ลบสิทธิ์หรือหยุดแชร์ไฟล์ Proton Drive: ควรใช้ตัวควบคุมไหน

ตัดสินใจในตารางเดียว

ทางเลือกนี้ขึ้นอยู่กับว่าใครควรเสียสิทธิ์การเข้าถึง การลบผู้รับหนึ่งคนคือการแก้ไขแบบเจาะจง ส่วนการหยุดแชร์คือการรีเซ็ตการแชร์ทั้งหมด

ตารางนี้เป็นคำแนะนำเชิงบรรณาธิการที่สร้างจากข้อเท็จจริงของแพลตฟอร์มสามข้อด้านล่าง ไม่ใช่คำอธิบายเส้นทางเมนู ซึ่งบทความนี้ไม่ได้ตรวจสอบ

ทำไมตัวควบคุมสองแบบใช้แทนกันไม่ได้

Proton Drive มองเส้นทางการเข้าถึงสองทางเป็นค่าตั้งแยกกัน ไม่ใช่สิทธิ์เดียวที่รวมกัน

Proton Drive จัดการสิทธิ์จากการเชิญทางอีเมลและสิทธิ์จากลิงก์สาธารณะแยกจากกัน แหล่งที่มา

การแยกกันนี้คือเหตุผลที่การกระทำเพียงอย่างเดียวไม่ครอบคลุมทั้งสองเส้นทางโดยอัตโนมัติ ถ้าเป้าหมายของคุณแคบ การกระทำที่กว้างอาจตัดสิทธิ์ที่คุณตั้งใจจะเก็บไว้ และถ้าเป้าหมายของคุณกว้าง การกระทำที่แคบอาจปล่อยเส้นทางหนึ่งเปิดอยู่

การลบผู้รับที่ถูกเชิญหนึ่งคน

ใช้ตัวควบคุมระดับผู้รับเมื่อปัญหาคือคนคนเดียว ไม่ใช่การแชร์ทั้งหมด สถานการณ์ที่พบบ่อย เช่น เพื่อนร่วมงานย้ายทีม ที่อยู่อีเมลถูกเพิ่มโดยผิดพลาด หรือเอกสารควรหมุนเวียนในกลุ่มเล็กลง

ผู้รับที่ถูกเชิญเฉพาะรายสามารถลบได้ผ่านตัวควบคุมสิทธิ์ของผู้รับ แหล่งที่มา

เช็กลิสต์ที่ใช้ได้จริงสำหรับเส้นทางนี้:

1. จดไว้ว่าใครควรยังเข้าถึงได้ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนแปลงอะไร
2. ระบุรายการผู้รับที่คุณตั้งใจจะลบให้ชัดเจน และตรวจสอบที่อยู่อีเมลอย่างละเอียด เพราะที่อยู่อีเมลที่คล้ายกันนั้นสับสนได้ง่าย
3. ลบผู้รับคนนั้นผ่านตัวควบคุมสิทธิ์ของผู้รับ
4. ตรวจสอบผู้รับที่เหลือเทียบกับรายการของคุณอีกครั้ง
5. หากการแชร์นี้มีลิงก์สาธารณะรวมอยู่ด้วย ให้ตัดสินใจแยกต่างหากว่าลิงก์นั้นควรอยู่ต่อหรือไม่

ขั้นตอนสุดท้ายสำคัญเพราะการลบคำเชิญไม่เหมือนกับการปิดลิงก์สาธารณะ อย่าสันนิษฐานว่าการกระทำหนึ่งครอบคลุมอีกอย่างหนึ่ง

การหยุดแชร์ทั้งหมด

ใช้ Stop sharing เมื่อเอกสารไม่ควรเข้าถึงได้ผ่านการแชร์นี้อีกต่อไป เช่น เมื่อโปรเจกต์จบลง หรือลิงก์ถูกส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายผิด

Stop sharing จะลบลิงก์สาธารณะและตัดสิทธิ์การเข้าถึงของทุกคน รวมถึงผู้ที่ถูกเชิญทางอีเมล แหล่งที่มา

