“Riêng tư” thực sự thay đổi điều gì
Cài đặt hiển thị của Trello kiểm soát ai có thể mở bảng thông qua Trello. Đây không phải là bảo đảm quyền riêng tư chung. Trước khi thay đổi cài đặt, hãy tách biệt hai câu hỏi: ai hiện có thể mở bảng và ai nên có thể mở bảng sau đó. Nếu hai danh sách này khác nhau, việc thay đổi cài đặt chỉ là một phần của công việc.
Quản trị viên bảng Trello thay đổi chế độ hiển thị bảng qua menu tiêu đề bảng và Visibility; bảng riêng tư hiển thị với thành viên bảng và quản trị viên Workspace trong Workspace trả phí. Nguồn
Bảng đối tượng: ai có thể thấy gì
Sử dụng bảng này để so sánh bốn lựa chọn hiển thị phổ biến trước khi chuyển đổi. Bảng mô tả hành vi được Trello công bố; không mô tả những gì các công cụ khác, bản xuất hoặc ứng dụng được kết nối có thể lưu giữ.
| Hiển thị | Ai có thể mở bảng | Ngoại lệ theo gói cần kiểm tra | Điều nó không làm |
|---|---|---|---|
| Riêng tư | Thành viên bảng, cộng với quản trị viên Workspace trong Workspace trả phí | Khả năng hiển thị của quản trị viên Workspace phụ thuộc vào gói Workspace | Không xóa người khỏi danh sách thành viên |
| Workspace | Người trong Workspace, tùy thuộc vào cài đặt của Workspace | Quản trị viên Workspace có thể có quyền truy cập rộng hơn | Không làm cho liên kết bảng trở thành bí mật |
| Tổ chức | Thành viên của tổ chức liên kết, nơi tùy chọn đó áp dụng | Quản trị cấp tổ chức có thể khác với tư cách thành viên bảng | Không tương đương với bảng riêng tư |
| Công khai | Bất kỳ ai có liên kết bảng | Bảng công khai không được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm, theo Trello | Không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm không phải là kiểm soát truy cập |
Hai hàng cần nhấn mạnh. Thứ nhất, “riêng tư” không giống với “chỉ mình tôi”. Thứ hai, “công khai nhưng không được lập chỉ mục” vẫn là công khai với bất kỳ ai có liên kết.
Trello nói rằng bảng công khai có thể được xem bởi bất kỳ ai có liên kết mặc dù bảng công khai không được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm; hiển thị Workspace là một tùy chọn riêng biệt. Nguồn
Tại sao không xuất hiện trên tìm kiếm không phải là kiểm soát truy cập
Một bảng không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm vẫn có thể được mở bởi người được cung cấp liên kết, tìm thấy nó trong tin nhắn hoặc giữ nó từ lần chia sẻ trước đó. Lập chỉ mục tìm kiếm là về việc khám phá bởi công cụ tìm kiếm. Truy cập là về việc ai nắm giữ đường dẫn hoạt động đến bảng. Coi “tôi không thể tìm thấy nó trên tìm kiếm” là bằng chứng về quyền riêng tư đã nhầm lẫn hai điều đó.
Điều này quan trọng khi một bảng đã từng công khai. Chuyển nó sang riêng tư ngay bây giờ hạn chế việc mở trong tương lai thông qua Trello, nhưng bản thân nó không cho bạn biết ai đã sao chép liên kết, lưu ảnh chụp màn hình hoặc xuất nội dung khi bảng còn công khai. Đó là những câu hỏi riêng biệt mà cài đặt hiển thị không trả lời.
Xem lại thành viên thực tế trước khi thay đổi hiển thị
Việc thay đổi hiển thị dễ lý giải hơn nếu bạn liệt kê trước những người đã có thể mở bảng. Làm việc từ danh sách thành viên của bảng thay vì từ trí nhớ hoặc từ người bạn nghĩ là trong nhóm.
- Mở bảng và xem lại các thành viên hiện tại.
- Ghi chú bất kỳ ai không còn cần quyền truy cập, bao gồm cộng tác viên cũ và khách bên ngoài.
- Kiểm tra xem bảng có nằm trong Workspace trả phí không, vì quản trị viên Workspace có thể thấy bảng riêng tư ở đó.
- Quyết định xem danh sách thành viên còn lại có khớp với đối tượng bạn dự định không.
