你實際審查的內容
當 OneDrive 檔案曾被傳送給一群人時，可能同時存在兩種不同的存取途徑。第一種是分享連結：一個 URL，會將連結所帶的權限授予任何使用它的人。第二種是直接存取：授予指定個人或群組的權限。停用其中一種並不會自動移除另一種，而舊連結可能持續有效，直到有權限處理該檔案的人變更它為止。
本指南適用於檔案擁有者或編輯者，需要記錄進入檔案的每條途徑，而非一般帳戶安全檢查清單。目標是進行簡短的擁有者端審查：列出途徑、停用不應再有效的途徑，並重新檢查確切的舊連結，而非假設它已失效。
步驟 1：確認你對該檔案有權限
只有檔案擁有者或擁有編輯權限的人可以變更分享設定。如果你從他人收到檔案，你可能可以檢視它，但無法撤銷任何權限。開始之前，請確認你是在擁有者帳戶或對該項目本身有編輯權限的帳戶下操作。
檔案擁有者或擁有編輯權限的人可以在 OneDrive 中停止或變更分享權限。
檔案擁有者或擁有編輯權限的人可以在 OneDrive 中停止或變更分享權限。來源
步驟 2：將連結與人員分開
開啟項目的資訊面板，尋找存取控制項。在 OneDrive 中，選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。來源
將這兩份清單視為獨立的證據：
- 連結： 每個分享連結都有自己的權限等級與自己的狀態（使用中或已停用）。傳送給群組的連結仍然是一個連結，即使許多人收到它。
- 直接存取： 指定的人員或群組可能獨立於任何連結之外，持有 [可編輯] 或 [可檢視] 權限。
一個人可能同時出現在直接存取清單中，並且也收到了連結。移除其中一條途徑並不證明另一條已消失。
步驟 3：在變更任何設定前建立擁有者端記錄
在每條存取途徑仍然存在時將其寫下。這份記錄可讓你在稍後重新檢查確切的舊連結。使用類似以下的簡單表格：
| 途徑 | 應記錄的內容 | 重要性 |
|---|---|---|
| 分享連結 | 傳送時的完整 URL、其權限等級，以及是否使用中 | 你將在變更後重新檢查同一個 URL |
| 直接存取 — 個人 | 姓名或地址、權限等級（可編輯 / 可檢視） | 直接存取可能在連結變更後仍然存在 |
| 直接存取 — 群組 | 群組名稱與權限等級 | 群組成員資格可能在你視線範圍外變動 |
| 連結曾發布的位置 | 分享該 URL 的頻道或訊息 | 告訴你誰可能仍持有副本 |
不要依賴記憶來記錄 URL。從最初傳送該連結的訊息或文件中複製確切的舊連結，並保留該副本，以便在步驟 6 中重新檢查。
步驟 4：停用舊連結
在 [管理存取權] 中，找到你想停用的連結。[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
[管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。來源
這裡有兩個容易混淆的決定：
| 情況 | 合理行動 | 它不會做的事 |
|---|---|---|
| 連結被傳送得太廣泛，應停止運作 | 停用連結或使用 [停止共用] | 它不會移除指定人員持有的直接權限 |
| 連結應保留，但權限應降低 | 將 [可編輯] 變更為 [可檢視] | 它不會收回已下載的副本 |
| 某指定人員應失去存取權 | 移除或調整該人員的直接權限 | 它不會停用他們可能同時持有的連結 |
如果檔案曾與群組分享，請記住群組在清單中是一個權限項目，但可能代表許多人。介面顯示的是群組，不一定顯示每位成員。
步驟 5：另行審查直接存取
處理連結後，重新檢視權限清單中的指定人員與群組。對於每個項目，決定該人員或群組是否仍應持有 [可編輯] 或 [可檢視] 權限。這是與連結分開的決定，需要自己的記錄。
