Beginnen Sie mit dem Kontotyp, nicht mit der Datei
Bevor Sie etwas verschieben, beantworten Sie zwei Fragen: Handelt es sich bei dem Konto, das Sie schließen, um ein privates Google-Konto oder um ein Arbeits- oder Schulkonto, und ist das Element, das Sie übergeben möchten, eine Datei oder ein Ordner? Die Antworten entscheiden, ob eine Übertragung überhaupt möglich ist und was „erledigt“ bedeutet.
Das Eigentum an Drive-Elementen lässt sich nur auf eine Person übertragen, mit der das Element geteilt wurde. Quelle
Wenn der Empfängerin oder dem Empfänger nie Zugriff auf das Element gewährt wurde, ist die Übertragungsoption dafür nicht verfügbar. Das ist eine Voraussetzung, die Sie prüfen müssen, kein Schritt, den Sie umgehen können. Gewähren Sie zuerst Zugriff und planen Sie dann die Übertragung.
Erstellen Sie ein Eigentümer-Ledger für Dateien und Ordner
Eine Ordnerübertragung und eine Dateiübertragung sind nicht derselbe Vorgang. Viele übergeben einen Ordner, gehen davon aus, dass alles darin übertragen wurde, und stellen später fest, dass die einzelnen Dateien noch dem alten Konto gehören.
Die Übertragung eines Ordners überträgt nicht automatisch das Eigentum an den darin enthaltenen Dateien. Quelle
Verwenden Sie ein Ledger, das jedes Element, das Ihnen wichtig ist, separat auflistet, mit seinem aktuellen Eigentümer und dem vorgesehenen neuen Eigentümer. Eine einfache Tabelle reicht aus:
| Element | Datei oder Ordner | Derzeit für neuen Eigentümer freigegeben? | Übertragung möglich? | Annahme bestätigt? |
|---|---|---|---|---|
| Beispiel: Projektauftrag | Datei | Ja | Ja | Ausstehend |
| Beispiel: Projektordner | Ordner | Ja | Ja | Ausstehend |
| Beispiel: Datei in diesem Ordner | Datei | Nein | Noch nicht | — |
Betrachten Sie die Zeilen als Platzhalter, die Sie selbst ausfüllen. Der Punkt ist, dass jede Datei, die Sie benötigen, eine eigene Zeile erhält, auch wenn sie in einem Ordner liegt, den Sie ebenfalls übertragen. Wenn eine Datei noch nicht für die Empfängerin oder den Empfänger freigegeben ist, markieren Sie sie als blockiert und geben Sie sie frei, bevor Sie etwas unternehmen.
Privat versus Arbeit oder Schule: zwei verschiedene Wege
Der Annahmeschritt ist der Punkt, an dem die beiden Kontotypen am stärksten auseinandergehen.
Übertragungen bei privaten Konten bleiben ausstehend, bis sie angenommen werden, während Übertragungen bei Arbeits- oder Schulkonten auf dieselbe Organisation beschränkt sind und anderen Annahmeregeln folgen. Quelle
In der Praxis ergeben sich daraus zwei Entscheidungspfade:
- Schließung eines privaten Kontos. Eine von Ihnen initiierte Übertragung ist nicht abgeschlossen, wenn Sie klicken. Sie wartet darauf, dass die Empfängerin oder der Empfänger sie annimmt. Schließen Sie das Konto nicht, solange eine Übertragung noch ausstehend ist, denn eine ausstehende Übertragung hängt davon ab, dass das Konto, das sie gestartet hat, noch nutzbar ist.
- Schließung eines Arbeits- oder Schulkontos. Übertragungen sind auf Personen innerhalb derselben Organisation beschränkt, und die Annahme folgt anderen Regeln. Wenn die Empfängerin oder der Empfänger außerhalb Ihrer Organisation steht, planen Sie eine andere Übergabe, statt zu erwarten, dass die Übertragung abgeschlossen wird.
Wenn Sie unsicher sind, welchen Kontotyp Sie haben, prüfen Sie das, bevor Sie das Ledger erstellen. Der gesamte Plan hängt davon ab.
Eine Checkliste, die Sie der Reihe nach abarbeiten können
- Bestimmen Sie den Kontotyp (privat oder Arbeit oder Schule).
- Listen Sie jede Datei und jeden Ordner, die Sie erreichbar halten müssen, als separate Ledger-Zeilen auf.