เนื่องจากการกระทำนี้ส่งผลถึงผู้ที่ถูกเชิญทางอีเมลและลิงก์สาธารณะ จึงเป็นเครื่องมือที่ผิดเมื่อคุณเพียงต้องการตัดคนหนึ่งคนออกจากกลุ่มที่ควรทำงานต่อ หากเจตนาคือรักษาผู้ร่วมงานที่ถูกต้อง ให้ลบรายบุคคลแทนและปล่อยการแชร์ไว้

สิ่งที่ตัวควบคุมทั้งสองแบบไม่ได้ทำ

ตัวควบคุมทั้งสองแบบกำกับการเข้าถึงผ่านการแชร์ ไม่สามารถเข้าถึงสำเนาที่มีคนดาวน์โหลด ส่งต่อ จับภาพหน้าจอ หรือบันทึกไปยังอุปกรณ์อื่นแล้ว หากไฟล์มีความละเอียดอ่อน ให้ถือว่าการเข้าถึงก่อนหน้านี้เป็นการเปิดเผยที่อาจเกิดขึ้น และตัดสินใจว่าตัวเนื้อหาของเอกสารจำเป็นต้องเปลี่ยนหรือไม่ ไม่ใช่แค่สิทธิ์การเข้าถึง

บทความนี้ไม่ได้ระบุว่าตัวควบคุมใดตัวหนึ่งจะสร้างการแจ้งเตือนถึงผู้ที่ได้รับผลกระทบ บันทึกการตรวจสอบว่าใครเปิดไฟล์ หรือวิธียืนยันว่าผู้รับได้ลบสำเนาของตนแล้ว ประเด็นเหล่านี้ยังไม่ได้รับการยืนยันในแหล่งที่มาที่ใช้สำหรับบทความนี้ ดังนั้นให้วางแผนบนสมมติฐานว่าการลบสิทธิ์การเข้าถึงไม่เหมือนกับการเรียกคืนเนื้อหา

เช็กลิสต์สั้น ๆ ก่อนเปลี่ยนแปลง

• ระบุผลลัพธ์: คนหนึ่งคนเสียสิทธิ์ หรือการแชร์สิ้นสุดลง
• ทำรายการคนที่ควรยังเข้าถึงได้ และเทียบกับรายชื่อผู้รับปัจจุบัน
• ตรวจสอบว่ามีลิงก์สาธารณะเป็นเส้นทางแยกต่างหากหรือไม่
• เลือกตัวควบคุมที่แคบที่สุดซึ่งบรรลุผลลัพธ์นั้น
• หลังการเปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงที่เหลืออยู่แทนการสันนิษฐาน
• หากไฟล์มีเนื้อหาที่คุณไม่อยากให้แพร่กระจาย ให้ตัดสินใจแยกต่างหากว่าต้องแทนที่หรือถอนออกหรือไม่

หากคุณยังคงกำลังทำแผนที่ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารที่แชร์ได้ คำแนะนำที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการตรวจสอบว่าใครสามารถเปิดไฟล์ Google Drive ที่แชร์ของคุณได้ครอบคลุมคำถามเดียวกันเกี่ยวกับเส้นทางการเข้าถึงในผลิตภัณฑ์อื่น

คำแนะนำนี้สิ้นสุดตรงไหน

หน้าจอ ป้ายกำกับ และขั้นตอนที่แน่นอนในการเข้าถึงตัวควบคุมเหล่านี้ไม่ได้ถูกกำหนดโดยข้อเท็จจริงที่ใช้ในบทความนี้ ดังนั้นบทความนี้จึงไม่อธิบายเส้นทางเมนู เปิดการตั้งค่าการแชร์ของไฟล์ใน Proton Drive แล้วมองหารายชื่อผู้รับและตัวเลือกในระดับการแชร์ หากป้ายกำกับแตกต่างจากคำที่ใช้ข้างต้น ให้ยึดตามสิ่งที่อินเทอร์เฟซแสดง ไม่ใช่ตามบทความนี้

ความแตกต่างที่ควรจดจำนั้นง่ายมาก: การลบผู้รับคือมีดผ่าตัด และ Stop sharing คือสวิตช์ เลือกอันที่ตรงกับคนที่คุณต้องการให้เสียสิทธิ์การเข้าถึงจริง ๆ