फ़ाइल से नहीं, खाते के प्रकार से शुरू करें
कुछ भी स्थानांतरित करने से पहले दो सवालों के जवाब दें: जिस खाते को आप बंद कर रहे हैं वह व्यक्तिगत Google खाता है या कार्य या स्कूल खाता, और जिस आइटम को आप सौंपना चाहते हैं वह फ़ाइल है या फ़ोल्डर? इन जवाबों से तय होता है कि स्थानांतरण संभव है या नहीं और “पूरा होना” कैसा दिखता है।
Drive का स्वामित्व केवल उस व्यक्ति को स्थानांतरित किया जा सकता है जिसके साथ आइटम साझा किया गया है। स्रोत
अगर प्राप्तकर्ता को कभी आइटम तक पहुँच नहीं दी गई है, तो उसके लिए स्थानांतरण विकल्प उपलब्ध नहीं होगा। यह जाँचने के लिए एक पूर्व शर्त है, इसे दरकिनार करने का तरीका नहीं। पहले पहुँच दें, फिर स्थानांतरण की योजना बनाएँ।
फ़ाइल बनाम फ़ोल्डर स्वामी बही बनाएँ
फ़ोल्डर स्थानांतरण और फ़ाइल स्थानांतरण एक ही क्रिया नहीं हैं। कई लोग एक फ़ोल्डर सौंप देते हैं, मान लेते हैं कि अंदर सब कुछ स्थानांतरित हो गया, और बाद में पता चलता है कि अलग-अलग फ़ाइलें अभी भी पुराने खाते की हैं।
किसी फ़ोल्डर को स्थानांतरित करने से उसके अंदर की फ़ाइलों का स्वामित्व स्वतः स्थानांतरित नहीं होता। स्रोत
एक बही का उपयोग करें जिसमें आपके लिए महत्वपूर्ण प्रत्येक आइटम अलग से सूचीबद्ध हो, उसके वर्तमान स्वामी और इच्छित नए स्वामी के साथ। एक साधारण तालिका पर्याप्त है:
| आइटम | फ़ाइल या फ़ोल्डर | नए स्वामी के साथ वर्तमान में साझा? | स्थानांतरण संभव? | स्वीकृति की पुष्टि? |
|---|---|---|---|---|
| उदाहरण: प्रोजेक्ट ब्रीफ़ | फ़ाइल | हाँ | हाँ | लंबित |
| उदाहरण: प्रोजेक्ट फ़ोल्डर | फ़ोल्डर | हाँ | हाँ | लंबित |
| उदाहरण: उस फ़ोल्डर के अंदर की फ़ाइल | फ़ाइल | नहीं | अभी नहीं | — |
पंक्तियों को ऐसे प्लेसहोल्डर मानें जिन्हें आप स्वयं भरेंगे। मुख्य बात यह है कि आपको जो भी फ़ाइल चाहिए वह अपनी अलग पंक्ति हो, भले ही वह उस फ़ोल्डर के अंदर हो जिसे आप भी स्थानांतरित कर रहे हैं। अगर कोई फ़ाइल अभी तक प्राप्तकर्ता के साथ साझा नहीं की गई है, तो उसे अवरुद्ध के रूप में चिह्नित करें और कुछ भी प्रयास करने से पहले उसे साझा करें।
व्यक्तिगत बनाम कार्य या स्कूल: दो अलग रास्ते
स्वीकृति का चरण वह जगह है जहाँ दोनों खाता प्रकार सबसे अधिक भिन्न होते हैं।
व्यक्तिगत खाते के स्थानांतरण स्वीकार किए जाने तक लंबित रहते हैं, जबकि कार्य या स्कूल के स्थानांतरण उसी संगठन तक सीमित होते हैं और अलग स्वीकृति नियमों का पालन करते हैं। स्रोत
व्यवहार में, यह आपको दो निर्णय पथ देता है:
- व्यक्तिगत खाता बंद करना। आपके द्वारा शुरू किया गया स्थानांतरण क्लिक करते ही पूरा नहीं होता। यह प्राप्तकर्ता के स्वीकार करने की प्रतीक्षा करता है। जब तक स्थानांतरण लंबित है तब तक खाता बंद न करें, क्योंकि लंबित स्थानांतरण उस खाते पर निर्भर करता है जिसने इसे शुरू किया था और उसका उपयोग योग्य होना आवश्यक है।
- कार्य या स्कूल खाता बंद करना। स्थानांतरण उसी संगठन के लोगों तक सीमित होते हैं, और स्वीकृति अलग नियमों का पालन करती है। अगर प्राप्तकर्ता आपके संगठन के बाहर है, तो स्थानांतरण पूरा होने की अपेक्षा करने के बजाय एक अलग हैंडऑफ़ की योजना बनाएँ।
अगर आप अनिश्चित हैं कि आपके पास किस प्रकार का खाता है, तो बही बनाने से पहले इसे जाँचें। पूरी योजना इसी पर निर्भर करती है।
एक चेकलिस्ट जिसे आप क्रम से पूरा कर सकते हैं
- खाते का प्रकार पहचानें (व्यक्तिगत, या कार्य या स्कूल)।
- हर उस फ़ाइल और फ़ोल्डर को सूचीबद्ध करें जिसे आप पहुँच योग्य रखना चाहते हैं, अलग बही पंक्तियों के रूप में।
