Apa yang sebenarnya diubah oleh “privat”
Pengaturan visibilitas Trello mengontrol siapa yang dapat membuka papan melalui Trello. Ini bukan jaminan privasi umum. Sebelum mengubah pengaturan, pisahkan dua pertanyaan: siapa yang saat ini dapat membuka papan, dan siapa yang seharusnya dapat membukanya setelah perubahan. Jika daftar tersebut berbeda, mengubah pengaturan hanyalah sebagian dari pekerjaan.
Administrator papan Trello mengubah visibilitas papan melalui menu header papan dan Visibility; papan privat dapat dilihat oleh anggota papan dan administrator Workspace di Workspace berbayar. Sumber
Tabel audiens: siapa dapat melihat apa
Gunakan tabel ini untuk membandingkan empat pilihan visibilitas umum sebelum Anda beralih. Tabel ini menjelaskan perilaku yang dinyatakan Trello; tabel ini tidak menjelaskan apa yang mungkin disimpan oleh alat lain, ekspor, atau aplikasi terhubung.
| Visibilitas | Siapa yang dapat membuka papan | Pengecualian khusus paket yang perlu diperiksa | Apa yang tidak dilakukan |
|---|---|---|---|
| Privat | Anggota papan, ditambah administrator Workspace di Workspace berbayar | Visibilitas admin Workspace bergantung pada paket Workspace | Tidak menghapus orang dari daftar anggota |
| Workspace | Orang-orang di Workspace, tergantung pada pengaturan Workspace | Administrator Workspace mungkin memiliki akses lebih luas | Tidak membuat tautan papan menjadi rahasia |
| Organisasi | Anggota organisasi terkait, jika opsi itu berlaku | Administrasi tingkat organisasi dapat berbeda dari keanggotaan papan | Tidak sama dengan papan privat |
| Publik | Siapa saja yang memiliki tautan papan | Papan publik tidak diindeks oleh mesin pencari, menurut Trello | Tidak muncul di hasil pencarian bukanlah kontrol akses |
Dua baris perlu ditekankan. Pertama, “privat” tidak sama dengan “hanya saya.” Kedua, “publik tetapi tidak diindeks” tetap publik bagi siapa saja yang memiliki tautan.
Trello menyatakan bahwa papan publik dapat dilihat oleh siapa saja yang memiliki tautannya meskipun papan publik tidak diindeks oleh mesin pencari; visibilitas workspace adalah opsi terpisah. Sumber
Mengapa tidak muncul di pencarian bukan kontrol akses
Papan yang tidak muncul di hasil pencarian tetap dapat dibuka oleh seseorang yang diberi tautan, menemukannya dalam pesan, atau menyimpannya dari pembagian sebelumnya. Indeks pencarian berkaitan dengan penemuan oleh mesin pencari. Akses berkaitan dengan siapa yang memiliki jalur yang berfungsi ke papan. Menganggap “saya tidak dapat menemukannya di pencarian” sebagai bukti privasi mencampuradukkan kedua hal tersebut.
Ini penting ketika papan pernah bersifat publik. Mengubahnya menjadi privat sekarang membatasi pembukaan di masa depan melalui Trello, tetapi tidak dengan sendirinya memberi tahu Anda siapa yang menyalin tautan, menyimpan tangkapan layar, atau mengekspor konten saat papan masih publik. Itu adalah pertanyaan terpisah yang tidak dijawab oleh pengaturan visibilitas.
Periksa anggota sebenarnya sebelum mengubah visibilitas
Perubahan visibilitas lebih mudah dipahami jika Anda terlebih dahulu mendaftar orang-orang yang sudah dapat membuka papan. Bekerjalah dari daftar anggota papan, bukan dari ingatan atau dari siapa yang Anda anggap ada di tim.
- Buka papan dan tinjau anggotanya saat ini.
- Catat siapa pun yang tidak lagi memerlukan akses, termasuk kolaborator lama dan tamu eksternal.
- Periksa apakah papan berada di Workspace berbayar, karena administrator Workspace dapat melihat papan privat di sana.
