Begin bij het accounttype, niet bij het bestand
Voordat je iets verplaatst, beantwoord je twee vragen: is het account dat je sluit een persoonlijk Google-account of een werk- of schoolaccount, en is het item dat je wilt overdragen een bestand of een map? De antwoorden bepalen of een overdracht überhaupt mogelijk is en hoe “klaar” eruitziet.
Drive-eigendom kan alleen worden overgedragen aan iemand met wie het item is gedeeld. Bron
Als de ontvanger nooit toegang tot het item heeft gekregen, is de overdrachtsoptie niet beschikbaar. Dat is een voorwaarde om te controleren, geen stap om te omzeilen. Verleen eerst toegang en plan daarna de overdracht.
Maak een eigenarenoverzicht van bestanden versus mappen
Een map overdragen en een bestand overdragen zijn niet dezelfde handeling. Veel mensen dragen een map over, gaan ervan uit dat alles erin is meeverhuisd en ontdekken later dat de afzonderlijke bestanden nog steeds bij het oude account horen.
Het overdragen van een map draagt niet automatisch het eigendom van de bestanden erin over. Bron
Gebruik een overzicht waarin je elk item dat je belangrijk vindt apart vermeldt, met de huidige eigenaar en de beoogde nieuwe eigenaar. Een eenvoudige tabel is genoeg:
| Item | Bestand of map | Al gedeeld met nieuwe eigenaar? | Overdracht mogelijk? | Acceptatie bevestigd? |
|---|---|---|---|---|
| Voorbeeld: projectbrief | Bestand | Ja | Ja | In behandeling |
| Voorbeeld: projectmap | Map | Ja | Ja | In behandeling |
| Voorbeeld: bestand in die map | Bestand | Nee | Nog niet | — |
Beschouw de rijen als plaatsaanduidingen die je zelf invult. Het punt is dat elk bestand dat je nodig hebt een eigen regel krijgt, ook als het in een map staat die je ook overdraagt. Als een bestand nog niet met de ontvanger is gedeeld, markeer je het als geblokkeerd en deel je het voordat je iets probeert.
Privé versus werk of school: twee verschillende paden
De acceptatiestap is waar de twee accounttypen het meest uiteenlopen.
Overdrachten van privéaccounts blijven in behandeling tot ze worden geaccepteerd, terwijl overdrachten van werk- of schoolaccounts beperkt zijn tot dezelfde organisatie en andere acceptatieregels volgen. Bron
In de praktijk levert dit twee keuzepaden op:
- Sluiten van een privéaccount. Een overdracht die je start is niet afgerond zodra je klikt. De overdracht wacht tot de ontvanger accepteert. Sluit het account niet zolang een overdracht nog in behandeling is, want een lopende overdracht is afhankelijk van het account dat deze heeft gestart en dat nog bruikbaar moet zijn.
- Sluiten van een werk- of schoolaccount. Overdrachten zijn beperkt tot personen binnen dezelfde organisatie, en de acceptatie volgt andere regels. Als de ontvanger buiten je organisatie valt, plan dan een andere manier van overdragen in plaats van te verwachten dat de overdracht wordt voltooid.
Als je niet zeker weet welk type account je hebt, controleer dat dan voordat je het overzicht maakt. Het hele plan hangt ervan af.
Een checklist die je op volgorde kunt doorlopen
- Bepaal het accounttype (privé, of werk of school).
- Noteer elk bestand en elke map die je bereikbaar wilt houden als afzonderlijke regels in het overzicht.
- Controleer of elk item is gedeeld met de beoogde nieuwe eigenaar. Items die nog niet zijn gedeeld, zijn geblokkeerd tot je dit doet.
- Start de overdracht voor elk item, bestand voor bestand, niet alleen voor de bovenliggende map.
- Noteer de acceptatiestatus voor elke regel. Wacht bij privéaccounts tot de ontvanger accepteert. Controleer bij werk- of schoolaccounts of de ontvanger in dezelfde organisatie zit en of het acceptatieproces van de organisatie is afgerond.
- Pas wanneer elke regel een voltooide overdracht laat zien, mag je de toegang tot het oorspronkelijke account beëindigen.
Stap 6 is de stap die mensen overslaan. “Ik heb de overdracht verstuurd” is niet hetzelfde als “de nieuwe eigenaar heeft het.” Verifiëren vóór beëindiging is het verschil tussen een schone overdracht en een set bestanden die niemand kan openen.
Faalroutes om op te plannen
- De ontvanger accepteert nooit. Bij een privéaccount blijft de overdracht in behandeling. Volg het op bij de ontvanger voordat je iets sluit.
- De ontvanger valt buiten de organisatie. Bij een werk- of schoolaccount is het overdrachtspad voor hen niet beschikbaar. Bepaal vroeg hoe die bestanden dan wel worden overgedragen.
- Je hebt de map overgedragen en bent daar gestopt. De bestanden erin horen nog steeds bij het oorspronkelijke account. Ga terug naar het overzicht en draag de bestanden afzonderlijk over.
- Je hebt de rol van een editor gewijzigd en aangenomen dat dat een migratie was. Wijzigen wie een document mag bewerken is niet hetzelfde als wijzigen wie de eigenaar is. Eigendom is een aparte stap met eigen voorwaarden.
Kopieer geen werkgeversgegevens om een overdrachtsprobleem op te lossen
Als een overdracht van een werk- of schoolaccount vastloopt omdat de ontvanger buiten de organisatie valt, is het antwoord niet om de bestanden te downloaden en elders opnieuw te uploaden. Dat kan conflicteren met de dataregels van je werkgever en levert geen schoon eigendomsrecord op. Beschouw organisatorische beperkingen als een signaal om te overleggen met degene die het account beheert, niet als een obstakel om te omzeilen.
Controleer wie nog wat kan openen
Zodra het overzicht voltooide overdrachten laat zien, is het de moeite waard om de deelinstellingen te bekijken van de items die overblijven, vooral alles wat je tijdens de overdracht breed hebt gedeeld. Een korte controle van wie op dit moment toegang heeft, vangt items op die met de verkeerde persoon zijn gedeeld of na de overdracht open zijn blijven staan.
Zie voor die stap wie je gedeelde Google Drive-bestanden kan openen.
Wat deze gids niet behandelt
Deze gids beschrijft geen specifieke menupaden of knopnamen, omdat die geen deel uitmaakten van het beoordeelde materiaal en kunnen veranderen. De gids behandelt ook niet elk accounttype of elke deelconfiguratie. Als je situatie te maken heeft met bewaarregels van een organisatie, gedelegeerd beheer of gedeelde drives in plaats van persoonlijke bestanden, bevestig de details dan bij je beheerder voordat je handelt.
Een account sluiten is onomkeerbaar op een manier die een overdracht niet is. De veilige volgorde is altijd: maak het overzicht, deel, draag elk item over, bevestig de acceptatie en beëindig daarna de toegang.