เริ่มจากประเภทบัญชี ไม่ใช่จากไฟล์
ก่อนจะย้ายอะไรก็ตาม ให้ตอบสองคำถามก่อน: บัญชีที่คุณกำลังจะปิดเป็นบัญชี Google ส่วนตัว หรือบัญชีงานหรือโรงเรียน และสิ่งที่คุณต้องการส่งมอบเป็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ คำตอบเหล่านี้กำหนดว่า การโอนเป็นไปได้หรือไม่เลย และ “เสร็จสิ้น” มีหน้าตาอย่างไร
Drive โอนความเป็นเจ้าของได้เฉพาะให้กับบุคคลที่ไฟล์นั้นถูกแชร์ให้แล้วเท่านั้น แหล่งที่มา
หากผู้รับยังไม่เคยได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์นั้น ตัวเลือกการโอนจะไม่ปรากฏสำหรับไฟล์นั้น นี่คือเงื่อนไขเบื้องต้นที่ต้องตรวจสอบ ไม่ใช่ขั้นตอนที่ต้องหาทางเลี่ยง ให้สิทธิ์เข้าถึงก่อน แล้วจึงวางแผนโอน
สร้างตารางเจ้าของแยกไฟล์กับโฟลเดอร์
การโอนโฟลเดอร์กับการโอนไฟล์ไม่ใช่การดำเนินการเดียวกัน หลายคนส่งมอบโฟลเดอร์ คิดว่าทุกอย่างข้างในย้ายตามไปแล้ว และมาพบทีหลังว่าไฟล์แต่ละไฟล์ยังเป็นของบัญชีเดิมอยู่
การโอนโฟลเดอร์ไม่ได้โอนความเป็นเจ้าของไฟล์ที่อยู่ข้างในโดยอัตโนมัติ แหล่งที่มา
ใช้ตารางที่แยกรายการแต่ละรายการที่คุณสนใจ พร้อมเจ้าของปัจจุบันและเจ้าของใหม่ที่ตั้งใจไว้ ตารางง่าย ๆ ก็เพียงพอ:
| รายการ | ไฟล์หรือโฟลเดอร์ | แชร์ให้เจ้าของใหม่แล้วหรือยัง | โอนได้หรือไม่ | ยืนยันการยอมรับแล้วหรือยัง |
|---|---|---|---|---|
| ตัวอย่าง: บรีฟโปรเจกต์ | ไฟล์ | ใช่ | ใช่ | รออยู่ |
| ตัวอย่าง: โฟลเดอร์โปรเจกต์ | โฟลเดอร์ | ใช่ | ใช่ | รออยู่ |
| ตัวอย่าง: ไฟล์ในโฟลเดอร์นั้น | ไฟล์ | ไม่ | ยังไม่ได้ | — |
ให้ถือว่าแถวเหล่านี้เป็นช่องว่างที่คุณต้องกรอกเอง ประเด็นคือไฟล์ทุกไฟล์ที่คุณต้องการต้องมีบรรทัดของตัวเอง แม้จะอยู่ในโฟลเดอร์ที่คุณกำลังโอนด้วยก็ตาม หากไฟล์ใดยังไม่ได้แชร์ให้ผู้รับ ให้ทำเครื่องหมายว่าติดขัดและแชร์ก่อนที่คุณจะลองทำอะไร
บัญชีส่วนตัวกับบัญชีงานหรือโรงเรียน: สองเส้นทางที่ต่างกัน
ขั้นตอนการยอมรับคือจุดที่บัญชีสองประเภทต่างกันมากที่สุด
การโอนในบัญชีส่วนตัวจะค้างอยู่จนกว่าจะมีการยอมรับ ส่วนการโอนในบัญชีงานหรือโรงเรียนจำกัดเฉพาะองค์กรเดียวกันและมีกฎการยอมรับที่ต่างกัน แหล่งที่มา
ในทางปฏิบัติ คุณมีสองเส้นทางในการตัดสินใจ:
- การปิดบัญชีส่วนตัว การโอนที่คุณเริ่มไว้จะไม่เสร็จสิ้นเพียงแค่คุณกดปุ่ม แต่จะรอให้ผู้รับยอมรับ อย่าปิดบัญชีในขณะที่การโอนยังค้างอยู่ เพราะการโอนที่ค้างอยู่ต้องพึ่งพาบัญชีที่เริ่มการโอนยังใช้งานได้
- การปิดบัญชีงานหรือโรงเรียน การโอนจำกัดเฉพาะบุคคลภายในองค์กรเดียวกัน และการยอมรับเป็นไปตามกฎที่ต่างกัน หากผู้รับอยู่นอกองค์กรของคุณ ให้วางแผนการส่งมอบวิธีอื่นแทนที่จะคาดหวังให้การโอนเสร็จสมบูรณ์
หากคุณไม่แน่ใจว่าถือบัญชีประเภทใด ให้ตรวจสอบก่อนสร้างตาราง แผนทั้งหมดขึ้นอยู่กับข้อนี้
รายการตรวจสอบที่ทำตามลำดับได้
- ระบุประเภทบัญชี (ส่วนตัว หรือ งานหรือโรงเรียน)
- ระบุไฟล์และโฟลเดอร์ทุกไฟล์ที่คุณต้องให้ยังเข้าถึงได้ เป็นแถวในตารางแยกกัน
