Bạn đang thực sự rà soát điều gì
Khi một tệp OneDrive đã được gửi đến một nhóm, hai đường truy cập khác nhau có thể cùng tồn tại. Đầu tiên là liên kết chia sẻ: một URL cấp quyền mà liên kết mang theo cho bất kỳ ai sử dụng nó. Thứ hai là quyền truy cập trực tiếp: quyền được cấp cho một người hoặc nhóm được chỉ định. Vô hiệu hóa một đường không tự động loại bỏ đường kia, và một liên kết cũ có thể vẫn hoạt động cho đến khi người có thẩm quyền trên tệp thay đổi nó.
Hướng dẫn này dành cho chủ sở hữu tệp hoặc người chỉnh sửa cần ghi lại mọi đường dẫn vào một tệp, không phải danh sách kiểm tra bảo mật tài khoản chung. Mục tiêu là một cuộc rà soát ngắn gọn từ phía chủ sở hữu: liệt kê các đường truy cập, vô hiệu hóa những gì không còn nên hoạt động, và kiểm tra lại chính xác liên kết cũ thay vì cho rằng nó đã chết.
Bước 1: Xác nhận bạn có thẩm quyền trên tệp
Chỉ chủ sở hữu tệp hoặc người có quyền chỉnh sửa mới có thể thay đổi chia sẻ. Nếu bạn nhận tệp từ người khác, bạn có thể xem được tệp mà không thể thu hồi bất cứ điều gì. Trước khi bắt đầu, hãy xác nhận rằng bạn đang làm việc từ tài khoản của chủ sở hữu hoặc tài khoản có quyền chỉnh sửa trên chính mục đó.
Chủ sở hữu tệp hoặc người có quyền chỉnh sửa có thể dừng hoặc thay đổi quyền chia sẻ trong OneDrive.
Chủ sở hữu tệp hoặc người có quyền chỉnh sửa có thể dừng hoặc thay đổi quyền chia sẻ trong OneDrive. Nguồn
Bước 2: Tách liên kết khỏi người dùng
Mở bảng thông tin của mục và tìm các điều khiển truy cập. Trong OneDrive, việc chọn một tệp hoặc thư mục, mở Thông tin rồi chọn Quản lý quyền truy cập sẽ hiển thị các điều khiển liên kết và quyền.
Việc chọn một tệp hoặc thư mục, mở Thông tin rồi chọn Quản lý quyền truy cập sẽ hiển thị các điều khiển liên kết và quyền.
Việc chọn một tệp hoặc thư mục, mở Thông tin rồi chọn Quản lý quyền truy cập sẽ hiển thị các điều khiển liên kết và quyền. Nguồn
Hãy coi hai danh sách là hai bằng chứng riêng biệt:
- Liên kết: mỗi liên kết chia sẻ có mức quyền riêng và trạng thái riêng (đang hoạt động hoặc đã vô hiệu hóa). Một liên kết được gửi đến một nhóm vẫn là một liên kết, ngay cả khi nhiều người đã nhận được nó.
- Quyền truy cập trực tiếp: người hoặc nhóm được chỉ định có thể giữ quyền Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem độc lập với bất kỳ liên kết nào.
Một người có thể xuất hiện trong danh sách truy cập trực tiếp và cũng đã nhận được liên kết. Xóa một đường không chứng minh đường kia đã biến mất.
Bước 3: Lập hồ sơ từ phía chủ sở hữu trước khi thay đổi bất cứ điều gì
Ghi lại từng đường truy cập khi nó vẫn còn tồn tại. Bản ghi này giúp bạn kiểm tra lại chính xác liên kết cũ sau này. Hãy dùng một bảng đơn giản như sau:
| Đường truy cập | Cần ghi lại gì | Tại sao quan trọng |
|---|---|---|
| Liên kết chia sẻ | URL chính xác như đã gửi, mức quyền của nó và liệu nó có đang hoạt động không | Bạn sẽ kiểm tra lại chính URL này sau khi thay đổi |
| Truy cập trực tiếp — cá nhân | Tên hoặc địa chỉ, mức quyền (Có thể chỉnh sửa / Có thể xem) | Quyền truy cập trực tiếp có thể tồn tại qua thay đổi liên kết |
| Truy cập trực tiếp — nhóm | Tên nhóm và mức quyền | Thành viên nhóm có thể thay đổi ngoài tầm nhìn của bạn |
| Nơi liên kết đã được đăng | Kênh hoặc tin nhắn nơi URL được chia sẻ | Cho bạn biết ai có thể vẫn giữ bản sao |
Đừng dựa vào trí nhớ cho URL. Sao chép chính xác liên kết cũ từ tin nhắn hoặc tài liệu nơi nó được gửi ban đầu, và giữ bản sao đó để kiểm tra lại ở Bước 6.