- Bestätigen Sie, dass jedes Element für den vorgesehenen neuen Eigentümer freigegeben wurde. Elemente, die noch nicht freigegeben sind, sind blockiert, bis Sie dies tun.
- Starten Sie die Übertragung für jedes Element, Datei für Datei, nicht nur für den übergeordneten Ordner.
- Erfassen Sie den Annahmestatus für jede Zeile. Warten Sie bei privaten Konten auf die Annahme durch die Empfängerin oder den Empfänger. Bestätigen Sie bei Arbeits- oder Schulkonten, dass die Empfängerin oder der Empfänger zur selben Organisation gehört und dass der Annahmeprozess der Organisation abgeschlossen ist.
- Erst wenn jede Zeile eine abgeschlossene Übertragung anzeigt, sollten Sie den Zugriff auf das ursprüngliche Konto aufgeben.
Schritt 6 ist der Schritt, den viele überspringen. „Ich habe die Übertragung gesendet“ ist nicht dasselbe wie „der neue Eigentümer hat sie“. Die Überprüfung vor der Aufgabe des Zugriffs ist der Unterschied zwischen einer sauberen Übergabe und einer Reihe von Dateien, die niemand öffnen kann.
Fehlerpfade, für die Sie planen sollten
- Die Empfängerin oder der Empfänger nimmt nie an. Bei einem privaten Konto bleibt die Übertragung ausstehend. Haken Sie bei der Empfängerin oder dem Empfänger nach, bevor Sie etwas schließen.
- Die Empfängerin oder der Empfänger steht außerhalb der Organisation. Bei einem Arbeits- oder Schulkonto steht ihnen der Übertragungsweg nicht zur Verfügung. Entscheiden Sie früh, wie diese Dateien stattdessen übergeben werden.
- Sie haben den Ordner übertragen und dort aufgehört. Die darin enthaltenen Dateien gehören noch dem ursprünglichen Konto. Gehen Sie zurück zum Ledger und übertragen Sie die Dateien einzeln.
- Sie haben die Rolle einer Bearbeiterin oder eines Bearbeiters geändert und angenommen, das sei eine Migration. Zu ändern, wer ein Dokument bearbeiten kann, ist nicht dasselbe wie zu ändern, wem es gehört. Das Eigentum ist ein separater Schritt mit eigenen Voraussetzungen.
Kopieren Sie keine Arbeitgeberdaten, um ein Übertragungsproblem zu lösen
Wenn eine Übertragung bei einem Arbeits- oder Schulkonto blockiert ist, weil die Empfängerin oder der Empfänger außerhalb der Organisation steht, besteht die Lösung nicht darin, die Dateien herunterzuladen und anderswo erneut hochzuladen. Das kann mit den Datenregeln Ihres Arbeitgebers kollidieren und erzeugt keinen sauberen Eigentumsnachweis. Betrachten Sie organisatorische Einschränkungen als Signal, mit der Person zu sprechen, die das Konto verwaltet, nicht als Hindernis, das es zu umgehen gilt.
Prüfen Sie, wer noch was öffnen kann
Sobald das Ledger abgeschlossene Übertragungen anzeigt, lohnt es sich, die Freigabeeinstellungen der verbleibenden Elemente zu überprüfen, insbesondere bei allem, was Sie während der Übergabe breit freigegeben haben. Eine kurze Überprüfung, wer derzeit Zugriff hat, deckt Elemente auf, die für die falsche Person freigegeben wurden oder nach der Übertragung offen geblieben sind.
Für diesen Schritt siehe wer Ihre freigegebenen Google Drive-Dateien öffnen kann.
Was dieser Leitfaden nicht abdeckt
Dieser Leitfaden beschreibt keine konkreten Menüpfade oder Schaltflächennamen, da diese nicht Teil des geprüften Materials waren und sich ändern können. Er deckt auch nicht jeden Kontotyp oder jede Freigabekonfiguration ab. Wenn Ihre Situation Aufbewahrungsregeln einer Organisation, delegierte Administration oder geteilte Ablagen statt persönlicher Dateien betrifft, klären Sie die Einzelheiten mit Ihrer Administratorin oder Ihrem Administrator, bevor Sie handeln.
Das Schließen eines Kontos ist auf eine Weise irreversibel, wie es eine Übertragung nicht ist. Die sichere Reihenfolge ist immer: Ledger erstellen, freigeben, jedes Element übertragen, Annahme bestätigen, dann den Zugriff aufgeben.