Bảng Chia sẻ hiển thị và không hiển thị gì
Trước khi bạn gửi một thiết kế Canva đi tiếp, hãy tách biệt hai điều: ai được đặt tên trong mục Chia sẻ và ai có thể tiếp cận thiết kế qua một liên kết. Đây là hai bản ghi khác nhau, và chỉ một trong số đó hiển thị dưới dạng danh sách người.
Chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa thiết kế Canva có thể quản lý quyền Có thể chỉnh sửa, Có thể bình luận hoặc Có thể xem của những người cộng tác được đặt tên trong mục Chia sẻ. Nguồn
Danh sách đó không phải là bản kiểm kê truy cập đầy đủ. Người nhận liên kết có thể mở thiết kế mà không xuất hiện như một người được đặt tên, vì vậy một danh sách cộng tác viên trống hoặc ngắn không có nghĩa là không ai khác có thể truy cập.
Những người truy cập thiết kế Canva qua liên kết chia sẻ không được hiển thị riêng lẻ trong danh sách Chia sẻ của thiết kế đó. Nguồn
Hệ quả thực tế: nếu bạn chỉ kiểm tra các tên trong mục Chia sẻ và coi đó là bức tranh toàn cảnh, bạn có thể phê duyệt một thiết kế để chia sẻ trong khi quyền truy cập qua liên kết vẫn đang mở. Hãy ghi lại hai loại quyền truy cập riêng biệt trong ghi chú của bạn trước khi chia sẻ.
Ghi lại người dùng được đặt tên và quyền truy cập qua liên kết riêng biệt
Hãy dùng một bản ghi đơn giản gồm hai phần. Việc này mất một phút và cho bạn thứ để đối chiếu sau này.
| Loại quyền truy cập | Nơi lưu trữ | Những gì cần ghi lại |
|---|---|---|
| Người cộng tác được đặt tên | Danh sách Chia sẻ | Từng người và quyền được gán cho họ |
| Quyền truy cập qua liên kết | Cài đặt liên kết chia sẻ | Liệu có liên kết hay không, và bạn định gửi nó cho ai |
Các bước dành cho chủ sở hữu hoặc người chỉnh sửa:
- Mở thiết kế và vào mục Chia sẻ.
- Liệt kê mọi người cộng tác được đặt tên và quyền hiển thị bên cạnh từng người.
- Kiểm tra xem có liên kết chia sẻ đang được sử dụng hay không và ghi chú riêng, tách khỏi danh sách tên.
- Quyết định xem mỗi người có cần quyền chỉnh sửa, bình luận hay xem cho công việc trước mắt hay không.
- Mở lại mục Chia sẻ sau mọi thay đổi và xác nhận kết quả khớp với bản ghi của bạn.
Nếu xuất hiện một tên mà bạn không ngờ tới, hãy dừng lại và xác nhận với chủ sở hữu thiết kế trước khi thay đổi bất cứ điều gì. Việc xóa một tên là thay đổi quyền, không phải bằng chứng rằng người đó chưa từng xem thiết kế.
Chọn vai trò phù hợp với công việc
Người cộng tác được đặt tên có thể có quyền Có thể chỉnh sửa, Có thể bình luận hoặc Có thể xem. Hãy chọn vai trò hẹp nhất mà vẫn cho phép người đó làm công việc bạn yêu cầu.
Hãy cẩn thận với quyền Có thể xem. Nghe có vẻ thụ động, nhưng nó rộng hơn nhiều người tưởng.
Quyền Có thể xem của Canva bao gồm xem, xuất và sao chép thiết kế; đây không phải là hạn chế chặn sao chép. Nguồn
Vì vậy, Có thể xem không phải là bảo đảm chặn sao chép. Nếu thiết kế chứa tài liệu mà bạn không muốn bị xuất hoặc sao chép, chỉ riêng quyền xem sẽ không ngăn được điều đó. Hãy quyết định trước khi chia sẻ liệu rủi ro đó có chấp nhận được hay không, và cân nhắc xem người đó có thực sự cần quyền truy cập toàn bộ thiết kế hay không.
Mở lại mục Chia sẻ để xác minh kết quả
Sau khi điều chỉnh quyền, hãy quay lại mục Chia sẻ và kiểm tra danh sách một lần nữa. Xác nhận rằng mỗi người được đặt tên có vai trò bạn dự định. Sau đó kiểm tra quyền truy cập qua liên kết riêng, vì nó sẽ không xuất hiện dưới dạng một dòng tên.
Có hai giới hạn đáng nói rõ:
- Việc thay đổi hoặc dừng chia sẻ qua liên kết ảnh hưởng đến quyền truy cập trong tương lai qua liên kết đó. Nó không chứng minh rằng các bản sao đã được xuất hoặc lưu ở nơi khác đã bị xóa.
- Một danh sách cộng tác viên đã chỉnh sửa hoặc làm trống tự nó không chứng minh rằng dữ liệu đã lưu đã bị xóa.
Nếu bạn không tìm thấy điều khiển cho một cài đặt liên kết cụ thể trong phiên bản Canva của mình, đừng đoán đường dẫn menu. Hãy ghi lại những gì bạn không thể xác minh và kiểm tra giao diện hiện tại hoặc trợ giúp của chính Canva trước khi dựa vào đó.
Khi bản ghi không khớp
Sự không khớp giữa ghi chú của bạn và bảng Chia sẻ là dấu hiệu để chậm lại, không phải để tùy cơ ứng biến.
- Một tên bạn không nhận ra: xác nhận với chủ sở hữu trước khi xóa quyền truy cập, và ghi lại thay đổi.
- Quyền truy cập qua liên kết bạn không giải thích được: hãy coi thiết kế có thể được tiếp cận rộng rãi hơn so với danh sách tên cho thấy cho đến khi bạn có thể xác nhận điều ngược lại.
- Một thiết kế đã được gửi với quyền Có thể xem: hãy giả định việc xuất và sao chép đã có thể xảy ra, và quyết định xem nội dung có cần thay đổi hay không.
Đây là các bước kiểm tra quyền bên trong một thiết kế Canva. Chúng không cho bạn biết bất cứ điều gì về danh tính của một người, và việc tra cứu tên người dùng công khai không kiểm soát các cài đặt này, không khôi phục tài khoản hay chứng minh ai đó là ai.
Một bước kiểm tra liên quan bên ngoài Canva
Quyền thiết kế là một phần của dấu vết rộng hơn. Nếu bạn đang xem xét những gì công khai dưới một cái tên, một bước riêng là xem lại dấu vết tài khoản công khai của bạn. Hãy giữ việc xem xét đó tách biệt khỏi hồ sơ truy cập Canva: một hồ sơ công khai trùng khớp chỉ là manh mối, không phải bằng chứng sở hữu, và nó không ảnh hưởng đến ai có thể mở thiết kế của bạn.