一張表看懂怎麼選
選擇的關鍵在於誰應該失去存取權。移除單一收件人是針對性的調整;停止分享則是重設整個分享安排。
| 你的目的 | 使用這個控制項 | 會改變什麼 | 不會改變什麼 |
|---|---|---|---|
| 某位受邀者不應再開啟檔案,其他人應保留存取權 | 收件人存取控制 | 該收件人的存取權被移除 | 其他受邀者與公開連結不在此動作所述影響範圍內 |
| 公開連結應停止運作 | 停止分享 | 連結被刪除,所有人的存取權都結束,包括電子郵件受邀者 | 已下載或另存他處的副本不在此控制項範圍內 |
| 你想一次結束所有分享 | 停止分享 | 所有人透過此分享的存取權都失效 | 檔案本身仍留在你的雲端硬碟中,屬於你 |
| 你不確定誰還擁有存取權 | 先檢視分享再行動 | 你可以先查看目前的分享安排 | 這本身無法證明誰曾開啟或複製檔案 |
這張表是根據以下三項平台事實所做的編輯指引,並非選單路徑的說明;本文並未驗證選單路徑。
為什麼這兩個控制項不能互換
Proton Drive 將這兩種存取途徑視為各自獨立的設定,而非合併成單一權限。
Proton Drive 會分別管理電子郵件邀請權限與公開連結權限。來源
正因為兩者分開,單一動作不會自動涵蓋兩種途徑。如果你的目標範圍很窄,範圍過大的動作可能移除你原本想保留的存取權;如果你的目標範圍很廣,範圍過小的動作則可能留下一條仍開放的途徑。
移除單一受邀收件人
當問題只出在一個人、而非整個分享時,請使用收件人層級的控制項。常見情況包括:同事已調換團隊、地址是誤加的,或文件現在應只流通於更小的群組。
特定受邀收件人可以透過收件人存取控制移除。來源
這條路徑的實用檢查清單:
- 在變更任何設定前,先寫下誰應該仍保有存取權。
- 找出你打算移除的確切收件人項目,並仔細核對地址,因為相似的地址很容易混淆。
- 透過收件人存取控制移除該收件人。
- 對照你的清單,重新檢查其餘收件人。
- 如果公開連結也是分享的一部分,請另外決定它是否應保留。
最後一步很重要,因為移除邀請與關閉公開連結並不相同。不要假設一個動作就能涵蓋另一個。
完全停止分享
當文件不應再透過此分享被觸及時,例如專案結束或連結傳給了錯誤的對象,請使用停止分享。
停止分享會刪除公開連結,並移除所有人的存取權,包括電子郵件受邀者。來源
由於這個動作會影響電子郵件受邀者與公開連結,如果你只想從一個本應繼續運作的群組中剔除某個人,它就不是合適的工具。若想保留正當的協作者,請改為移除該個人,並讓分享維持原狀。
這兩個控制項都做不到的事
這兩個控制項都只管理透過分享取得的存取權。它們無法觸及某人已下載、轉寄、截圖或儲存到其他裝置的副本。如果檔案內容敏感,請將先前的任何存取都視為可能的揭露,並決定是否需要變更文件內容,而不只是變更權限。
本文並未描述這兩個控制項會通知受影響的人、產生誰開啟過檔案的稽核記錄,或確認收件人已刪除其副本。這些論點在本文使用的來源中未經證實,因此請以「移除存取權不等於收回內容」為前提來規劃。
變更前的簡短檢查清單
- 明確說出結果:是一個人失去存取權,還是分享結束。
- 列出應保留存取權的人,並與目前的收件人清單比對。
- 檢查是否存在公開連結這條獨立途徑。
- 選擇能達成結果且範圍最窄的控制項。
- 變更後,重新檢查剩餘的存取權,而不是假設它已正確。
- 如果檔案含有你不希望流通的內容,請另外決定是否需要替換或撤回。
如果你仍在釐清誰能觸及共享文件,另一篇相關的逐步說明檢視誰能開啟你共享的 Google Drive 檔案以不同產品探討了相同的存取途徑問題。
本文指引的界線
本文所使用的事實並未確立到達這些控制項的確切畫面、標籤與步驟,因此本文不描述選單路徑。請在 Proton Drive 中開啟檔案的分享設定,尋找收件人清單與分享層級的選項;如果標籤與上述用語不同,請以介面顯示的內容為準,而非本文。
要帶走的區別很簡單:移除收件人像是一把手術刀,停止分享則是一個開關。請選擇符合你實際希望誰失去存取權的那一個。