Trello बोर्ड को प्राइवेट बनाएं: पहले वर्कस्पेस एडमिन एक्सेस की समीक्षा करें

“प्राइवेट” वास्तव में क्या बदलता है

Trello की दृश्यता सेटिंग यह नियंत्रित करती है कि कोई व्यक्ति Trello के माध्यम से बोर्ड कब खोल सकता है। यह सामान्य गोपनीयता की गारंटी नहीं है। सेटिंग बदलने से पहले दो प्रश्न अलग करें: वर्तमान में बोर्ड कौन खोल सकता है, और बाद में कौन खोल सकता होना चाहिए। यदि ये सूचियाँ भिन्न हैं, तो सेटिंग बदलना काम का केवल एक हिस्सा है।

Trello बोर्ड एडमिनिस्ट्रेटर बोर्ड-हेडर मेनू और Visibility के ज़रिए बोर्ड की दृश्यता बदलते हैं; प्राइवेट बोर्ड बोर्ड सदस्यों और पेड वर्कस्पेस में वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर को दिखते हैं। स्रोत

दर्शक तालिका: कौन क्या देख सकता है

स्विच करने से पहले चार सामान्य दृश्यता विकल्पों की तुलना करने के लिए इस तालिका का उपयोग करें। यह Trello के बताए गए व्यवहार का वर्णन करती है; यह नहीं बताती कि अन्य टूल, एक्सपोर्ट या कनेक्टेड ऐप्स क्या बनाए रख सकते हैं।

दो पंक्तियाँ विशेष ध्यान देने योग्य हैं। पहला, “प्राइवेट” का अर्थ “केवल मैं” नहीं है। दूसरा, “पब्लिक लेकिन इंडेक्स नहीं” अभी भी लिंक रखने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए पब्लिक है।

Trello कहता है कि पब्लिक बोर्ड लिंक वाले किसी भी व्यक्ति द्वारा देखा जा सकता है, भले ही पब्लिक बोर्ड सर्च इंजन द्वारा इंडेक्स नहीं होते; वर्कस्पेस दृश्यता एक अलग विकल्प है। स्रोत

सर्च में न दिखना एक्सेस कंट्रोल क्यों नहीं है

जो बोर्ड सर्च परिणामों में नहीं दिखता, उसे भी कोई व्यक्ति खोल सकता है जिसे लिंक दिया गया था, जिसने इसे किसी संदेश में पाया, या जिसने इसे पहले की शेयरिंग से रखा था। सर्च इंडेक्सिंग सर्च इंजन द्वारा खोज के बारे में है। एक्सेस इस बारे में है कि बोर्ड तक किसके पास कार्यशील रास्ता है। “मुझे यह सर्च में नहीं मिल रहा” को गोपनीयता का प्रमाण मानना इन दो चीज़ों को मिला देता है।

यह तब मायने रखता है जब बोर्ड पहले पब्लिक था। अब इसे प्राइवेट बनाने से Trello के माध्यम से भविष्य में खोलना सीमित होता है, लेकिन यह अपने आप यह नहीं बताता कि जब बोर्ड पब्लिक था तब किसने लिंक कॉपी किया, स्क्रीनशॉट सहेजा या सामग्री एक्सपोर्ट की। ये अलग प्रश्न हैं जिनका उत्तर दृश्यता सेटिंग नहीं देती।

दृश्यता बदलने से पहले वास्तविक सदस्यों की समीक्षा करें

यदि आप पहले उन लोगों की सूची बनाते हैं जो पहले से बोर्ड खोल सकते हैं, तो दृश्यता परिवर्तन के बारे में सोचना आसान होता है। स्मृति या यह सोचने के बजाय कि टीम में कौन है, बोर्ड की सदस्य सूची से काम करें।

1. बोर्ड खोलें और इसके वर्तमान सदस्यों की समीक्षा करें।
2. उन लोगों को नोट करें जिन्हें अब एक्सेस की आवश्यकता नहीं है, जिनमें पूर्व सहयोगी और बाहरी अतिथि शामिल हैं।
3. जाँचें कि बोर्ड किसी पेड वर्कस्पेस में है या नहीं, क्योंकि वहाँ वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर प्राइवेट बोर्ड देख सकते हैं।
4. तय करें कि शेष सदस्य सूची आपके इच्छित दर्शकों से मेल खाती है या नहीं।
5. तभी बोर्ड-हेडर मेनू और Visibility के ज़रिए दृश्यता बदलें।
6. बदलाव के बाद, सदस्य सूची की पुनः जाँच करें और चुनी गई सेटिंग की पुष्टि करें।

चरण 3 वह है जिसे लोग छोड़ देते हैं। यदि बोर्ड किसी पेड वर्कस्पेस में है, तो इसे प्राइवेट बनाने से वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर तस्वीर से नहीं हटते। यह योजना-विशिष्ट अपवाद है, सेटिंग में कोई खराबी नहीं।

