Начните с типа аккаунта, а не с файла
Прежде чем что-то переносить, ответьте на два вопроса: аккаунт, который вы закрываете, — это личный аккаунт Google или рабочий либо учебный, и объект, который вы хотите передать, — это файл или папка? От ответов зависит, возможна ли передача вообще и что считать завершённой.
Права владельца в Drive можно передать только тому, с кем объект уже открыт доступ. Источник
Если получателю никогда не предоставляли доступ к объекту, опция передачи для него будет недоступна. Это условие, которое нужно проверить, а не шаг, который можно обойти. Сначала предоставьте доступ, затем планируйте передачу.
Составьте реестр владельца: файлы и папки отдельно
Передача папки и передача файла — не одна и та же операция. Многие передают папку, предполагают, что всё внутри перешло, и позже обнаруживают, что отдельные файлы по-прежнему принадлежат старому аккаунту.
Передача папки не передаёт автоматически права владельца на файлы внутри неё. Источник
Используйте реестр, в котором каждый важный объект указан отдельно, с текущим владельцем и предполагаемым новым владельцем. Достаточно простой таблицы:
| Объект | Файл или папка | Уже открыт доступ новому владельцу? | Передача возможна? | Принятие подтверждено? |
|---|---|---|---|---|
| Пример: бриф проекта | Файл | Да | Да | Ожидается |
| Пример: папка проекта | Папка | Да | Да | Ожидается |
| Пример: файл внутри этой папки | Файл | Нет | Пока нет | — |
Считайте строки заготовками, которые вы заполняете сами. Смысл в том, что каждый нужный файл — отдельная строка, даже если он лежит в папке, которую вы тоже передаёте. Если файл ещё не открыт получателю, отметьте его как заблокированный и откройте доступ, прежде чем что-либо предпринимать.
Личный аккаунт и рабочий или учебный: два разных пути
Именно на этапе принятия два типа аккаунтов расходятся сильнее всего.
Передача из личного аккаунта остаётся в ожидании до принятия, а передача из рабочего или учебного аккаунта ограничена той же организацией и подчиняется другим правилам принятия. Источник
На практике это даёт два пути решения:
- Закрытие личного аккаунта. Передача, которую вы запустили, не завершается по нажатию. Она ждёт, пока получатель её примет. Не закрывайте аккаунт, пока передача ещё в ожидании: ожидающая передача зависит от того, что аккаунт, который её запустил, всё ещё доступен.
- Закрытие рабочего или учебного аккаунта. Передача ограничена людьми внутри той же организации, а принятие подчиняется другим правилам. Если получатель находится вне вашей организации, планируйте другой способ передачи, а не рассчитывайте, что передача завершится.
Если вы не уверены, какой тип аккаунта у вас, проверьте это до составления реестра. Весь план зависит от этого.
Чек-лист, который можно пройти по порядку
- Определите тип аккаунта (личный или рабочий либо учебный).
- Перечислите каждый файл и папку, которые должны остаться доступными, отдельными строками реестра.
- Убедитесь, что каждый объект открыт предполагаемому новому владельцу. Объекты без доступа заблокированы, пока вы этого не сделаете.
- Запустите передачу для каждого объекта, файл за файлом, а не только для родительской папки.
- Зафиксируйте статус принятия для каждой строки. Для личных аккаунтов дождитесь принятия получателем. Для рабочих или учебных аккаунтов убедитесь, что получатель в той же организации и что процесс принятия в организации завершён.
- Только после того, как каждая строка показывает завершённую передачу, закрывайте доступ к исходному аккаунту.
Шестой шаг чаще всего пропускают. «Я отправил передачу» — не то же самое, что «новый владелец её получил». Проверка перед закрытием — это разница между чистой передачей и набором файлов, которые никто не может открыть.
Сценарии сбоя, к которым стоит подготовиться
- Получатель так и не принимает. В личном аккаунте передача остаётся в ожидании. Свяжитесь с получателем, прежде чем что-либо закрывать.
- Получатель вне организации. В рабочем или учебном аккаунте путь передачи для него недоступен. Заранее решите, как эти файлы будут переданы иначе.
- Вы передали папку и на этом остановились. Файлы внутри неё по-прежнему принадлежат исходному аккаунту. Вернитесь к реестру и передайте файлы по отдельности.
- Вы изменили роль редактора и посчитали это миграцией. Изменение того, кто может редактировать документ, — не то же самое, что смена владельца. Владение — отдельный шаг со своими условиями.
Не копируйте данные работодателя, чтобы решить проблему передачи
Если передача из рабочего или учебного аккаунта заблокирована, потому что получатель вне организации, решение не в том, чтобы скачать файлы и загрузить их в другое место. Это может противоречить правилам работодателя в отношении данных и не создаёт чистой записи о владении. Воспринимайте ограничения организации как сигнал поговорить с тем, кто администрирует аккаунт, а не как препятствие, которое нужно обойти.
Проверьте, кто ещё может что открыть
Когда реестр показывает завершённые передачи, стоит просмотреть настройки доступа к оставшимся объектам, особенно к тем, которые вы широко открыли во время передачи. Короткая проверка того, у кого сейчас есть доступ, выявит объекты, открытые не тому человеку или оставленные открытыми после передачи.
Для этого шага см. кто может открыть ваши общие файлы Google Drive.
Что это руководство не охватывает
Это руководство не описывает конкретные пути в меню или названия кнопок, потому что их не было в проверенных материалах и они могут меняться. Оно также не охватывает все типы аккаунтов и все настройки доступа. Если ваша ситуация связана с правилами хранения в организации, делегированным администрированием или общими дисками, а не с личными файлами, уточните детали у администратора, прежде чем действовать.
Закрытие аккаунта необратимо, в отличие от передачи. Безопасный порядок всегда такой: составьте реестр, откройте доступ, передайте каждый объект, подтвердите принятие, затем закрывайте доступ.