ファイルではなく、まずアカウントの種類を確認する
何かを移す前に、次の2つに答えてください。閉じようとしているアカウントは個人のGoogleアカウントか、仕事用または学校用アカウントか。引き継ぎたいアイテムはファイルか、フォルダか。この答えによって、そもそも移行が可能かどうか、そして「完了」とは何を指すかが決まります。
Driveの所有権を移行できるのは、そのアイテムが共有されている相手だけです。出典
受信者にそのアイテムへのアクセスが一度も与えられていなければ、そのアイテムでは移行オプションが利用できません。これは回避する手順ではなく、確認すべき前提条件です。まずアクセスを付与し、それから移行を計画してください。
ファイルとフォルダを分けた所有者台帳を作る
フォルダの移行とファイルの移行は同じ操作ではありません。フォルダを引き継げば中身もすべて移ったと思い込み、後になって個々のファイルはまだ元のアカウントに属していると気づく人は少なくありません。
フォルダを移行しても、中のファイルの所有権は自動的には移りません。出典
必要なアイテムをそれぞれ別の行として、現在の所有者と移行先の所有者を並べた台帳を作ってください。簡単な表で十分です。
| アイテム | ファイルかフォルダか | 新しい所有者と共有済みか | 移行可能か | 承認を確認済みか |
|---|---|---|---|---|
| 例：プロジェクト概要 | ファイル | はい | はい | 保留中 |
| 例：プロジェクトフォルダ | フォルダ | はい | はい | 保留中 |
| 例：そのフォルダ内のファイル | ファイル | いいえ | まだ不可 | — |
各行は自分で埋めるプレースホルダーと考えてください。要点は、移行するフォルダの中に入っているファイルであっても、必要なファイルはそれぞれ独立した行にすることです。受信者とまだ共有していないファイルはブロック中と記し、何かを試す前に共有してください。
個人と仕事用・学校用：2つの異なる経路
承認のステップは、この2種類のアカウントで最も大きく分かれる部分です。
個人アカウントの移行は承認されるまで保留され、仕事用または学校用アカウントの移行は同じ組織内に限られ、承認のルールも異なります。出典
実際には、次の2つの判断経路になります。
- 個人アカウントを閉じる場合。 開始した移行はクリックした時点では完了しません。受信者が承認するまで待ちます。移行が保留中のままアカウントを閉じないでください。保留中の移行は、それを開始したアカウントがまだ使えることに依存しています。
- 仕事用または学校用アカウントを閉じる場合。 移行は同じ組織内の相手に限られ、承認は異なるルールに従います。受信者が組織外なら、移行が完了することを期待せず、別の引き継ぎ方法を計画してください。
自分がどちらの種類のアカウントを持っているか不明なら、台帳を作る前に確認してください。計画全体がそれに依存しています。
順番に進められるチェックリスト
- アカウントの種類（個人、または仕事用・学校用）を特定する。
- アクセス可能な状態を保つ必要があるすべてのファイルとフォルダを、台帳の別々の行として列挙する。
- 各アイテムが意図した新しい所有者と共有されていることを確認する。まだ共有していないアイテムは、共有するまでブロック中とする。
- 親フォルダだけでなく、各アイテムについてファイル単位で移行を開始する。
- 各行の承認状況を記録する。個人アカウントなら受信者の承認を待つ。仕事用または学校用アカウントなら、受信者が同じ組織内にいることと、組織の承認プロセスが完了したことを確認する。
- すべての行が移行完了を示してから初めて、元のアカウントへのアクセスを停止する。
見落とされがちなのはステップ6です。「移行を送った」は「新しい所有者が持っている」と同じではありません。停止前の確認が、きれいな引き継ぎと、誰も開けないファイルの山とを分けます。
備えておくべき失敗の経路
- 受信者が承認しない。 個人アカウントでは移行が保留のままです。何かを閉じる前に受信者へフォローアップしてください。
- 受信者が組織外にいる。 仕事用または学校用アカウントでは、その相手には移行経路がありません。それらのファイルを別の方法でどう引き継ぐかを早めに決めてください。
- フォルダを移行しただけで止めてしまった。 中のファイルはまだ元のアカウントに属しています。台帳に戻り、ファイルを個別に移行してください。
- 編集者の役割を変えただけで移行したと思った。 誰が編集できるかを変えることは、誰が所有するかを変えることと同じではありません。所有権は独自の前提条件を持つ別のステップです。
移行の問題を解決するために雇用主のデータをコピーしない
仕事用または学校用の移行が、受信者が組織外であるためにブロックされている場合、ファイルをダウンロードして別の場所に再アップロードするのが答えではありません。それは雇用主のデータルールに反する可能性があり、きれいな所有権の記録も生みません。組織の制限は、回避すべき障害ではなく、アカウントを管理する担当者と話すべき合図として扱ってください。
誰がまだ何を開けるかを確認する
台帳が移行完了を示したら、残っているアイテムの共有設定を見直す価値があります。特に引き継ぎ中に広く共有したものは確認してください。現在誰がアクセスできるかを短く見直せば、誤った相手と共有されたままのアイテムや、移行後に開かれたままのアイテムに気づけます。
そのステップについては、共有したGoogle Driveファイルを誰が開けるかをご覧ください。
このガイドが扱わないこと
このガイドは、具体的なメニューの経路やボタン名を説明していません。それらは確認した資料に含まれておらず、変わる可能性があるためです。また、すべてのアカウントの種類やすべての共有設定を扱うものでもありません。組織の保持ルール、委任された管理、個人のファイルではなく共有ドライブが関わる場合は、行動する前に管理者と具体的な点を確認してください。
アカウントの閉鎖は、移行とは違って元に戻せません。安全な順序は常に、台帳を作り、共有し、各アイテムを移行し、承認を確認し、それからアクセスを停止する、という流れです。