- ยืนยันว่าแต่ละรายการถูกแชร์ให้เจ้าของใหม่ที่ตั้งใจไว้แล้ว รายการที่ยังไม่แชร์จะติดขัดจนกว่าคุณจะทำขั้นนี้
- เริ่มการโอนสำหรับแต่ละรายการ ทีละไฟล์ ไม่ใช่แค่โฟลเดอร์แม่
- บันทึกสถานะการยอมรับของแต่ละแถว สำหรับบัญชีส่วนตัว ให้รอให้ผู้รับยอมรับ สำหรับบัญชีงานหรือโรงเรียน ให้ยืนยันว่าผู้รับอยู่ในองค์กรเดียวกันและกระบวนการยอมรับขององค์กรเสร็จสิ้นแล้ว
- เมื่อทุกแถวแสดงว่าการโอนเสร็จสมบูรณ์แล้วเท่านั้น จึงค่อยยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงบัญชีเดิม
ขั้นตอนที่ 6 คือขั้นที่คนมักข้าม “ฉันส่งคำขอโอนแล้ว” ไม่เหมือนกับ “เจ้าของใหม่ได้รับแล้ว” การตรวจสอบก่อนยกเลิกสิทธิ์คือความต่างระหว่างการส่งมอบที่เรียบร้อยกับชุดไฟล์ที่ไม่มีใครเปิดได้
เส้นทางความล้มเหลวที่ต้องวางแผนรับมือ
- ผู้รับไม่ยอมรับเลย สำหรับบัญชีส่วนตัว การโอนจะค้างอยู่ ให้ติดตามผู้รับก่อนที่คุณจะปิดอะไรก็ตาม
- ผู้รับอยู่นอกองค์กร สำหรับบัญชีงานหรือโรงเรียน เส้นทางการโอนไม่เปิดให้พวกเขา ตัดสินใจตั้งแต่เนิ่น ๆ ว่าไฟล์เหล่านั้นจะส่งมอบด้วยวิธีใดแทน
- คุณโอนโฟลเดอร์แล้วหยุดแค่นั้น ไฟล์ข้างในยังเป็นของบัญชีเดิม กลับไปที่ตารางแล้วโอนไฟล์ทีละไฟล์
- คุณเปลี่ยนบทบาทของผู้แก้ไขแล้วคิดว่านั่นคือการย้ายข้อมูล การเปลี่ยนว่าใครแก้ไขเอกสารได้ ไม่เหมือนกับการเปลี่ยนว่าใครเป็นเจ้าของ ความเป็นเจ้าของเป็นขั้นตอนแยกต่างหากที่มีเงื่อนไขเบื้องต้นของตัวเอง
อย่าคัดลอกข้อมูลของนายจ้างเพื่อแก้ปัญหาการโอน
หากการโอนในบัญชีงานหรือโรงเรียนถูกบล็อกเพราะผู้รับอยู่นอกองค์กร คำตอบไม่ใช่การดาวน์โหลดไฟล์แล้วอัปโหลดใหม่ที่อื่น การทำเช่นนั้นอาจขัดกับกฎข้อมูลของนายจ้างและไม่ได้สร้างบันทึกความเป็นเจ้าของที่เรียบร้อย ให้ถือว่าข้อจำกัดขององค์กรเป็นสัญญาณให้พูดคุยกับผู้ดูแลบัญชี ไม่ใช่อุปสรรคที่ต้องหาทางอ้อม
ตรวจสอบว่าใครยังเปิดอะไรได้บ้าง
เมื่อตารางแสดงว่าการโอนเสร็จสมบูรณ์แล้ว ควรทบทวนการตั้งค่าการแชร์ของรายการที่เหลือ โดยเฉพาะสิ่งที่คุณแชร์ในวงกว้างระหว่างการส่งมอบ การทบทวนสั้น ๆ ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงอยู่ตอนนี้จะช่วยจับรายการที่ถูกแชร์ให้คนผิดหรือถูกเปิดค้างไว้หลังการโอน
สำหรับขั้นตอนนั้น ดูที่ ใครสามารถเปิดไฟล์ Google Drive ที่แชร์ไว้ของคุณได้บ้าง
สิ่งที่คู่มือนี้ไม่ครอบคลุม
คู่มือนี้ไม่ได้อธิบายเส้นทางเมนูหรือชื่อปุ่มเฉพาะ เพราะสิ่งเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในเนื้อหาที่ตรวจทานและอาจเปลี่ยนแปลงได้ อีกทั้งไม่ได้ครอบคลุมบัญชีทุกประเภทหรือการตั้งค่าการแชร์ทุกรูปแบบ หากสถานการณ์ของคุณเกี่ยวข้องกับกฎการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร การบริหารแบบมอบหมายอำนาจ หรือ shared drive แทนที่จะเป็นไฟล์ส่วนตัว ให้ยืนยันรายละเอียดกับผู้ดูแลระบบก่อนดำเนินการ
การปิดบัญชีนั้นย้อนกลับไม่ได้ ในขณะที่การโอนยังย้อนกลับได้ ลำดับที่ปลอดภัยเสมอคือ: สร้างตาราง แชร์ โอนแต่ละรายการ ยืนยันการยอมรับ แล้วจึงยกเลิกสิทธิ์เข้าถึง