- Putuskan apakah daftar anggota yang tersisa sesuai dengan audiens yang Anda maksudkan.
- Baru setelah itu ubah visibilitas melalui menu header papan dan Visibility.
- Setelah perubahan, periksa kembali daftar anggota dan konfirmasi pengaturan yang Anda pilih.
Langkah 3 adalah yang sering dilewatkan orang. Jika papan berada di Workspace berbayar, menjadikannya privat tidak menghapus administrator Workspace dari gambaran. Itu adalah pengecualian khusus paket, bukan cacat pada pengaturan.
Daftar periksa singkat sebelum perubahan
- Saya mengetahui setiap orang yang saat ini ada dalam daftar anggota papan.
- Saya mengetahui apakah papan tersebut milik Workspace berbayar.
- Saya memahami bahwa administrator Workspace dapat melihat papan privat di Workspace berbayar.
- Saya tidak mengandalkan tidak terlihat di pencarian sebagai kontrol privasi saya.
- Saya telah memutuskan apa yang harus dilakukan terhadap orang-orang yang seharusnya kehilangan akses.
- Saya tahu bahwa mengubah visibilitas tidak menarik kembali tautan atau salinan yang sudah dibagikan.
Jika ada baris yang belum dicentang, selesaikan sebelum mengalihkan papan ke privat. Pengaturan tetap akan berfungsi, tetapi mungkin tidak menghasilkan audiens yang Anda harapkan.
Jalur kegagalan umum
Menganggap privat berarti tidak terlihat oleh administrator. Di Workspace berbayar, administrator tetap dapat melihat papan privat. Jika itu tidak dapat diterima, pembicaraannya adalah tentang peran dan keanggotaan Workspace, bukan hanya tentang tombol visibilitas papan.
Menganggap papan yang ditutup atau disembunyikan adalah privat. Menutup papan adalah tindakan terpisah dari mengubah visibilitasnya. Menutup saja tidak memastikan bahwa papan itu privat, dan tidak menyelesaikan siapa yang dapat membukanya sebelumnya.
Menganggap papan publik aman karena tidak diindeks. Trello menyatakan bahwa papan publik dapat dilihat oleh siapa saja yang memiliki tautan meskipun tidak diindeks oleh mesin pencari. Tautan adalah jalur aksesnya.
Mengubah visibilitas tanpa menyentuh daftar anggota. Papan privat yang dibagikan kepada orang yang salah tetap dibagikan kepada orang yang salah.
Di mana pencarian nama pengguna cocok, dan di mana tidak
Jika tautan papan publik atau profil mengarah ke nama pengguna yang ingin Anda pahami lebih baik, pencarian nama pengguna dapat menunjukkan apakah nama pengguna tersebut muncul di platform publik lain. TraceSeek memeriksa 3.000+ platform dan pemindaian pertama gratis; produk menyatakan pemindaian memakan waktu 20-30 detik. Itu adalah pernyataan produk, bukan pengukuran independen.
Pencarian nama pengguna bukanlah akses ke akun privat. Ini tidak dapat membuka papan Trello privat, mengubah pengaturan akun, atau mengonfirmasi siapa sebenarnya seseorang. Kecocokan publik adalah petunjuk, bukan bukti kepemilikan, dan nama pengguna atau foto yang cocok tidak secara independen membuktikan identitas. Ini juga tidak menjamin bahwa apa pun akan dihapus. Gunakan untuk mengumpulkan konteks publik, bukan sebagai pengganti untuk meninjau anggota papan dan visibilitas di dalam Trello.
Tindakan berikutnya yang realistis
Buka papan sekarang dan lihat dua hal secara berdampingan: daftar anggota dan pengaturan visibilitas saat ini. Jika daftar anggota lebih panjang dari audiens yang Anda maksudkan, perbaiki keanggotaan terlebih dahulu. Kemudian ubah visibilitas melalui menu header papan dan Visibility, dan konfirmasi hasilnya. Jika papan berada di Workspace berbayar, perhatikan bahwa administrator Workspace tetap dapat melihat papan privat, dan putuskan apakah akses itu dapat diterima sebelum Anda menganggap tugas selesai.