Bắt đầu từ loại tài khoản, không phải tệp
Trước khi di chuyển bất cứ thứ gì, hãy trả lời hai câu hỏi: tài khoản bạn sắp đóng là Tài khoản Google cá nhân hay tài khoản công việc hoặc trường học, và mục bạn muốn bàn giao là tệp hay thư mục? Câu trả lời quyết định liệu việc chuyển có khả thi hay không và thế nào là “xong”.
Chỉ có thể chuyển quyền sở hữu Drive cho người mà mục đó đã được chia sẻ. Nguồn
Nếu người nhận chưa từng được cấp quyền truy cập vào mục đó, tùy chọn chuyển sẽ không khả dụng. Đó là điều kiện tiên quyết cần kiểm tra, không phải bước để lách. Hãy cấp quyền truy cập trước, rồi mới lên kế hoạch chuyển.
Lập bảng theo dõi chủ sở hữu cho tệp và thư mục
Chuyển thư mục và chuyển tệp không phải là cùng một thao tác. Nhiều người bàn giao một thư mục, tưởng rằng mọi thứ bên trong đã được chuyển, rồi sau đó mới phát hiện các tệp riêng lẻ vẫn thuộc tài khoản cũ.
Chuyển một thư mục không tự động chuyển quyền sở hữu các tệp bên trong. Nguồn
Hãy dùng một bảng liệt kê riêng từng mục bạn quan tâm, kèm chủ sở hữu hiện tại và chủ sở hữu mới dự kiến. Một bảng đơn giản là đủ:
| Mục | Tệp hay thư mục | Đã chia sẻ với chủ sở hữu mới chưa? | Có thể chuyển? | Đã xác nhận chấp nhận? |
|---|---|---|---|---|
| Ví dụ: bản tóm tắt dự án | Tệp | Có | Có | Đang chờ |
| Ví dụ: thư mục dự án | Thư mục | Có | Có | Đang chờ |
| Ví dụ: tệp bên trong thư mục đó | Tệp | Chưa | Chưa thể | — |
Hãy coi các dòng này là chỗ trống để bạn tự điền. Điểm mấu chốt là mỗi tệp bạn cần đều có dòng riêng, kể cả khi nó nằm trong một thư mục mà bạn cũng đang chuyển. Nếu một tệp chưa được chia sẻ với người nhận, hãy đánh dấu là bị chặn và chia sẻ nó trước khi bạn thử bất cứ điều gì.
Cá nhân so với công việc hoặc trường học: hai lối đi khác nhau
Bước chấp nhận là nơi hai loại tài khoản khác biệt rõ nhất.
Việc chuyển từ tài khoản cá nhân vẫn ở trạng thái chờ cho đến khi được chấp nhận, trong khi việc chuyển từ tài khoản công việc hoặc trường học bị giới hạn trong cùng tổ chức và tuân theo quy tắc chấp nhận khác. Nguồn
Trên thực tế, điều này cho bạn hai lối quyết định:
- Đóng tài khoản cá nhân. Việc chuyển bạn khởi tạo không kết thúc khi bạn nhấn. Nó chờ người nhận chấp nhận. Đừng đóng tài khoản khi việc chuyển vẫn đang chờ, vì một giao dịch đang chờ phụ thuộc vào việc tài khoản đã khởi tạo nó vẫn còn dùng được.
- Đóng tài khoản công việc hoặc trường học. Việc chuyển bị giới hạn cho người trong cùng tổ chức, và việc chấp nhận tuân theo quy tắc khác. Nếu người nhận nằm ngoài tổ chức của bạn, hãy lên kế hoạch bàn giao theo cách khác thay vì mong việc chuyển sẽ hoàn tất.
Nếu bạn không chắc mình đang dùng loại tài khoản nào, hãy kiểm tra trước khi lập bảng. Toàn bộ kế hoạch phụ thuộc vào điều đó.
Danh sách kiểm tra bạn có thể làm theo thứ tự
- Xác định loại tài khoản (cá nhân, hay công việc hoặc trường học).
- Liệt kê mọi tệp và thư mục bạn cần giữ khả năng truy cập, thành các dòng riêng trong bảng.