Bước 4: Vô hiệu hóa liên kết cũ
Trong Quản lý quyền truy cập, xác định liên kết bạn muốn ngừng sử dụng. Quản lý quyền truy cập cung cấp tùy chọn vô hiệu hóa liên kết hoặc thay đổi quyền Có thể chỉnh sửa/Có thể xem, bao gồm cả Ngừng chia sẻ.
Quản lý quyền truy cập cung cấp tùy chọn vô hiệu hóa liên kết hoặc thay đổi quyền Có thể chỉnh sửa/Có thể xem, bao gồm cả Ngừng chia sẻ.
Quản lý quyền truy cập cung cấp tùy chọn vô hiệu hóa liên kết hoặc thay đổi quyền Có thể chỉnh sửa/Có thể xem, bao gồm cả Ngừng chia sẻ. Nguồn
Hai quyết định dễ bị nhầm lẫn ở đây:
| Tình huống | Hành động hợp lý | Điều nó không làm |
|---|---|---|
| Liên kết đã được gửi quá rộng và không nên hoạt động nữa | Vô hiệu hóa liên kết hoặc dùng Ngừng chia sẻ | Nó không loại bỏ quyền trực tiếp của người được chỉ định |
| Liên kết nên giữ lại nhưng với quyền thấp hơn | Thay đổi Có thể chỉnh sửa thành Có thể xem | Nó không thu hồi các bản sao đã tải xuống |
| Một người được chỉ định nên mất quyền truy cập | Xóa hoặc điều chỉnh quyền trực tiếp của người đó | Nó không vô hiệu hóa liên kết mà họ có thể cũng đang giữ |
Nếu tệp đã được chia sẻ với một nhóm, hãy nhớ rằng một nhóm là một mục quyền duy nhất trong danh sách nhưng có thể đại diện cho nhiều người. Giao diện hiển thị nhóm, không nhất thiết từng thành viên.
Bước 5: Rà soát quyền truy cập trực tiếp riêng
Sau khi xử lý liên kết, hãy xem lại danh sách quyền cho người và nhóm được chỉ định. Với mỗi mục, quyết định xem người hoặc nhóm đó có nên tiếp tục có quyền Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem hay không. Đây là quyết định riêng biệt với liên kết và cần bản ghi riêng.
Danh sách kiểm tra thực tế cho việc rà soát từ phía chủ sở hữu:
- Tôi đã xác nhận mình là chủ sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa trên mục.
- Tôi đã ghi lại chính xác liên kết cũ và mức quyền của nó.
- Tôi đã ghi lại mọi người và nhóm được chỉ định có quyền truy cập trực tiếp.
- Tôi đã vô hiệu hóa liên kết hoặc thay đổi mức quyền của nó.
- Tôi đã điều chỉnh hoặc xóa quyền trực tiếp không còn phù hợp.
- Tôi đã kiểm tra lại chính xác liên kết cũ sau khi thay đổi.
- Tôi đã ghi chú nơi liên kết được đăng ban đầu để có thể thông báo cho người nhận rằng nó đã bị ngừng.
Bước 6: Kiểm tra lại chính xác liên kết cũ
Sau khi vô hiệu hóa một liên kết, hãy kiểm tra chính URL bạn đã ghi lại, không phải một liên kết mới được tạo. Mở nó trong một ngữ cảnh không đăng nhập sẵn dưới tài khoản của bạn, nếu bạn có thể làm vậy mà không thay đổi quyền của bất kỳ ai. Câu hỏi rất hẹp: URL cũ cụ thể này có còn mở được tệp không?
Nếu nó vẫn mở, liên kết có thể không phải là đường đang hoạt động, hoặc một quyền trực tiếp có thể đang cho bạn vào. Hãy kiểm tra lại danh sách quyền trước khi kết luận bất cứ điều gì. Nếu bạn không thể kiểm tra mà không đăng nhập dưới danh nghĩa người khác, hãy nhờ một đồng nghiệp tin cậy đã nhận liên kết thử và báo lại.
Đăng xuất khỏi tài khoản của chính bạn không phải là phép thử liên kết. Đăng xuất thay đổi phiên của bạn, không thay đổi cấu hình chia sẻ trên tệp.
Sai lầm thường gặp
Coi đăng xuất là thu hồi. Đăng xuất khỏi OneDrive không vô hiệu hóa liên kết chia sẻ. Trạng thái của liên kết là thuộc tính của tệp, không phải của phiên của bạn.
Cho rằng thu hồi sẽ xóa bản sao. Vô hiệu hóa liên kết ngăn đường đó cấp quyền truy cập trong tương lai. Nó không thể truy cập vào thiết bị của người nhận và xóa tệp họ đã tải xuống hoặc lưu.
