一張表看清決策
選擇取決於誰應該失去存取權限。移除單一收件人是針對性的編輯;停止分享則是重設整個分享安排。
| 你的意圖 | 使用此控制項 | 會改變什麼 | 不會改變什麼 |
|---|---|---|---|
| 一位受邀者不應再開啟檔案,其他人應保留存取權限 | 收件人存取控制項 | 該收件人的存取權限被移除 | 其他受邀者和公開連結不受此操作影響 |
| 公開連結應停止運作 | 停止分享 | 連結被刪除,所有人的存取權限結束,包括電郵受邀者 | 已下載或儲存在其他位置的副本不受此控制項影響 |
| 你想一次過結束所有分享 | 停止分享 | 所有人透過分享失去存取權限 | 檔案本身仍保留在你的雲端硬碟中 |
| 你不確定誰仍有存取權限 | 行動前先檢視分享 | 你可以先查看目前的安排 | 這本身不能證明誰曾開啟或複製檔案 |
此表是基於以下三項平台事實的編輯指引,並非描述選單路徑,本文並未驗證選單路徑。
為何兩個控制項不能互換
Proton Drive 將兩種存取途徑視為獨立設定,而非合併為單一權限。
Proton Drive 會獨立管理電郵邀請權限和公開連結權限。來源
這種分離正是單一操作不會自動涵蓋兩種途徑的原因。如果你的目標範圍狹窄,廣泛的操作可能會移除你本想保留的存取權限;如果你的目標範圍廣泛,狹窄的操作可能會留下開放的途徑。
移除單一受邀收件人
當問題只涉及一個人而非整個分享時,使用收件人層級的控制項。常見情況:同事已轉換團隊、地址被錯誤添加,或文件現在應在較小的群組中流傳。
特定受邀收件人可以透過收件人存取控制項移除。來源
此路徑的實用檢查清單:
- 在更改任何設定前,先寫下誰應保留存取權限。
- 找出你打算移除的確切收件人項目,並仔細檢查地址,因為相似的地址很容易混淆。
- 透過收件人存取控制項移除該收件人。
- 對照你的清單,重新檢查其餘收件人。
- 如果分享還包含公開連結,請另行決定是否應保留該連結。
最後一步很重要,因為移除邀請與關閉公開連結並不相同。不要假設一個操作涵蓋另一個。
完全停止分享
當文件不應再透過此分享被存取時,例如專案結束或連結被發送給錯誤的受眾,請使用停止分享。
停止分享會刪除公開連結,並移除所有人的存取權限,包括電郵受邀者。來源
由於此操作同時影響電郵受邀者和公開連結,當你只想從應繼續運作的群組中剔除一個人時,這便是錯誤的工具。如果意圖是保留合法的協作者,請改為移除個人並保留分享。
兩個控制項都不會做的事
兩個控制項都管轄透過分享的存取權限。它們不會觸及某人已下載、轉發、截圖或儲存到另一裝置的副本。如果檔案敏感,請將任何先前的存取視為可能的洩露,並決定文件內容是否需要更改,而不僅僅是權限。
本文並未描述任一控制項會向受影響的人發出通知、提供誰開啟了檔案的審計記錄,或確認收件人已刪除其副本的方法。這些要點在本文使用的來源中未經證實,因此請假設移除存取權限並不等同於收回內容。
更改前的簡短檢查清單
- 明確結果:一個人失去存取權限,還是分享結束。
- 列出應保留存取權限的人,並與目前的收件人清單比較。
- 檢查是否存在公開連結作為獨立途徑。
- 選擇能達成結果的最狹窄控制項。
- 更改後,重新檢查剩餘的存取權限,而非假設。
- 如果檔案包含你不希望流傳的內容,請另行決定是否需要替換或撤回。
如果你仍在梳理誰可以存取共享文件,一篇關於檢視誰可以開啟你共享的 Google Drive 檔案的相關指南,以不同產品涵蓋了相同的存取途徑問題。
本指引的適用範圍
用於此處的事實並未確立到達這些控制項的確切畫面、標籤和步驟,因此本文不描述選單路徑。在 Proton Drive 中開啟檔案的分享設定,尋找收件人清單和分享層級選項;如果標籤與上述用語不同,請依賴介面顯示的內容,而非本文。
要帶走的區別很簡單:移除收件人是一把手術刀,停止分享是一個開關。選擇符合你實際希望誰失去存取權限的那一個。