- Chỉ sau đó thay đổi hiển thị qua menu tiêu đề bảng và Visibility.
- Sau khi thay đổi, kiểm tra lại danh sách thành viên và xác nhận cài đặt bạn đã chọn.
Bước 3 là bước mọi người bỏ qua. Nếu bảng nằm trong Workspace trả phí, đặt nó ở chế độ riêng tư không loại bỏ quản trị viên Workspace khỏi bức tranh. Đó là một ngoại lệ theo gói, không phải lỗi của cài đặt.
Danh sách kiểm tra ngắn trước khi thay đổi
- Tôi biết mọi người hiện có trong danh sách thành viên của bảng.
- Tôi biết liệu bảng có thuộc Workspace trả phí hay không.
- Tôi hiểu rằng quản trị viên Workspace có thể thấy bảng riêng tư trong Workspace trả phí.
- Tôi không dựa vào việc không xuất hiện trên tìm kiếm như biện pháp kiểm soát quyền riêng tư.
- Tôi đã quyết định phải làm gì với những người nên mất quyền truy cập.
- Tôi biết rằng thay đổi hiển thị không thu hồi liên kết hoặc bản sao đã chia sẻ.
Nếu bất kỳ dòng nào chưa được đánh dấu, hãy giải quyết trước khi chuyển bảng sang riêng tư. Cài đặt vẫn sẽ hoạt động, nhưng có thể không tạo ra đối tượng bạn mong đợi.
Các lỗi phổ biến
Cho rằng riêng tư nghĩa là vô hình với quản trị viên. Trong Workspace trả phí, quản trị viên vẫn có thể thấy bảng riêng tư. Nếu điều đó không chấp nhận được, cuộc trò chuyện là về vai trò và tư cách thành viên Workspace, không chỉ về nút bật/tắt hiển thị của bảng.
Cho rằng bảng đã đóng hoặc ẩn là riêng tư. Đóng bảng là hành động riêng biệt với thay đổi hiển thị. Chỉ đóng không xác lập rằng bảng là riêng tư, và không giải quyết ai có thể mở nó trước đó.
Cho rằng bảng công khai an toàn vì không được lập chỉ mục. Trello nêu rõ bảng công khai có thể được xem bởi bất kỳ ai có liên kết mặc dù chúng không được lập chỉ mục bởi công cụ tìm kiếm. Liên kết chính là đường dẫn truy cập.
Thay đổi hiển thị mà không động đến danh sách thành viên. Một bảng riêng tư được chia sẻ với sai người vẫn là chia sẻ với sai người.
Tra cứu tên người dùng phù hợp ở đâu và không ở đâu
Nếu một liên kết bảng công khai hoặc hồ sơ trỏ đến tên người dùng bạn muốn hiểu rõ hơn, tra cứu tên người dùng có thể cho thấy tên đó có xuất hiện trên các nền tảng công khai khác hay không. TraceSeek kiểm tra 3.000+ nền tảng và lần quét đầu tiên miễn phí; sản phẩm nêu rằng một lần quét mất 20-30 giây. Đó là tuyên bố của sản phẩm, không phải đo lường độc lập.
Tra cứu tên người dùng không phải là truy cập tài khoản riêng tư. Nó không thể mở bảng Trello riêng tư, thay đổi cài đặt tài khoản hoặc xác nhận một người thực sự là ai. Một kết quả khớp công khai là manh mối, không phải bằng chứng sở hữu, và việc khớp tên hoặc ảnh không chứng minh danh tính một cách độc lập. Nó cũng không bảo đảm rằng bất cứ điều gì bị xóa. Sử dụng nó để thu thập bối cảnh công khai, không phải thay thế cho việc xem lại thành viên và hiển thị bảng trong Trello.
Hành động tiếp theo thực tế
Mở bảng ngay bây giờ và xem hai điều cạnh nhau: danh sách thành viên và cài đặt hiển thị hiện tại. Nếu danh sách thành viên dài hơn đối tượng bạn dự định, hãy sửa tư cách thành viên trước. Sau đó thay đổi hiển thị qua menu tiêu đề bảng và Visibility, và xác nhận kết quả. Nếu bảng nằm trong Workspace trả phí, lưu ý rằng quản trị viên Workspace vẫn có thể thấy bảng riêng tư, và quyết định xem quyền truy cập đó có chấp nhận được không trước khi bạn coi nhiệm vụ đã hoàn thành.