Commencez par le type de compte, pas par le fichier
Avant de déplacer quoi que ce soit, répondez à deux questions : le compte que vous fermez est-il un compte Google personnel ou un compte professionnel ou scolaire, et l’élément que vous voulez céder est-il un fichier ou un dossier ? Les réponses déterminent si un transfert est possible et à quoi ressemble la « fin » de l’opération.
La propriété Drive ne peut être transférée qu’à une personne avec qui l’élément a été partagé. Source
Si le destinataire n’a jamais eu accès à l’élément, l’option de transfert ne sera pas disponible pour celui-ci. C’est une condition préalable à vérifier, pas une étape à contourner. Accordez d’abord l’accès, puis planifiez le transfert.
Établissez un registre des propriétaires fichier par fichier
Un transfert de dossier et un transfert de fichier ne sont pas la même opération. Beaucoup de gens cèdent un dossier, supposent que tout ce qu’il contient a suivi, et découvrent plus tard que les fichiers individuels appartiennent toujours à l’ancien compte.
Transférer un dossier ne transfère pas automatiquement la propriété des fichiers qu’il contient. Source
Utilisez un registre qui liste séparément chaque élément qui compte pour vous, avec son propriétaire actuel et le nouveau propriétaire prévu. Un simple tableau suffit :
| Élément | Fichier ou dossier | Déjà partagé avec le nouveau propriétaire ? | Transfert possible ? | Acceptation confirmée ? |
|---|---|---|---|---|
| Exemple : note de cadrage | Fichier | Oui | Oui | En attente |
| Exemple : dossier de projet | Dossier | Oui | Oui | En attente |
| Exemple : fichier dans ce dossier | Fichier | Non | Pas encore | — |
Considérez ces lignes comme des exemples à remplir vous-même. L’essentiel est que chaque fichier dont vous avez besoin ait sa propre ligne, même s’il se trouve dans un dossier que vous transférez aussi. Si un fichier n’est pas encore partagé avec le destinataire, marquez-le comme bloqué et partagez-le avant de tenter quoi que ce soit.
Personnel ou professionnel/scolaire : deux parcours différents
C’est à l’étape d’acceptation que les deux types de comptes divergent le plus.
Les transferts depuis un compte personnel restent en attente jusqu’à acceptation, tandis que les transferts depuis un compte professionnel ou scolaire sont limités à la même organisation et suivent des règles d’acceptation différentes. Source
Concrètement, cela vous donne deux parcours décisionnels :
- Fermeture d’un compte personnel. Un transfert que vous lancez n’est pas terminé au moment où vous cliquez. Il attend que le destinataire accepte. Ne fermez pas le compte tant qu’un transfert est encore en attente, car un transfert en attente dépend du compte qui l’a lancé et de sa capacité à rester utilisable.
- Fermeture d’un compte professionnel ou scolaire. Les transferts sont limités aux personnes de la même organisation, et l’acceptation suit des règles différentes. Si le destinataire est extérieur à votre organisation, prévoyez une autre forme de cession plutôt que d’attendre que le transfert aboutisse.
Si vous ne savez pas quel type de compte vous avez, vérifiez-le avant de construire le registre. Tout le plan en dépend.
Une liste de vérification à suivre dans l’ordre
- Identifiez le type de compte (personnel, ou professionnel ou scolaire).
- Listez chaque fichier et dossier que vous devez garder accessible, sur des lignes distinctes du registre.
- Confirmez que chaque élément a été partagé avec le nouveau propriétaire prévu. Les éléments non partagés restent bloqués tant que vous ne l’avez pas fait.
- Lancez le transfert pour chaque élément, fichier par fichier, et pas seulement pour le dossier parent.
- Notez le statut d’acceptation de chaque ligne. Pour les comptes personnels, attendez que le destinataire accepte. Pour les comptes professionnels ou scolaires, confirmez que le destinataire est dans la même organisation et que le processus d’acceptation de l’organisation est terminé.
- Ce n’est qu’une fois que chaque ligne affiche un transfert terminé que vous devez retirer l’accès au compte d’origine.
L’étape 6 est celle que les gens sautent. « J’ai envoyé le transfert » n’est pas synonyme de « le nouveau propriétaire l’a ». Vérifier avant de retirer l’accès, c’est la différence entre une cession propre et un ensemble de fichiers que personne ne peut ouvrir.
Les cas d’échec à anticiper
- Le destinataire n’accepte jamais. Pour un compte personnel, le transfert reste en attente. Relancez le destinataire avant de fermer quoi que ce soit.
- Le destinataire est extérieur à l’organisation. Pour un compte professionnel ou scolaire, le transfert ne lui est pas accessible. Décidez tôt comment ces fichiers seront cédés autrement.
- Vous avez transféré le dossier et vous vous êtes arrêté là. Les fichiers qu’il contient appartiennent toujours au compte d’origine. Revenez au registre et transférez les fichiers individuellement.
- Vous avez changé le rôle d’un éditeur en pensant avoir migré. Changer qui peut modifier un document n’est pas la même chose que changer qui le possède. La propriété est une étape distincte avec ses propres conditions préalables.
Ne copiez pas les données de l’employeur pour résoudre un problème de transfert
Si un transfert professionnel ou scolaire est bloqué parce que le destinataire est extérieur à l’organisation, la solution n’est pas de télécharger les fichiers et de les redéposer ailleurs. Cela peut entrer en conflit avec les règles de données de votre employeur et ne produit pas de trace de propriété propre. Considérez les restrictions organisationnelles comme un signal pour parler à la personne qui administre le compte, pas comme un obstacle à contourner.
Vérifiez qui peut encore ouvrir quoi
Une fois que le registre affiche des transferts terminés, il vaut la peine de revoir les paramètres de partage des éléments qui restent, en particulier tout ce que vous avez partagé largement pendant la cession. Un rapide examen de qui a actuellement accès permettra de repérer les éléments partagés avec la mauvaise personne ou laissés ouverts après le transfert.
Pour cette étape, voir qui peut ouvrir vos fichiers Google Drive partagés.
Ce que ce guide ne couvre pas
Ce guide ne décrit pas de chemins de menu ni de noms de boutons précis, car ils ne faisaient pas partie des éléments examinés et peuvent changer. Il ne couvre pas non plus tous les types de comptes ni toutes les configurations de partage. Si votre situation implique les règles de conservation d’une organisation, une administration déléguée ou des drive partagés plutôt que des fichiers personnels, confirmez les détails avec votre administrateur avant d’agir.
Fermer un compte est irréversible d’une manière qu’un transfert n’est pas. L’ordre sûr est toujours : construire le registre, partager, transférer chaque élément, confirmer l’acceptation, puis retirer l’accès.