Ce que le panneau Partager montre et ne montre pas
Avant de transmettre un design Canva, distinguez deux choses : qui est nommé dans Partager, et qui peut accéder au design via un lien. Ce sont des enregistrements différents, et un seul se présente sous forme de liste de personnes.
Le propriétaire ou l’éditeur d’un design Canva peut gérer les autorisations « Peut modifier », « Peut commenter » ou « Peut consulter » des collaborateurs nommés dans Partager. Source
Cette liste n’est pas un inventaire complet des accès. Un destinataire d’un lien peut ouvrir le design sans apparaître comme personne nommée ; une liste de collaborateurs vide ou courte ne signifie donc pas que personne d’autre ne peut y accéder.
Les personnes qui accèdent à un design Canva via un lien de partage ne sont pas individuellement affichées dans sa liste Partager. Source
Conséquence pratique : si vous auditez uniquement les noms dans Partager et considérez cela comme une vue complète, vous pouvez approuver un design pour le partage alors que l’accès par lien reste ouvert. Consignez les deux types d’accès séparément dans vos propres notes avant de partager.
Consignez séparément les utilisateurs nommés et l’accès par lien
Utilisez une fiche simple en deux parties. Cela prend une minute et vous donne un élément de comparaison ultérieur.
| Type d’accès | Où il se trouve | Ce qu’il faut consigner |
|---|---|---|
| Collaborateurs nommés | Liste Partager | Chaque personne et l’autorisation qui lui est attribuée |
| Accès par lien | Les paramètres du lien de partage | L’existence d’un lien et à qui vous comptez l’envoyer |
Étapes pour un propriétaire ou un éditeur :
- Ouvrez le design et allez dans Partager.
- Listez chaque collaborateur nommé et l’autorisation affichée à côté de son nom.
- Vérifiez si un lien de partage est utilisé et notez-le séparément des noms.
- Décidez si chaque personne a besoin d’un accès modification, commentaire ou consultation pour la tâche en cours.
- Rouvrez Partager après toute modification et confirmez que le résultat correspond à votre fiche.
Si un nom apparaît alors que vous ne vous y attendiez pas, faites une pause et confirmez avec le propriétaire du design avant de changer quoi que ce soit. Retirer un nom est une modification des autorisations, pas la preuve que la personne n’a jamais vu le design.
Choisissez le rôle adapté à la tâche
Les collaborateurs nommés peuvent avoir « Peut modifier », « Peut commenter » ou « Peut consulter ». Choisissez le rôle le plus restrictif qui permette néanmoins à la personne d’accomplir le travail que vous lui demandez.
Soyez prudent avec « Peut consulter ». Cela semble passif, mais c’est plus large que beaucoup ne le pensent.
L’autorisation « Peut consulter » de Canva inclut la consultation, l’exportation et la copie d’un design ; ce n’est pas une restriction empêchant la copie. Source
Ainsi, « Peut consulter » n’est pas une garantie d’absence de copie. Si le design contient des éléments que vous ne souhaitez pas voir exportés ou copiés, une autorisation de consultation seule ne l’empêchera pas. Décidez avant de partager si ce risque est acceptable, et demandez-vous si la personne a réellement besoin d’accéder à l’intégralité du design.
Rouvrez Partager pour vérifier le résultat
Après avoir ajusté les autorisations, revenez dans Partager et vérifiez à nouveau la liste. Confirmez que chaque personne nommée a le rôle que vous vouliez. Vérifiez ensuite l’accès par lien séparément, car il n’apparaîtra pas sous forme de ligne de noms.
Deux limites méritent d’être clairement énoncées :
- Modifier ou arrêter le partage par lien affecte l’accès futur via ce lien. Cela n’établit pas que les copies déjà exportées ou enregistrées ailleurs ont été supprimées.
- Une liste de collaborateurs modifiée ou vidée ne prouve pas en soi que les données stockées ont été supprimées.
Si vous ne trouvez pas de contrôle pour un paramètre de lien spécifique dans votre version de Canva, ne devinez pas le chemin de menu. Notez ce que vous n’avez pas pu vérifier et consultez l’interface actuelle ou l’aide de Canva avant de vous y fier.
Quand la fiche ne correspond pas
Un écart entre vos notes et le panneau Partager est un signal pour ralentir, pas pour improviser.
- Un nom que vous ne reconnaissez pas : confirmez avec le propriétaire avant de retirer l’accès, et gardez une note du changement.
- Un accès par lien que vous ne pouvez pas expliquer : considérez le design comme plus largement accessible que ne le suggère la liste de noms jusqu’à preuve du contraire.
- Un design déjà envoyé avec « Peut consulter » : partez du principe que l’exportation et la copie étaient possibles, et décidez si le contenu doit être modifié.
Ce sont des vérifications d’autorisations au sein d’un design Canva. Elles ne vous disent rien sur l’identité d’une personne, et une recherche publique de nom d’utilisateur ne contrôle pas ces paramètres, ne récupère pas de compte et ne prouve pas qui est quelqu’un.
Une vérification connexe en dehors de Canva
Les autorisations de design ne sont qu’une partie d’une empreinte plus large. Si vous examinez ce qui est publiquement visible sous un nom, une étape distincte consiste à examiner l’empreinte publique de vos comptes. Gardez cet examen séparé des enregistrements d’accès Canva : une correspondance de profil public est une piste, pas une preuve de propriété, et elle n’a aucun effet sur qui peut ouvrir votre design.