你实际在审查什么
当一个 OneDrive 文件被发送给一个群组时，可能同时存在两种不同的访问途径。第一种是共享链接：一个 URL，它向任何使用该链接的人授予链接所携带的权限。第二种是直接访问：授予指定个人或群组的权限。禁用其中一个不会自动移除另一个，旧链接可能会继续有效，直到对文件有权限的人更改它。
本指南面向需要记录文件每条访问途径的文件所有者或编辑者，而非通用的账户安全清单。目标是进行简短的所有者侧审查：列出访问途径，禁用不应再有效的内容，并重新检查确切的旧链接，而不是假设它已失效。
第 1 步：确认你对文件有权限
只有文件所有者或拥有编辑权限的人才能更改共享设置。如果你从他人处收到文件，你可能可以查看它，但无法撤销任何内容。开始之前，请确认你使用的是所有者账户或对项目本身拥有编辑权限的账户。
文件所有者或拥有编辑权限的人可以停止或更改 OneDrive 中的共享权限。
文件所有者或拥有编辑权限的人可以停止或更改 OneDrive 中的共享权限。来源
第 2 步：将链接与人员分开
打开项目的信息面板，查找访问控制。在 OneDrive 中，选择文件或文件夹，打开“信息”，然后选择“管理访问权限”，即可显示链接和权限控制。
选择文件或文件夹，打开“信息”，然后选择“管理访问权限”，即可显示链接和权限控制。
选择文件或文件夹，打开“信息”，然后选择“管理访问权限”，即可显示链接和权限控制。来源
将这两个列表视为独立的证据：
- 链接： 每个共享链接都有自己的权限级别和状态（活动或已禁用）。发送给群组的链接仍然是一个链接，即使许多人收到了它。
- 直接访问： 指定的人员或群组可能独立于任何链接而拥有“可编辑”或“可查看”权限。
一个人可能出现在直接访问列表中，同时也收到了链接。移除一条途径并不能证明另一条途径已消失。
第 3 步：在更改任何内容之前建立所有者侧记录
在每条访问途径仍然存在时记录下来。这份记录让你之后能够重新检查确切的旧链接。使用如下简单的表格：
| 途径 | 记录内容 | 为何重要 |
|---|---|---|
| 共享链接 | 发送时的确切 URL、其权限级别以及是否活动 | 你将在更改后重新检查同一 URL |
| 直接访问 — 个人 | 姓名或地址、权限级别（可编辑 / 可查看） | 直接访问可能在链接更改后仍然存在 |
| 直接访问 — 群组 | 群组名称和权限级别 | 群组成员关系可能在你视野之外发生变化 |
| 链接发布位置 | 共享 URL 的渠道或消息 | 告诉你谁可能仍持有副本 |
不要依赖记忆来记录 URL。从最初发送的消息或文档中复制确切的旧链接，并保留该副本以便在第 6 步中重新检查。
第 4 步：禁用旧链接
在“管理访问权限”中，找到你想要停用的链接。“管理访问权限”提供禁用链接或更改“可编辑/可查看”权限的选项，包括“停止共享”。
“管理访问权限”提供禁用链接或更改“可编辑/可查看”权限的选项，包括“停止共享”。
“管理访问权限”提供禁用链接或更改“可编辑/可查看”权限的选项，包括“停止共享”。来源
这里有两个决定容易混淆：
| 情况 | 合理操作 | 它不会做什么 |
|---|---|---|
| 链接发送范围过广，应停止工作 | 禁用链接或使用“停止共享” | 它不会移除指定个人持有的直接权限 |
| 链接应保留，但权限应降低 | 将“可编辑”改为“可查看” | 它不会收回已下载的副本 |
| 指定个人应失去访问权限 | 移除或调整该人的直接权限 | 它不会禁用他们可能同时持有的链接 |
如果文件与群组共享，请记住群组在列表中是一个权限条目，但可能代表许多人。界面显示的是群组，而不一定是每个成员。
第 5 步：单独审查直接访问权限