Nhầm lẫn liên kết với người. Xóa quyền của một người được chỉ định không vô hiệu hóa liên kết mà họ có thể cũng đang giữ, và vô hiệu hóa liên kết không loại bỏ quyền truy cập trực tiếp được cấp cho một người hoặc nhóm.
Cho rằng tệp được chia sẻ là được lập chỉ mục. Một tệp được chia sẻ không có nghĩa là nó được công cụ tìm kiếm lập chỉ mục. Chia sẻ và lập chỉ mục là hai câu hỏi khác nhau, và hướng dẫn này không đưa ra khẳng định nào theo hướng nào.
Kiểm tra liên kết mới thay vì liên kết cũ. Một liên kết mới được tạo không cho bạn biết gì về việc URL cũ có còn hoạt động hay không. Hãy kiểm tra lại chính URL bạn đã ghi.
Chỉnh sửa hồ sơ thay vì danh sách quyền. Một hồ sơ đã chỉnh sửa hoặc trống không phải là bằng chứng dữ liệu đã lưu đã bị xóa. Đối với thay đổi quyền truy cập, hãy làm việc từ các điều khiển quyền trên chính mục đó.
Giới hạn của cuộc rà soát này
Quy trình này bao gồm những gì các điều khiển từ phía chủ sở hữu hiển thị. Nó không đảm bảo rằng mọi bản sao của tệp đã biến mất, và nó không chứng minh ai thực sự đã mở liên kết. Danh sách quyền cho biết ai được cấp quyền truy cập, không phải ai đã sử dụng. Nếu một liên kết đã được đăng trên kênh công khai, bạn không thể biết bao nhiêu người đã sao chép URL trước khi bạn vô hiệu hóa nó.
Tìm kiếm tên người dùng cũng không phải là bản kiểm kê tài khoản đầy đủ. Các kết quả khớp công khai là manh mối, không phải bằng chứng sở hữu, và tên người dùng hoặc ảnh trùng khớp không thể tự chứng minh danh tính. Nếu bạn muốn kiểm tra các tên người dùng công khai đã biết của mình như một phần của việc rà soát dấu vết rộng hơn, TraceSeek là một ứng dụng tùy chọn kiểm tra tên người dùng trên 3.000+ nền tảng; lần quét đầu tiên miễn phí và thời gian quét được công bố là 20–30 giây. Nó không thay đổi cài đặt chia sẻ OneDrive, không truy cập nội dung riêng tư và không chứng minh ai sở hữu một tài khoản.
Để xem các bài rà soát liên quan từ phía chủ sở hữu, hãy xem hướng dẫn về rà soát ai có thể mở tệp Google Drive được chia sẻ của bạn và hướng dẫn về tìm tài khoản trực tuyến bị lãng quên.
Bảo vệ dấu vết của chính bạn
Rà soát chia sẻ hữu ích nhất khi nó trở thành thói quen. Hãy giữ một bản ghi ngắn về những gì bạn chia sẻ, với ai và bằng đường nào. Khi một dự án kết thúc, hãy ngừng liên kết và rà soát quyền truy cập trực tiếp cùng lúc, thay vì chờ ai đó hỏi.
Ưu tiên quyền truy cập trực tiếp được chỉ định thay vì liên kết rộng khi chỉ một vài người cần tệp. Khi bạn phải dùng liên kết, hãy ghi lại chính xác URL và mức quyền của nó để có thể kiểm tra lại sau này. Và giữ ít nhất một phương thức khôi phục do bạn kiểm soát cho đến khi hoàn tất mọi việc dọn dẹp; đừng xóa các tùy chọn khôi phục trước khi bạn hoàn thành việc đóng hoặc thay đổi quyền truy cập.
Thông tin chính
- Chủ sở hữu tệp hoặc người có quyền chỉnh sửa có thể dừng hoặc thay đổi quyền chia sẻ trong OneDrive.
- Việc chọn một tệp hoặc thư mục, mở Thông tin rồi chọn Quản lý quyền truy cập sẽ hiển thị các điều khiển liên kết và quyền.
- Quản lý quyền truy cập cung cấp tùy chọn vô hiệu hóa liên kết hoặc thay đổi quyền Có thể chỉnh sửa/Có thể xem, bao gồm cả Ngừng chia sẻ.
- TraceSeek kiểm tra tên người dùng trên 3.000+ nền tảng, với lần quét đầu tiên miễn phí và thời gian quét được công bố là 20–30 giây.
- Kết quả khớp tên người dùng công khai là manh mối, không phải bằng chứng sở hữu tài khoản.