बदलाव से पहले की संक्षिप्त चेकलिस्ट

• मैं बोर्ड की सदस्य सूची में वर्तमान में शामिल हर व्यक्ति को जानता/जानती हूँ।
• मैं जानता/जानती हूँ कि बोर्ड किसी पेड वर्कस्पेस से संबंधित है या नहीं।
• मैं समझता/समझती हूँ कि पेड वर्कस्पेस में वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर प्राइवेट बोर्ड देख सकते हैं।
• मैं गोपनीयता नियंत्रण के रूप में सर्च में न दिखने पर निर्भर नहीं हूँ।
• मैंने तय कर लिया है कि जिन लोगों को एक्सेस खोना चाहिए, उनके बारे में क्या करना है।
• मैं जानता/जानती हूँ कि दृश्यता बदलने से पहले से साझा किए गए लिंक या प्रतियाँ वापस नहीं ली जातीं।

यदि कोई पंक्ति अनचेक है, तो बोर्ड को प्राइवेट करने से पहले उसे हल करें। सेटिंग फिर भी काम करेगी, लेकिन हो सकता है कि वह अपेक्षित दर्शक उत्पन्न न करे।

सामान्य विफलता पथ

यह मानना कि प्राइवेट का अर्थ एडमिनिस्ट्रेटर से अदृश्य है। पेड वर्कस्पेस में, एडमिनिस्ट्रेटर अभी भी प्राइवेट बोर्ड देख सकते हैं। यदि यह अस्वीकार्य है, तो बातचीत वर्कस्पेस भूमिकाओं और सदस्यता के बारे में है, केवल बोर्ड के दृश्यता टॉगल के बारे में नहीं।

यह मानना कि बंद या छिपा बोर्ड प्राइवेट है। बोर्ड बंद करना उसकी दृश्यता बदलने से अलग क्रिया है। केवल बंद करना यह स्थापित नहीं करता कि बोर्ड प्राइवेट है, और यह तय नहीं करता कि पहले इसे कौन खोल सकता था।

यह मानना कि पब्लिक बोर्ड सुरक्षित है क्योंकि वह इंडेक्स नहीं है। Trello कहता है कि पब्लिक बोर्ड लिंक वाले किसी भी व्यक्ति द्वारा देखे जा सकते हैं, भले ही वे सर्च इंजन द्वारा इंडेक्स नहीं होते। लिंक ही एक्सेस पथ है।

सदस्य सूची को छुए बिना दृश्यता बदलना। गलत लोगों के साथ साझा किया गया प्राइवेट बोर्ड अभी भी गलत लोगों के साथ साझा है।

यूज़रनेम लुकअप कहाँ फिट बैठता है, और कहाँ नहीं

यदि कोई पब्लिक बोर्ड लिंक या प्रोफ़ाइल किसी यूज़रनेम की ओर इशारा करती है जिसे आप बेहतर समझना चाहते हैं, तो यूज़रनेम लुकअप दिखा सकता है कि वह हैंडल अन्य पब्लिक प्लेटफ़ॉर्म पर दिखता है या नहीं। TraceSeek 3,000+ प्लेटफ़ॉर्म जाँचता है और पहला स्कैन मुफ़्त है; उत्पाद बताता है कि स्कैन में 20–30 सेकंड लगते हैं। ये उत्पाद के कथन हैं, स्वतंत्र माप नहीं।

यूज़रनेम लुकअप प्राइवेट-अकाउंट एक्सेस नहीं है। यह प्राइवेट Trello बोर्ड नहीं खोल सकता, अकाउंट सेटिंग्स नहीं बदल सकता, या पुष्टि नहीं कर सकता कि कोई व्यक्ति वास्तव में कौन है। पब्लिक मैच एक सुराग है, स्वामित्व का प्रमाण नहीं, और मिलते-जुलते हैंडल या फ़ोटो स्वतंत्र रूप से पहचान साबित नहीं करते। यह गारंटी भी नहीं देता कि कुछ भी मिटा दिया गया है। इसका उपयोग पब्लिक संदर्भ इकट्ठा करने के लिए करें, Trello के भीतर बोर्ड सदस्यों और दृश्यता की समीक्षा के विकल्प के रूप में नहीं।

एक व्यावहारिक अगला कदम

अब बोर्ड खोलें और दो चीज़ों को साथ-साथ देखें: सदस्य सूची और वर्तमान दृश्यता सेटिंग। यदि सदस्य सूची आपके इच्छित दर्शकों से अधिक लंबी है, तो पहले सदस्यता ठीक करें। फिर बोर्ड-हेडर मेनू और Visibility के ज़रिए दृश्यता बदलें, और परिणाम की पुष्टि करें। यदि बोर्ड किसी पेड वर्कस्पेस में है, तो ध्यान दें कि वर्कस्पेस एडमिनिस्ट्रेटर अभी भी प्राइवेट बोर्ड देख सकते हैं, और कार्य को पूरा मानने से पहले तय करें कि वह एक्सेस स्वीकार्य है या नहीं।