- पुष्टि करें कि प्रत्येक आइटम इच्छित नए स्वामी के साथ साझा किया गया है। जो आइटम अभी तक साझा नहीं किए गए हैं वे तब तक अवरुद्ध हैं जब तक आप ऐसा नहीं करते।
- प्रत्येक आइटम के लिए स्थानांतरण शुरू करें, फ़ाइल-दर-फ़ाइल, केवल मूल फ़ोल्डर के लिए नहीं।
- प्रत्येक पंक्ति के लिए स्वीकृति स्थिति दर्ज करें। व्यक्तिगत खातों के लिए, प्राप्तकर्ता के स्वीकार करने की प्रतीक्षा करें। कार्य या स्कूल खातों के लिए, पुष्टि करें कि प्राप्तकर्ता उसी संगठन में है और संगठन की स्वीकृति प्रक्रिया पूरी हो गई है।
- केवल तब जब हर पंक्ति पूर्ण स्थानांतरण दिखाए, मूल खाते तक पहुँच हटाएँ।
चरण 6 वह है जिसे लोग छोड़ देते हैं। “मैंने स्थानांतरण भेज दिया” और “नए स्वामी के पास यह है” एक समान नहीं हैं। सेवानिवृत्ति से पहले सत्यापन एक स्वच्छ हैंडऑफ़ और उन फ़ाइलों के सेट के बीच का अंतर है जिन्हें कोई खोल नहीं सकता।
विफलता पथ जिनकी योजना बनानी है
- प्राप्तकर्ता कभी स्वीकार नहीं करता। व्यक्तिगत खाते के लिए, स्थानांतरण लंबित रहता है। कुछ भी बंद करने से पहले प्राप्तकर्ता से संपर्क करें।
- प्राप्तकर्ता संगठन के बाहर है। कार्य या स्कूल खाते के लिए, उनके लिए स्थानांतरण पथ उपलब्ध नहीं है। जल्दी तय करें कि उन फ़ाइलों को इसके बजाय कैसे सौंपा जाएगा।
- आपने फ़ोल्डर स्थानांतरित किया और वहीं रुक गए। उसके अंदर की फ़ाइलें अभी भी मूल खाते की हैं। बही पर वापस जाएँ और फ़ाइलों को अलग-अलग स्थानांतरित करें।
- आपने किसी संपादक की भूमिका बदली और मान लिया कि वही माइग्रेशन है। किसी दस्तावेज़ को कौन संपादित कर सकता है, यह बदलना उसका स्वामी कौन है, यह बदलने के समान नहीं है। स्वामित्व एक अलग चरण है जिसकी अपनी पूर्व शर्तें हैं।
स्थानांतरण समस्या हल करने के लिए नियोक्ता का डेटा कॉपी न करें
अगर कार्य या स्कूल स्थानांतरण इसलिए अवरुद्ध है क्योंकि प्राप्तकर्ता संगठन के बाहर है, तो उत्तर फ़ाइलें डाउनलोड करके कहीं और पुनः अपलोड करना नहीं है। यह आपके नियोक्ता के डेटा नियमों का उल्लंघन कर सकता है और स्वामित्व का स्वच्छ रिकॉर्ड नहीं बनाता। संगठनात्मक प्रतिबंधों को खाते का प्रबंधन करने वाले किसी व्यक्ति से बात करने का संकेत मानें, न कि उससे बचने की बाधा।
जाँचें कि कौन अभी भी क्या खोल सकता है
एक बार बही पूर्ण स्थानांतरण दिखा दे, तो शेष आइटम पर साझाकरण सेटिंग्स की समीक्षा करना उचित है, विशेष रूप से हैंडऑफ़ के दौरान व्यापक रूप से साझा किए गए किसी भी आइटम पर। वर्तमान में किसके पास पहुँच है, इसकी एक संक्षिप्त समीक्षा उन आइटम को पकड़ लेगी जो गलत व्यक्ति के साथ साझा किए गए थे या स्थानांतरण के बाद खुले छोड़ दिए गए थे।
उस चरण के लिए, देखें आपकी साझा Google Drive फ़ाइलें कौन खोल सकता है।
यह मार्गदर्शिका क्या कवर नहीं करती
यह मार्गदर्शिका विशिष्ट मेनू पथ या बटन नाम नहीं बताती, क्योंकि वे समीक्षित सामग्री का हिस्सा नहीं थे और बदल सकते हैं। यह हर खाता प्रकार या हर साझाकरण कॉन्फ़िगरेशन को भी कवर नहीं करती। अगर आपकी स्थिति में किसी संगठन के प्रतिधारण नियम, प्रत्यायोजित प्रशासन, या व्यक्तिगत फ़ाइलों के बजाय साझा ड्राइव शामिल हैं, तो कार्रवाई करने से पहले अपने प्रशासक के साथ विवरण की पुष्टि करें।
खाता बंद करना एक तरह से अपरिवर्तनीय है जो स्थानांतरण नहीं है। सुरक्षित क्रम हमेशा यही है: बही बनाएँ, साझा करें, प्रत्येक आइटम स्थानांतरित करें, स्वीकृति की पुष्टि करें, फिर पहुँच हटाएँ।