你實際稽核的內容
當 OneDrive 檔案被傳送給一群人時，可能同時存在兩種不同的存取途徑。第一種是分享連結：一個 URL，會將連結所帶的權限授予任何使用它的人。第二種是直接存取：授予具名個人或群組的權限。停用其中一種並不會自動移除另一種，而且舊連結可能持續有效，直到有權限管理該檔案的人變更它為止。
本指南適用於檔案擁有者或需要記錄檔案每條存取途徑的編輯者，而非一般的帳戶安全檢查清單。目標是進行簡短的擁有者端稽核：列出途徑、停用不應再有效的途徑，並重新檢查確切的舊連結，而不是假設它已失效。
步驟 1：確認你對檔案有權限
只有檔案擁有者或具有編輯權限的人可以變更分享設定。如果你是從他人那裡收到檔案，你可能可以檢視它，但無法撤銷任何權限。開始之前，請確認你是在擁有者帳戶或對該項目本身具有編輯權限的帳戶下操作。
檔案擁有者或具有編輯權限的人可以停止或變更 OneDrive 中的分享權限。
檔案擁有者或具有編輯權限的人可以停止或變更 OneDrive 中的分享權限。來源
步驟 2：將連結與人員分開
開啟項目的資訊面板，尋找存取控制項。在 OneDrive 中，選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後開啟 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後開啟 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後開啟 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。來源
將這兩份清單視為各自獨立的證據：
- 連結： 每個分享連結都有自己的權限層級和狀態（作用中或已停用）。傳送給群組的連結仍然是一個連結，即使許多人收到它。
- 直接存取： 具名個人或群組可能獨立於任何連結之外，持有 [可編輯] 或 [可檢視] 權限。
一個人可能同時出現在直接存取清單中，也收到了連結。移除其中一條途徑並不證明另一條已消失。
步驟 3：在變更任何內容之前建立擁有者端記錄
在每條存取途徑仍然存在時寫下它。這份記錄可讓你之後重新檢查確切的舊連結。使用像這樣的簡單表格：
| 途徑 | 要記錄的內容 | 為何重要 |
|---|---|---|
| 分享連結 | 傳送時的完整 URL、其權限層級，以及是否作用中 | 你將在變更後重新檢查同一個 URL |
| 直接存取 — 個人 | 姓名或地址、權限層級（可編輯 / 可檢視） | 直接存取可能在連結變更後仍然存在 |
| 直接存取 — 群組 | 群組名稱和權限層級 | 群組成員資格可能在你視野之外變動 |
| 連結張貼的位置 | 分享 URL 的頻道或訊息 | 告訴你誰可能仍持有副本 |
不要依賴記憶來記住 URL。從最初傳送該連結的訊息或文件中複製確切的舊連結，並保留該副本，以便在步驟 6 中重新檢查。
步驟 4：停用舊連結
在 [管理存取權] 中，找到你想淘汰的連結。[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。來源
這裡有兩個決定很容易混淆：
| 情況 | 合理的動作 | 它不會做的事 |
|---|---|---|
| 連結被傳送得太廣泛，應停止運作 | 停用連結或使用 [停止共用] | 它不會移除具名個人持有的直接權限 |
| 連結應保留，但權限較低 | 將 [可編輯] 改為 [可檢視] | 它不會收回已下載的副本 |
| 某個具名個人應失去存取權 | 移除或調整該個人的直接權限 | 它不會停用他們可能也持有的連結 |
如果檔案是與群組分享，請記住群組在清單中是一個權限項目，但可能代表許多人。介面顯示的是群組，不一定顯示每個成員。
步驟 5：分別檢視直接存取
處理完連結後，回到權限清單，逐一檢視具名個人和群組。對於每個項目，決定該個人或群組是否仍應擁有 [可編輯] 或 [可檢視] 權限。這是與連結分開的決定，需要自己的記錄。
