Mulai dari jenis akun, bukan dari file
Sebelum memindahkan apa pun, jawab dua pertanyaan: apakah akun yang akan Anda tutup adalah Akun Google pribadi atau akun kerja atau sekolah, dan apakah item yang ingin Anda serahkan adalah file atau folder? Jawaban ini menentukan apakah transfer mungkin dilakukan dan seperti apa bentuk “selesai”.
Kepemilikan Drive hanya dapat ditransfer kepada orang yang sudah memiliki akses berbagi ke item tersebut. Sumber
Jika penerima belum pernah diberi akses ke item tersebut, opsi transfer tidak akan tersedia untuk item itu. Itu adalah prasyarat yang harus diperiksa, bukan langkah yang bisa diakali. Berikan akses terlebih dahulu, baru rencanakan transfer.
Susun daftar kepemilikan file versus folder
Transfer folder dan transfer file bukan operasi yang sama. Banyak orang menyerahkan folder, menganggap semua isinya ikut berpindah, lalu baru menyadari bahwa file-file individualnya masih milik akun lama.
Mentransfer folder tidak otomatis memindahkan kepemilikan file di dalamnya. Sumber
Gunakan daftar yang mencantumkan setiap item yang Anda pedulikan secara terpisah, beserta pemilik saat ini dan calon pemilik baru. Tabel sederhana sudah cukup:
| Item | File atau folder | Sudah dibagikan ke pemilik baru? | Transfer mungkin? | Penerimaan dikonfirmasi? |
|---|---|---|---|---|
| Contoh: ringkasan proyek | File | Ya | Ya | Tertunda |
| Contoh: folder proyek | Folder | Ya | Ya | Tertunda |
| Contoh: file di dalam folder itu | File | Tidak | Belum | — |
Anggap baris-baris itu sebagai placeholder yang Anda isi sendiri. Intinya, setiap file yang Anda butuhkan adalah barisnya sendiri, meskipun file itu berada di dalam folder yang juga Anda transfer. Jika sebuah file belum dibagikan ke penerima, tandai sebagai terblokir dan bagikan sebelum Anda mencoba apa pun.
Pribadi versus kerja atau sekolah: dua jalur berbeda
Langkah penerimaan adalah titik di mana kedua jenis akun paling berbeda.
Transfer akun pribadi tetap tertunda hingga diterima, sedangkan transfer akun kerja atau sekolah dibatasi pada organisasi yang sama dan mengikuti aturan penerimaan yang berbeda. Sumber
Dalam praktiknya, ini memberi Anda dua jalur keputusan:
- Penutupan akun pribadi. Transfer yang Anda mulai tidak selesai saat Anda mengklik. Transfer menunggu penerima menyetujuinya. Jangan tutup akun selama transfer masih tertunda, karena transfer yang tertunda bergantung pada akun yang memulainya masih dapat digunakan.
- Penutupan akun kerja atau sekolah. Transfer dibatasi untuk orang di dalam organisasi yang sama, dan penerimaan mengikuti aturan yang berbeda. Jika penerima berada di luar organisasi Anda, rencanakan cara penyerahan lain alih-alih berharap transfer selesai.
Jika Anda tidak yakin jenis akun yang Anda miliki, periksa dulu sebelum menyusun daftar. Seluruh rencana bergantung pada hal ini.
Daftar periksa yang bisa Anda kerjakan secara berurutan
- Identifikasi jenis akun (pribadi, atau kerja atau sekolah).
- Daftar setiap file dan folder yang perlu tetap dapat diakses, sebagai baris terpisah dalam daftar.
- Pastikan setiap item sudah dibagikan ke calon pemilik baru. Item yang belum dibagikan terblokir sampai Anda melakukannya.
- Mulai transfer untuk setiap item, file demi file, bukan hanya untuk folder induknya.
- Catat status penerimaan untuk setiap baris. Untuk akun pribadi, tunggu penerima menyetujuinya. Untuk akun kerja atau sekolah, pastikan penerima berada di organisasi yang sama dan proses penerimaan organisasi telah selesai.
- Hanya setelah setiap baris menunjukkan transfer selesai, Anda boleh menonaktifkan akses ke akun asli.
Langkah 6 adalah yang sering dilewatkan orang. “Saya sudah mengirim transfer” tidak sama dengan “pemilik baru sudah menerimanya.” Verifikasi sebelum menonaktifkan akun adalah pembeda antara penyerahan yang bersih dan sekumpulan file yang tidak bisa dibuka siapa pun.
Jalur kegagalan yang perlu diantisipasi
- Penerima tidak pernah menyetujui. Untuk akun pribadi, transfer tetap tertunda. Tindak lanjuti dengan penerima sebelum Anda menutup apa pun.
- Penerima berada di luar organisasi. Untuk akun kerja atau sekolah, jalur transfer tidak tersedia bagi mereka. Putuskan sejak awal bagaimana file tersebut akan diserahkan sebagai gantinya.
- Anda mentransfer folder dan berhenti di situ. File di dalamnya masih milik akun asli. Kembali ke daftar dan transfer file-file itu satu per satu.
- Anda mengubah peran editor dan menganggapnya sebagai migrasi. Mengubah siapa yang dapat mengedit dokumen tidak sama dengan mengubah siapa yang memilikinya. Kepemilikan adalah langkah terpisah dengan prasyaratnya sendiri.
Jangan menyalin data pemberi kerja untuk mengatasi masalah transfer
Jika transfer akun kerja atau sekolah terblokir karena penerima berada di luar organisasi, jawabannya bukan mengunduh file lalu mengunggahnya ke tempat lain. Itu bisa bertentangan dengan aturan data pemberi kerja Anda dan tidak menghasilkan catatan kepemilikan yang bersih. Perlakukan pembatasan organisasi sebagai tanda untuk berbicara dengan pihak yang mengelola akun, bukan sebagai hambatan yang harus diakali.
Periksa siapa yang masih bisa membuka apa
Setelah daftar menunjukkan transfer selesai, ada baiknya meninjau pengaturan berbagi pada item yang tersisa, terutama apa pun yang Anda bagikan secara luas selama penyerahan. Tinjauan singkat tentang siapa yang saat ini memiliki akses akan menangkap item yang salah dibagikan ke orang yang salah atau dibiarkan terbuka setelah transfer.
Untuk langkah itu, lihat siapa yang dapat membuka file Google Drive Anda yang dibagikan.
Apa yang tidak dibahas panduan ini
Panduan ini tidak menjelaskan jalur menu atau nama tombol tertentu, karena hal-hal itu bukan bagian dari materi yang ditinjau dan dapat berubah. Panduan ini juga tidak mencakup setiap jenis akun atau setiap konfigurasi berbagi. Jika situasi Anda melibatkan aturan retensi organisasi, administrasi terdelegasi, atau drive bersama alih-alih file pribadi, konfirmasikan detailnya dengan administrator Anda sebelum bertindak.
Menutup akun bersifat ireversibel, berbeda dengan transfer. Urutan yang aman selalu: susun daftar, bagikan, transfer setiap item, konfirmasi penerimaan, lalu nonaktifkan akses.