- Xác nhận rằng từng mục đã được chia sẻ với chủ sở hữu mới dự kiến. Những mục chưa được chia sẻ sẽ bị chặn cho đến khi bạn làm việc này.
- Bắt đầu chuyển từng mục, theo từng tệp, không chỉ thư mục cha.
- Ghi lại trạng thái chấp nhận cho từng dòng. Với tài khoản cá nhân, chờ người nhận chấp nhận. Với tài khoản công việc hoặc trường học, xác nhận người nhận thuộc cùng tổ chức và quy trình chấp nhận của tổ chức đã hoàn tất.
- Chỉ sau khi mọi dòng đều cho thấy việc chuyển đã hoàn tất, bạn mới nên ngừng quyền truy cập vào tài khoản gốc.
Bước 6 là bước mọi người hay bỏ qua. “Tôi đã gửi yêu cầu chuyển” không giống với “chủ sở hữu mới đã có nó”. Xác minh trước khi ngừng quyền truy cập là khác biệt giữa một cuộc bàn giao gọn gàng và một tập tệp không ai mở được.
Những lối thất bại cần lường trước
- Người nhận không bao giờ chấp nhận. Với tài khoản cá nhân, việc chuyển vẫn ở trạng thái chờ. Hãy theo dõi với người nhận trước khi bạn đóng bất cứ thứ gì.
- Người nhận nằm ngoài tổ chức. Với tài khoản công việc hoặc trường học, lối chuyển không khả dụng cho họ. Hãy quyết định sớm cách bàn giao những tệp đó thay thế.
- Bạn đã chuyển thư mục và dừng ở đó. Các tệp bên trong vẫn thuộc tài khoản gốc. Hãy quay lại bảng và chuyển từng tệp riêng lẻ.
- Bạn đã đổi vai trò người chỉnh sửa và tưởng đó là di chuyển. Đổi người có thể chỉnh sửa tài liệu không giống với đổi người sở hữu nó. Quyền sở hữu là một bước riêng với các điều kiện tiên quyết riêng.
Đừng sao chép dữ liệu của nhà tuyển dụng để giải quyết vấn đề chuyển nhượng
Nếu việc chuyển từ tài khoản công việc hoặc trường học bị chặn vì người nhận nằm ngoài tổ chức, câu trả lời không phải là tải tệp xuống và tải lên nơi khác. Điều đó có thể xung đột với quy định dữ liệu của nhà tuyển dụng và không tạo ra hồ sơ sở hữu rõ ràng. Hãy coi các hạn chế của tổ chức là dấu hiệu để trao đổi với người quản trị tài khoản, không phải chướng ngại để lách.
Kiểm tra ai vẫn có thể mở thứ gì
Khi bảng đã cho thấy các lần chuyển hoàn tất, nên xem lại cài đặt chia sẻ trên những mục còn lại, đặc biệt là bất cứ thứ gì bạn đã chia sẻ rộng rãi trong quá trình bàn giao. Một lần xem nhanh ai hiện có quyền truy cập sẽ bắt được những mục đã bị chia sẻ nhầm người hoặc còn để mở sau khi chuyển.
Cho bước đó, xem ai có thể mở các tệp Google Drive được chia sẻ của bạn.
Những gì hướng dẫn này không đề cập
Hướng dẫn này không mô tả đường dẫn menu hay tên nút cụ thể, vì chúng không nằm trong tài liệu đã xem xét và có thể thay đổi. Nó cũng không bao quát mọi loại tài khoản hay mọi cấu hình chia sẻ. Nếu tình huống của bạn liên quan đến quy định lưu trữ của tổ chức, quản trị được ủy quyền, hoặc drive dùng chung thay vì tệp cá nhân, hãy xác nhận cụ thể với quản trị viên trước khi hành động.
Đóng tài khoản là việc không thể đảo ngược theo cách mà chuyển nhượng không phải. Thứ tự an toàn luôn là: lập bảng, chia sẻ, chuyển từng mục, xác nhận chấp nhận, rồi mới ngừng quyền truy cập.