파일이 아니라 계정 유형부터 확인하세요
무엇이든 옮기기 전에 두 가지 질문에 답하세요. 닫으려는 계정이 개인 Google 계정인지, 직장 또는 학교 계정인지, 그리고 넘기려는 항목이 파일인지 폴더인지입니다. 이 답에 따라 이전이 가능한지 자체와 “완료”의 의미가 달라집니다.
Drive 소유권은 해당 항목이 공유된 사람에게만 이전할 수 있습니다. 출처
수신자에게 해당 항목에 대한 접근 권한이 한 번도 부여되지 않았다면 그 항목에는 이전 옵션이 나타나지 않습니다. 이는 우회할 단계가 아니라 먼저 확인해야 할 전제 조건입니다. 먼저 접근 권한을 부여한 뒤 이전을 계획하세요.
파일과 폴더를 구분한 소유자 장부 만들기
폴더 이전과 파일 이전은 같은 작업이 아닙니다. 많은 사람이 폴더를 넘기고 안에 있는 것도 모두 옮겨졌다고 생각했다가, 나중에 개별 파일이 여전히 예전 계정 소유라는 사실을 알게 됩니다.
폴더를 이전해도 폴더 안의 파일 소유권은 자동으로 이전되지 않습니다. 출처
중요하게 여기는 각 항목을 현재 소유자와 이전 대상 소유자와 함께 따로 나열하는 장부를 사용하세요. 간단한 표로 충분합니다.
| 항목 | 파일 또는 폴더 | 새 소유자와 공유됨? | 이전 가능? | 수락 확인? |
|---|---|---|---|---|
| 예: 프로젝트 개요서 | 파일 | 예 | 예 | 대기 중 |
| 예: 프로젝트 폴더 | 폴더 | 예 | 예 | 대기 중 |
| 예: 그 폴더 안의 파일 | 파일 | 아니요 | 아직 불가 | — |
각 행은 직접 채워 넣는 자리표시자로 생각하세요. 핵심은 함께 이전하는 폴더 안에 있더라도 필요한 모든 파일이 각각 한 줄씩 들어가야 한다는 점입니다. 아직 수신자와 공유되지 않은 파일은 차단됨으로 표시하고, 어떤 시도도 하기 전에 먼저 공유하세요.
개인 계정과 직장 또는 학교 계정: 서로 다른 두 경로
수락 단계에서 두 계정 유형의 차이가 가장 크게 드러납니다.
개인 계정의 이전은 수락될 때까지 대기 상태로 남지만, 직장 또는 학교 계정의 이전은 같은 조직 내로 제한되며 수락 규칙도 다릅니다. 출처
실제로는 두 가지 판단 경로가 생깁니다.
- 개인 계정을 닫는 경우. 직접 시작한 이전은 클릭한다고 끝나지 않습니다. 수신자가 수락할 때까지 기다려야 합니다. 이전이 대기 중인 동안에는 계정을 닫지 마세요. 대기 중인 이전은 이를 시작한 계정이 여전히 사용 가능한 상태에 의존하기 때문입니다.
- 직장 또는 학교 계정을 닫는 경우. 이전은 같은 조직 내 사람으로 제한되며 수락 절차도 다른 규칙을 따릅니다. 수신자가 조직 외부에 있다면 이전이 완료되기를 기대하지 말고 다른 인계 방법을 계획하세요.
자신이 어떤 유형의 계정을 보유했는지 확실하지 않다면 장부를 만들기 전에 먼저 확인하세요. 전체 계획이 여기에 달려 있습니다.
순서대로 진행할 수 있는 체크리스트
- 계정 유형(개인, 또는 직장/학교)을 확인합니다.
- 계속 접근 가능해야 하는 모든 파일과 폴더를 장부의 별도 행으로 나열합니다.
- 각 항목이 의도한 새 소유자와 공유되었는지 확인합니다. 아직 공유되지 않은 항목은 공유하기 전까지 차단 상태입니다.
- 상위 폴더만이 아니라 항목마다, 파일 하나씩 이전을 시작합니다.
- 각 행의 수락 상태를 기록합니다. 개인 계정은 수신자의 수락을 기다립니다. 직장 또는 학교 계정은 수신자가 같은 조직에 있는지, 조직의 수락 절차가 완료되었는지 확인합니다.
- 모든 행이 완료된 이전을 보여준 뒤에만 원래 계정의 접근 권한을 정리합니다.
6단계는 많은 사람이 건너뛰는 단계입니다. “이전을 보냈다”는 “새 소유자가 갖고 있다”와 같지 않습니다. 정리 전 확인이 깔끔한 인계와 아무도 열 수 없는 파일 묶음 사이를 가릅니다.
대비해야 할 실패 경로
- 수신자가 끝내 수락하지 않는 경우. 개인 계정에서는 이전이 대기 상태로 남습니다. 무엇이든 닫기 전에 수신자에게 후속 연락을 하세요.
- 수신자가 조직 외부에 있는 경우. 직장 또는 학교 계정에서는 그 사람에게 이전 경로를 사용할 수 없습니다. 해당 파일을 대신 어떻게 인계할지 일찍 정하세요.
- 폴더만 이전하고 멈춘 경우. 폴더 안의 파일은 여전히 원래 계정 소유입니다. 장부로 돌아가 파일을 개별적으로 이전하세요.
- 편집자 역할을 바꾸고 이전했다고 생각한 경우. 문서를 편집할 수 있는 사람을 바꾸는 것은 소유자를 바꾸는 것과 같지 않습니다. 소유권은 자체 전제 조건이 있는 별도의 단계입니다.
이전 문제를 해결하려고 고용주 데이터를 복사하지 마세요
수신자가 조직 외부에 있어 직장 또는 학교 계정의 이전이 막혔다면, 파일을 내려받아 다른 곳에 다시 업로드하는 것이 답이 아닙니다. 이는 고용주의 데이터 규칙과 충돌할 수 있고 깔끔한 소유권 기록도 만들어내지 못합니다. 조직의 제한은 우회할 장애물이 아니라 계정을 관리하는 사람과 상의하라는 신호로 받아들이세요.
누가 여전히 무엇을 열 수 있는지 확인하세요
장부에 완료된 이전이 표시되면 남아 있는 항목, 특히 인계 과정에서 넓게 공유한 항목의 공유 설정을 검토할 가치가 있습니다. 현재 누가 접근 권한을 가졌는지 짧게 검토하면 잘못된 사람과 공유되었거나 이전 후에도 열린 상태로 남은 항목을 잡아낼 수 있습니다.
이 단계는 공유한 Google Drive 파일을 누가 열 수 있는지를 참고하세요.
이 가이드가 다루지 않는 것
이 가이드는 검토한 자료에 포함되지 않았고 바뀔 수 있는 구체적인 메뉴 경로나 버튼 이름을 설명하지 않습니다. 또한 모든 계정 유형이나 모든 공유 구성을 다루지 않습니다. 상황에 조직의 보존 규칙, 위임된 관리, 개인 파일이 아닌 공유 드라이브가 관련된다면 조치하기 전에 관리자와 구체적인 내용을 확인하세요.
계정을 닫는 것은 이전과 달리 되돌릴 수 없습니다. 안전한 순서는 항상 같습니다. 장부를 만들고, 공유하고, 각 항목을 이전하고, 수락을 확인한 뒤 접근 권한을 정리하세요.