擁有者端檢視的實用檢查清單：
- 我已確認我是擁有者或對該項目具有編輯權限。
- 我記錄了確切的舊連結及其權限層級。
- 我記錄了每個具有直接存取權的具名個人和群組。
- 我停用了連結或變更了其權限層級。
- 我調整或移除了不應再適用的直接權限。
- 我在變更後重新檢查了確切的舊連結。
- 我記下了連結最初張貼的位置，以便告知收件者該連結已停用。
步驟 6：重新檢查確切的舊連結
停用連結後，測試你記錄的確切 URL，而不是新產生的 URL。如果可以在不變更任何人權限的情況下做到，請在一個尚未以你的身分登入的環境中開啟它。問題很明確：這個特定的舊 URL 是否仍能開啟檔案？
如果它仍能開啟，該連結可能不是作用中的途徑，或者直接權限可能讓你進入。在得出任何結論之前，請重新檢查權限清單。如果你無法在不以他人身分登入的情況下測試，請要求收到連結的可信同事嘗試並回報。
登出你自己的帳戶並不是對連結的測試。登出會變更你的工作階段，而不是檔案上的分享設定。
常見錯誤
將登出視為撤銷。 登出 OneDrive 不會停用分享連結。連結的狀態是檔案的屬性，而不是你的工作階段的屬性。
假設撤銷會抹除副本。 停用連結會阻止該途徑在未來授予存取權。它不會觸及收件者的裝置並刪除他們已下載或儲存的檔案。
將連結與個人混淆。 移除具名個人的權限不會停用他們可能也持有的連結，而停用連結也不會移除授予個人或群組的直接存取權。
假設共用檔案已被索引。 檔案被分享本身並不表示它已被搜尋引擎索引。分享和索引是不同的問題，本指南不對任一方向做出主張。
測試新連結而非舊連結。 新產生的連結無法告訴你舊 URL 是否仍有效。重新檢查你記錄的確切 URL。
編輯個人檔案而非權限清單。 編輯過或空白的個人檔案不是儲存資料已被刪除的證據。若要變更存取權，請從項目本身的權限控制項著手。
此稽核的限制
此流程涵蓋擁有者端控制項所顯示的內容。它不保證檔案的每一份副本都已消失，也不證明誰實際開啟了連結。權限清單顯示誰被授予存取權，而不是誰使用了它。如果連結被張貼在公開頻道，你無法知道在你停用之前有多少人複製了 URL。
使用者名稱搜尋也不是完整的帳戶清單。公開比對結果是線索，不是擁有權的證明，而相符的使用者名稱或照片無法獨立證明身分。如果你想在更廣泛的數位足跡檢視中檢查自己已知的公開使用者名稱，TraceSeek 是一款選用應用程式，可在 3,000+ 個平台上檢查使用者名稱；首次掃描免費，所述掃描時間為 20–30 秒。它不會變更 OneDrive 分享設定、存取私人內容，或證明誰擁有帳戶。
如需相關的擁有者端檢視，請參閱檢視誰可以開啟你共用的 Google Drive 檔案的指南，以及尋找被遺忘的線上帳戶的指南。
保護你自己的數位足跡
當分享稽核成為例行公事時，它最有用。保留一份簡短記錄，說明你分享了什麼、與誰分享，以及透過哪條途徑。專案結束時，同時淘汰連結並檢視直接存取，而不是等待有人詢問。
當只有少數人需要檔案時，優先使用具名直接存取，而非廣泛連結。當你必須使用連結時，記錄其確切 URL 和權限層級，以便日後重新檢查。並且在任何清理完成之前，至少保留一種你控制的復原方法；在完成關閉或變更存取權之前，不要刪除復原選項。
關鍵事實
- 檔案擁有者或具有編輯權限的人可以停止或變更 OneDrive 中的分享權限。
- 選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後開啟 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
- [管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
- TraceSeek 在 3,000+ 個平台上檢查使用者名稱，首次掃描免費，所述掃描時間為 20–30 秒。
- 公開使用者名稱比對結果是線索，不是帳戶擁有權的證明。