Dosyayla değil, hesap türüyle başlayın
Hiçbir şeyi taşımadan önce iki soruyu yanıtlayın: kapatmakta olduğunuz hesap kişisel bir Google Hesabı mı, yoksa iş veya okul hesabı mı ve devretmek istediğiniz öğe bir dosya mı yoksa bir klasör mü? Bu yanıtlar, bir devrin mümkün olup olmadığını ve “tamamlandı”nın ne anlama geldiğini belirler.
Drive sahipliği yalnızca öğenin paylaşıldığı bir kişiye devredilebilir. Kaynak
Alıcıya öğeye hiç erişim verilmemişse, o öğe için devretme seçeneği kullanılamaz. Bu, etrafından dolaşılacak bir adım değil, kontrol edilmesi gereken bir ön koşuldur. Önce erişim verin, sonra devri planlayın.
Dosya-klasör sahiplik çizelgesi oluşturun
Klasör devri ile dosya devri aynı işlem değildir. Pek çok kişi bir klasörü devreder, içindeki her şeyin taşındığını varsayar ve sonradan tek tek dosyaların hâlâ eski hesaba ait olduğunu fark eder.
Bir klasörü devretmek, içindeki dosyaların sahipliğini otomatik olarak devretmez. Kaynak
Önemsediğiniz her öğeyi, mevcut sahibi ve hedeflenen yeni sahibiyle birlikte ayrı ayrı listeleyen bir çizelge kullanın. Basit bir tablo yeterlidir:
| Öğe | Dosya veya klasör | Yeni sahiple paylaşıldı mı? | Devir mümkün mü? | Kabul onaylandı mı? |
|---|---|---|---|---|
| Örnek: proje özeti | Dosya | Evet | Evet | Beklemede |
| Örnek: proje klasörü | Klasör | Evet | Evet | Beklemede |
| Örnek: o klasörün içindeki dosya | Dosya | Hayır | Henüz değil | — |
Satırları kendiniz dolduracağınız yer tutucular olarak düşünün. Önemli olan, devretmekte olduğunuz bir klasörün içinde yer alsa bile ihtiyacınız olan her dosyanın kendi satırına sahip olmasıdır. Bir dosya henüz alıcıyla paylaşılmadıysa, onu engelli olarak işaretleyin ve herhangi bir girişimde bulunmadan önce paylaşın.
Kişisel ile iş veya okul: iki farklı yol
Kabul adımı, iki hesap türünün en çok ayrıştığı yerdir.
Kişisel hesap devirleri kabul edilene kadar beklemede kalır; iş veya okul devirleri ise aynı kuruluşla sınırlıdır ve farklı kabul kurallarına tabidir. Kaynak
Pratikte bu size iki karar yolu sunar:
- Kişisel hesap kapatma. Başlattığınız bir devir, tıkladığınız anda bitmiş olmaz. Alıcının kabul etmesini bekler. Devir hâlâ beklemedeyken hesabı kapatmayın, çünkü beklemedeki bir devir, onu başlatan hesabın hâlâ kullanılabilir olmasına bağlıdır.
- İş veya okul hesabı kapatma. Devirler aynı kuruluş içindeki kişilerle sınırlıdır ve kabul farklı kurallara tabidir. Alıcı kuruluşunuzun dışındaysa, devrin tamamlanmasını beklemek yerine farklı bir teslim planı yapın.
Hangi tür hesaba sahip olduğunuzdan emin değilseniz, çizelgeyi oluşturmadan önce bunu kontrol edin. Tüm plan buna bağlıdır.
Sırayla ilerleyebileceğiniz bir kontrol listesi
- Hesap türünü belirleyin (kişisel veya iş ya da okul).
- Erişilebilir kalması gereken her dosya ve klasörü ayrı çizelge satırları olarak listeleyin.
- Her öğenin hedeflenen yeni sahiple paylaşıldığını doğrulayın. Henüz paylaşılmayan öğeler, bunu yapana kadar engellidir.
- Devri her öğe için, yalnızca üst klasör için değil, dosya dosya başlatın.
- Her satır için kabul durumunu kaydedin. Kişisel hesaplarda alıcının kabul etmesini bekleyin. İş veya okul hesaplarında alıcının aynı kuruluşta olduğunu ve kuruluşun kabul sürecinin tamamlandığını doğrulayın.
- Orijinal hesaba erişimi ancak her satır tamamlanmış bir devir gösterdikten sonra kapatın.
İnsanların atladığı adım 6’dır. “Devri gönderdim” demek, “yeni sahip artık ona sahip” demek değildir. Kapatmadan önce doğrulama, temiz bir teslim ile kimsenin açamadığı bir dosya yığını arasındaki farktır.
Planlamanız gereken başarısızlık yolları
- Alıcı hiç kabul etmez. Kişisel hesapta devir beklemede kalır. Herhangi bir şeyi kapatmadan önce alıcıyla iletişime geçin.
- Alıcı kuruluş dışındadır. İş veya okul hesabında devir yolu onlar için kullanılamaz. Bu dosyaların bunun yerine nasıl teslim edileceğine erkenden karar verin.
- Klasörü devrettiniz ve orada durdunuz. İçindeki dosyalar hâlâ orijinal hesaba aittir. Çizelgeye geri dönün ve dosyaları tek tek devredin.
- Bir editörün rolünü değiştirdiniz ve bunu taşıma sandınız. Bir belgeyi kimin düzenleyebileceğini değiştirmek, kimin sahip olduğunu değiştirmekle aynı şey değildir. Sahiplik, kendi ön koşulları olan ayrı bir adımdır.
Devir sorununu çözmek için işveren verilerini kopyalamayın
Alıcı kuruluş dışında olduğu için bir iş veya okul devri engellenmişse, yanıt dosyaları indirip başka bir yere yeniden yüklemek değildir. Bu, işvereninizin veri kurallarıyla çelişebilir ve temiz bir sahiplik kaydı oluşturmaz. Kurumsal kısıtlamaları, etrafından dolaşılacak bir engel değil, hesabı yöneten kişiyle konuşmanız gerektiğinin bir işareti olarak görün.
Kimin hâlâ neyi açabildiğini kontrol edin
Çizelge tamamlanmış devirleri gösterdiğinde, kalan öğelerdeki paylaşım ayarlarını, özellikle teslim sırasında geniş çapta paylaştığınız her şeyi gözden geçirmeye değer. Kimin şu anda erişimi olduğuna dair kısa bir inceleme, yanlış kişiyle paylaşılan veya devirden sonra açık bırakılan öğeleri yakalayacaktır.
Bu adım için bkz. paylaşılan Google Drive dosyalarınızı kimlerin açabileceği.
Bu kılavuzun kapsamadıkları
Bu kılavuz, belirli menü yollarını veya düğme adlarını açıklamaz; çünkü bunlar incelenen materyalin parçası değildi ve değişebilir. Ayrıca her hesap türünü veya her paylaşım yapılandırmasını kapsamaz. Durumunuz kişisel dosyalar yerine bir kuruluşun saklama kurallarını, devredilmiş yönetimi veya paylaşılan drive’ları içeriyorsa, harekete geçmeden önce ayrıntıları yöneticinizle doğrulayın.
Bir hesabı kapatmak, bir devrin olmadığı şekilde geri alınamaz. Güvenli sıra her zaman şudur: çizelgeyi oluşturun, paylaşın, her öğeyi devredin, kabulü onaylayın, sonra erişimi kapatın.