擁有者端審查的實用檢查清單：
- 我確認我是擁有者或對該項目有編輯權限。
- 我記錄了確切的舊連結及其權限等級。
- 我記錄了每個擁有直接存取權限的指定人員與群組。
- 我停用了連結或變更了其權限等級。
- 我調整或移除了不應再適用的直接權限。
- 我在變更後重新檢查了確切的舊連結。
- 我註明了連結最初發布的位置，以便通知收件人該連結已停用。
步驟 6：重新檢查確切的舊連結
停用連結後，測試你記錄的確切 URL，而非新產生的連結。如果可以在不變更任何人權限的情況下，以非你本人已登入的身分開啟它。問題很明確：這個特定的舊 URL 是否仍能開啟檔案？
如果仍能開啟，該連結可能不是使用中的途徑，或者某個直接權限讓你進入。在得出任何結論前，請重新檢查權限清單。如果你無法在不以他人身分登入的情況下測試，請一位收到連結的可信同事嘗試並回報。
登出你自己的帳戶並不是對連結的測試。登出會變更你的工作階段，而非檔案上的分享設定。
常見錯誤
將登出視為撤銷。 登出 OneDrive 並不會停用分享連結。連結的狀態是檔案的屬性，而非你工作階段的屬性。
假設撤銷會抹除副本。 停用連結會阻止該途徑在未來授予存取權。它不會進入收件人的裝置並刪除他們已下載或儲存的檔案。
混淆連結與個人。 移除指定人員的權限並不會停用他們可能同時持有的連結，而停用連結也不會移除授予個人或群組的直接存取權。
假設已分享的檔案會被索引。 檔案被分享本身並不代表它會被搜尋引擎索引。分享與索引是不同的問題，本指南對此不作任何主張。
測試新連結而非舊連結。 新產生的連結無法告訴你舊 URL 是否仍有效。請重新檢查你記錄的確切 URL。
編輯個人檔案而非權限清單。 編輯過或空白的個人檔案並非儲存資料已被刪除的證據。對於存取變更，請從項目本身的權限控制項著手。
此審查的限制
此流程涵蓋擁有者端控制項所顯示的內容。它不保證檔案的每一份副本都已消失，也不證明誰實際開啟了連結。權限清單顯示誰被授予存取權，而非誰使用了它。如果連結曾發布在公開頻道，你無法知道在你停用之前有多少人複製了該 URL。
用戶名稱搜尋也不是完整的帳戶清單。公開匹配結果是線索，而非擁有權的證明，而匹配的帳號或照片無法獨立證明身分。如果你想在更廣泛的數碼足跡審查中檢查自己已知的公開帳號，TraceSeek 是一款可選應用程式，可在 3,000+ 個平台上檢查用戶名稱；首次掃描免費，所述掃描時間為 20–30 秒。它不會變更 OneDrive 分享設定、存取私人內容，或證明誰擁有帳戶。
如需相關的擁有者端審查，請參閱審查誰可以開啟你分享的 Google Drive 檔案指南，以及尋找被遺忘的網上帳戶指南。
保護你自己的數碼足跡
當分享審查成為例行工作時，它最為有用。保持簡短記錄，記載你分享什麼、與誰分享，以及透過哪條途徑。專案結束時，同時停用連結並審查直接存取，而非等待有人詢問。
當只有少數人需要檔案時，優先使用指定人員的直接存取，而非廣泛的連結。當你必須使用連結時，記錄其確切 URL 與權限等級，以便日後重新檢查。並且在清理完成前，至少保留一種你控制的復原方法；在完成關閉或變更存取權限之前，不要刪除復原選項。
關鍵事實
- 檔案擁有者或擁有編輯權限的人可以在 OneDrive 中停止或變更分享權限。
- 選取檔案或資料夾、開啟 [資訊]，然後 [管理存取權]，即可顯示連結與權限控制項。
- [管理存取權] 提供停用連結或變更 [可編輯]/[可檢視] 權限的選項，包括 [停止共用]。
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