La decisión en una tabla
La elección se reduce a quién debe perder el acceso. Eliminar a un destinatario es una edición específica; dejar de compartir es un reinicio de todo el acuerdo de compartición.
| Tu intención | Usa este control | Qué cambia | Qué no cambia |
|---|---|---|---|
| Una persona invitada ya no debe poder abrir el archivo, pero las demás deben conservar el acceso | Controles de acceso del destinatario | Se elimina el acceso de ese destinatario | No se describe que esta acción afecte a otros invitados ni al enlace público |
| El enlace público debe dejar de funcionar | Dejar de compartir | Se elimina el enlace y finaliza el acceso para todos, incluidos los invitados por correo electrónico | Las copias ya descargadas o guardadas en otro lugar quedan fuera de este control |
| Quieres terminar toda la compartición de una vez | Dejar de compartir | Todos pierden el acceso a través de la compartición | El archivo sigue siendo tuyo en tu unidad |
| No estás seguro de quién sigue teniendo acceso | Revisa la compartición antes de actuar | Puedes ver primero el acuerdo actual | Esto por sí solo no demuestra quién ha abierto o copiado el archivo |
Esta tabla es una guía editorial basada en los tres hechos de la plataforma que se indican a continuación. No es una descripción de una ruta de menú, que este artículo no verifica.
Por qué los dos controles no son intercambiables
Proton Drive trata las dos vías de acceso como ajustes separados en lugar de un único permiso combinado.
Proton Drive gestiona los permisos de invitación por correo electrónico y los permisos de enlace público de forma independiente. Fuente
Esa separación es la razón por la que una sola acción no cubre automáticamente ambas vías. Si tu objetivo es concreto, una acción amplia puede eliminar acceso que querías conservar; si tu objetivo es amplio, una acción concreta puede dejar una vía abierta.
Eliminar a un destinatario invitado
Usa el control a nivel de destinatario cuando el problema es una persona, no toda la compartición. Situaciones habituales: un compañero ha cambiado de equipo, se añadió una dirección por error o un documento debe circular ahora a un grupo más pequeño.
Un destinatario invitado específico se puede eliminar mediante los controles de acceso del destinatario. Fuente
Una lista de comprobación práctica para esta vía:
- Anota quién debe seguir teniendo acceso antes de cambiar nada.
- Identifica la entrada exacta del destinatario que pretendes eliminar y revisa la dirección con cuidado, ya que es fácil confundir direcciones similares.
- Elimina a ese destinatario mediante los controles de acceso del destinatario.
- Vuelve a comprobar los destinatarios restantes con tu lista.
- Si también hay un enlace público como parte de la compartición, decide por separado si debe mantenerse.
El último paso importa porque eliminar una invitación no es lo mismo que cerrar un enlace público. No des por hecho que una acción cubre la otra.
Detener la compartición por completo
Usa dejar de compartir cuando el documento ya no deba ser accesible a través de esta compartición en absoluto, por ejemplo cuando termina un proyecto o el enlace se envió a un público equivocado.
Dejar de compartir elimina el enlace público y quita el acceso a todos, incluidos los invitados por correo electrónico. Fuente
Dado que esta acción alcanza tanto a los invitados por correo electrónico como al enlace público, es la herramienta equivocada cuando solo quieres retirar a una persona de un grupo que por lo demás debe seguir funcionando. Si la intención es preservar a colaboradores legítimos, elimina al individuo y deja la compartición en su sitio.
Lo que ninguno de los dos controles hace
Ambos controles rigen el acceso a través de la compartición. No alcanzan a las copias que alguien ya descargó, reenvió, capturó en pantalla o guardó en otro dispositivo. Si un archivo es sensible, trata cualquier acceso previo como una posible revelación y decide si el contenido del documento debe cambiar, no solo sus permisos.
Aquí no se describe ninguno de los dos controles como generador de una notificación a las personas afectadas, un registro de auditoría de quién abrió el archivo ni una forma de confirmar que un destinatario eliminó su copia. Esos puntos no están verificados en las fuentes utilizadas para este artículo, así que parte de la base de que el acceso eliminado no es lo mismo que el contenido recuperado.
Una breve lista de comprobación antes de cambiar
- Nombra el resultado: una persona pierde el acceso o termina la compartición.
- Enumera a las personas que deben conservar el acceso y compáralo con la lista actual de destinatarios.
- Comprueba si existe un enlace público como vía separada.
- Elige el control más concreto que logre el resultado.
- Después del cambio, vuelve a comprobar el acceso restante en lugar de darlo por hecho.
- Si el archivo contiene material que no querrías que circulara, decide por separado si debe reemplazarse o retirarse.
Si todavía estás determinando quién puede acceder a un documento compartido, un recorrido relacionado sobre revisar quién puede abrir tus archivos compartidos de Google Drive cubre la misma cuestión de las vías de acceso en otro producto.
Dónde termina esta guía
Las pantallas, etiquetas y pasos exactos para llegar a estos controles no están establecidos por los hechos utilizados aquí, por lo que este artículo no describe una ruta de menú. Abre los ajustes de compartición del archivo en Proton Drive y busca la lista de destinatarios y la opción a nivel de compartición; si las etiquetas difieren de los términos usados arriba, guíate por lo que muestra la interfaz y no por este artículo.
La distinción que conviene llevarse es simple: eliminar a un destinatario es un bisturí, y dejar de compartir es un interruptor. Elige el que corresponda a quién quieres que pierda el acceso realmente.