处理完链接后，返回权限列表，查看指定个人和群组。对于每个条目，决定该个人或群组是否仍应拥有“可编辑”或“可查看”权限。这是与链接分开的决定，需要单独记录。
所有者侧审查的实用清单：
- 我确认自己是所有者或对项目拥有编辑权限。
- 我记录了确切的旧链接及其权限级别。
- 我记录了每个拥有直接访问权限的指定个人和群组。
- 我禁用了链接或更改了其权限级别。
- 我调整或移除了不应再适用的直接权限。
- 我在更改后重新检查了确切的旧链接。
- 我记录了链接最初发布的位置，以便告知接收者该链接已停用。
第 6 步：重新检查确切的旧链接
禁用链接后，测试你记录的确切 URL，而不是新生成的 URL。如果可以在不更改任何人的权限的情况下，在未以你的身份登录的环境中打开它。问题很明确：这个特定的旧 URL 是否仍能打开文件？
如果仍能打开，可能活动途径不是该链接，或者直接权限让你进入了。在得出结论之前，重新检查权限列表。如果你无法在不以他人身份登录的情况下测试，请让收到链接的可信同事尝试并反馈。
退出自己的账户并不是对链接的测试。退出会更改你的会话，而不是文件的共享配置。
常见错误
将退出视为撤销。 退出 OneDrive 并不会禁用共享链接。链接的状态是文件的属性，而不是你会话的属性。
假设撤销会删除副本。 禁用链接会阻止该途径今后授予访问权限。它不会进入接收者的设备并删除他们已下载或保存的文件。
将链接与个人混淆。 移除指定个人的权限不会禁用他们可能同时持有的链接，禁用链接也不会移除授予个人或群组的直接访问权限。
假设共享文件已被索引。 文件被共享本身并不意味着它被搜索引擎索引。共享和索引是不同的问题，本指南对此不作任何断言。
测试新链接而不是旧链接。 新生成的链接无法告诉你旧 URL 是否仍然有效。重新检查你记录的确切 URL。
编辑个人资料而不是权限列表。 编辑过或空的个人资料并不能证明存储的数据已被删除。对于访问更改，请从项目本身的权限控制入手。
此审查的局限性
此过程涵盖所有者侧控制所暴露的内容。它不保证文件的每个副本都已消失，也不证明谁实际打开了链接。权限列表显示谁被授予了访问权限，而不是谁使用了它。如果链接发布在公共渠道中，你无法知道在你禁用之前有多少人复制了 URL。
用户名搜索也不是完整的账户清单。公开匹配是线索，不是所有权证明，匹配的用户名或照片不能独立证明身份。如果你想作为更广泛的数字足迹审查的一部分，检查自己已知的公开用户名，TraceSeek 是一个可选应用，可在 3,000+ 个平台上检查用户名；首次扫描免费，所述扫描时间为 20–30 秒。它不会更改 OneDrive 共享设置、访问私人内容或证明谁拥有账户。
有关相关的所有者侧审查，请参阅关于审查谁可以打开你共享的 Google Drive 文件的指南，以及关于查找被遗忘的在线账户的指南。
保护你自己的数字足迹
当共享审查成为常规时，它最有用。保持一份简短的记录，说明你共享了什么、与谁共享以及通过哪种途径。项目结束时，同时停用链接并审查直接访问权限，而不是等待有人询问。
当只有少数人需要文件时，优先使用指定直接访问而不是广泛链接。当你必须使用链接时，记录其确切 URL 和权限级别，以便日后重新检查。并且在任何清理完成之前，至少保留一种你控制的恢复方法；在完成关闭或更改访问权限之前，不要删除恢复选项。
关键事实
- 文件所有者或拥有编辑权限的人可以停止或更改 OneDrive 中的共享权限。
- 选择文件或文件夹，打开“信息”，然后选择“管理访问权限”，即可显示链接和权限控制。
- “管理访问权限”提供禁用链接或更改“可编辑/可查看”权限的选项，包括“停止共享”。
- TraceSeek 在 3,000+ 个平台上检查用户名，首次扫描免费，所述扫描时间为 20–30 秒。
- 公开用户名匹配是线索，不是账户所有权证明。