập của người nhận đó bị gỡ | Những người được mời khác và liên kết công khai không được mô tả là bị ảnh hưởng bởi thao tác này |
| Liên kết công khai nên ngừng hoạt động | Dừng chia sẻ | Liên kết bị xóa và quyền truy cập kết thúc với mọi người, kể cả người được mời qua email | Các bản sao đã tải xuống hoặc lưu ở nơi khác nằm ngoài phạm vi kiểm soát này |
| Bạn muốn chấm dứt mọi chia sẻ cùng lúc | Dừng chia sẻ | Mọi người mất quyền truy cập qua chia sẻ | Bản thân tệp vẫn thuộc về bạn trong ổ đĩa của bạn |
| Bạn không chắc ai vẫn còn quyền truy cập | Xem lại chia sẻ trước khi hành động | Bạn có thể xem thỏa thuận hiện tại trước | Điều này tự nó không chứng minh ai đã mở hoặc sao chép tệp |
Bảng này là hướng dẫn biên tập dựa trên ba dữ kiện nền tảng bên dưới. Đây không phải mô tả đường dẫn menu, điều mà bài viết này không xác minh.
Vì sao hai công cụ không thể thay thế cho nhau
Proton Drive coi hai đường truy cập là hai cài đặt riêng biệt thay vì một quyền kết hợp.
Proton Drive quản lý quyền của lời mời qua email và quyền của liên kết công khai một cách độc lập. Nguồn
Sự tách biệt đó là lý do một thao tác đơn lẻ không tự động bao trùm cả hai đường. Nếu mục tiêu của bạn hẹp, một thao tác rộng có thể gỡ quyền truy cập mà bạn muốn giữ; nếu mục tiêu của bạn rộng, một thao tác hẹp có thể để một đường mở.
Xóa một người nhận được mời
Dùng kiểm soát ở cấp người nhận khi vấn đề là một người, không phải toàn bộ chia sẻ. Các tình huống thường gặp: một đồng nghiệp đã chuyển nhóm, một địa chỉ được thêm nhầm, hoặc một tài liệu giờ chỉ nên lưu hành trong nhóm nhỏ hơn.
Một người nhận cụ thể đã được mời có thể bị xóa thông qua phần kiểm soát quyền truy cập của người nhận. Nguồn
Danh sách kiểm tra thực tế cho đường này:
- Ghi lại ai vẫn nên có quyền truy cập trước khi bạn thay đổi bất cứ điều gì.
- Xác định đúng mục người nhận bạn định xóa, và kiểm tra địa chỉ cẩn thận, vì các địa chỉ tương tự dễ bị nhầm.
- Xóa người nhận đó thông qua phần kiểm soát quyền truy cập của người nhận.
- Kiểm tra lại những người nhận còn lại so với danh sách của bạn.
- Nếu liên kết công khai cũng là một phần của chia sẻ, hãy quyết định riêng xem nó có nên giữ lại không.
Bước cuối quan trọng vì xóa một lời mời không giống với đóng một liên kết công khai. Đừng cho rằng một thao tác bao trùm thao tác kia.
Dừng chia sẻ hoàn toàn
Dùng dừng chia sẻ khi tài liệu không còn nên truy cập được qua chia sẻ này nữa, ví dụ khi một dự án kết thúc hoặc liên kết đã bị gửi nhầm đối tượng.
Dừng chia sẻ xóa liên kết công khai và gỡ quyền truy cập của mọi người, kể cả người được mời qua email. Nguồn
Vì thao tác này chạm đến cả người được mời qua email lẫn liên kết công khai, nó là công cụ sai khi bạn chỉ muốn cắt một người khỏi nhóm mà những người còn lại vẫn nên tiếp tục làm việc. Nếu ý định là giữ những cộng tác viên hợp pháp, hãy xóa riêng cá nhân đó và để chia sẻ nguyên trạng.
Điều cả hai công cụ đều không làm
Cả hai công cụ đều chi phối quyền truy cập qua chia sẻ. Chúng không chạm đến các bản sao mà ai đó đã tải xuống, chuyển tiếp, chụp màn hình hoặc lưu sang thiết bị khác. Nếu tệp nhạy cảm, hãy coi mọi quyền truy cập trước đó là khả năng đã bị tiết lộ và quyết định xem nội dung tài liệu có cần thay đổi không, chứ không chỉ quyền của nó.
Không công cụ nào trong bài này được mô tả là tạo thông báo cho những người bị ảnh hưởng, nhật ký kiểm tra ai đã mở tệp, hay cách xác nhận rằng người nhận đã xóa bản sao của họ. Những điểm đó chưa được xác minh trong các nguồn dùng cho bài viết này, nên hãy lập kế hoạch trên giả định rằng quyền truy cập bị gỡ không giống với nội dung được thu hồi.
Danh sách kiểm tra ngắn trước khi thay đổi
- Gọi tên kết quả: một người mất quyền truy cập, hoặc chia sẻ kết thúc.
- Liệt kê những người nên giữ quyền truy cập, và so sánh với danh sách người nhận hiện tại.
- Kiểm tra xem có liên kết công khai như một đường riêng không.
- Chọn công cụ hẹp nhất đạt được kết quả.
- Sau khi thay đổi, kiểm tra lại quyền truy cập còn lại thay vì cho rằng nó đúng.
- Nếu tệp chứa nội dung bạn không muốn bị lưu hành, hãy quyết định riêng xem nó có cần được thay thế hoặc thu hồi không.
Nếu bạn vẫn đang xác định ai có thể tiếp cận một tài liệu được chia sẻ, một hướng dẫn liên quan về xem lại ai có thể mở các tệp Google Drive được chia sẻ của bạn đề cập cùng câu hỏi về các đường truy cập trong một sản phẩm khác.
Hướng dẫn này dừng ở đâu
Các màn hình, nhãn và bước chính xác để đến những công cụ này không được các dữ kiện dùng ở đây xác lập, nên bài viết này không mô tả đường dẫn menu. Mở cài đặt chia sẻ của tệp trong Proton Drive và tìm danh sách người nhận cùng tùy chọn ở cấp chia sẻ; nếu nhãn khác với các thuật ngữ dùng ở trên, hãy dựa vào những gì giao diện hiển thị thay vì bài viết này.
Điểm khác biệt cần mang theo thật đơn giản: xóa một người nhận là một con dao mổ, còn dừng chia sẻ là một công tắc. Hãy chọn cái khớp với người bạn thực sự muốn mất quyền truy cập.