なぜ手順の順序が重要なのか
ORCID iDは、一つの仕事や学位より長く使われ続けるように作られています。しかし、それに紐づくメールアドレスはそうとは限りません。大学や勤務先が受信箱を閉鎖すると、レコードは開けなくなったアドレスに結びついたままになることがあります。これはサインイン、回復、通知に関わってきます。
安全な順序は次のとおりです。まずどのiDが自分のものかを確認し、自分が管理するアドレスを追加して検証し、通知設定を調整し、それから初めて古いアドレスの使用をやめます。この順序で進めれば、レコードが失ったメールボックスだけを指す空白期間を避けられます。
このガイドはメールのステップに特化しています。氏名の変更、業績の移行、重複レコードの統合については扱いません。
ステップ1：どのORCID iDが本当に自分のものかを確認する
何かを変更する前に、同姓同名の別人のレコードではなく自分のレコードを編集していることを確かめます。
- ORCIDのサインインページからサインインして自分のレコードを開きます。どのiDが自分のものか分からない場合は、自分の名前で検索し、表示されている所属、業績、学歴の項目を自分の経歴と照合します。
- レコードに現在表示されているメールアドレスを確認します。それがまもなく閉鎖される所属機関のアドレスであれば、それがこの作業の対象です。
- レコードにすでに別の関連アドレスがあるかどうかを確認します。ある場合は、新しく追加するのではなく、そのアドレスを検証または昇格させるだけで済むかもしれません。
公開プロフィールの一致は手がかりであって証拠ではありません。よくある名前、同じ所属機関、似た研究分野では、もっともらしいレコードが複数見つかることがあるため、公開検索結果だけでなくサインインした状態の表示で確認してください。
古いアドレスを検索してレコードを見つけた場合に、他のサービスでも同じ方法を繰り返したいときは、メールアドレスからアカウントを見つけるを参照してください。
ステップ2：どのアドレスをバックアップにするかを決める
所属機関のメールボックスが閉鎖された後も管理し続けられるアドレスを選びます。良い候補は、すでに使っている個人のメールボックスや、自分が所有するドメインのアドレスです。信頼性が低いのは、別の勤務先のアドレス、部署の共有受信箱、所属機関から転送されるエイリアスです。転送ルールは通常、アカウントが閉鎖されたときに最初に無効化されるものです。
| 候補アドレス | 離れた後も持続するか | 備考 |
|---|---|---|
| すでに使っている個人のメールボックス | 通常ははい | 検証が最も簡単。回復オプションを最新に保つ |
| 自分が所有するドメインのアドレス | 通常ははい | ドメインを登録し続け、支払いを続けることが前提 |
| 別の所属機関のアドレス | 同じ勤務先とともに閉鎖されるならいいえ | その機関に在籍している間だけ有効 |
| 部署または共有の受信箱 | いいえ | 他の人がアクセスを失うか、受信箱自体が廃止される可能性がある |
| 古い所属機関からの転送エイリアス | いいえ | 転送は通常、アカウントの閉鎖とともに終了する |
この表は持続性に関する編集上の指針であり、ORCIDの規則ではありません。プラットフォームはアドレスの種類を順位付けするのではなく、単に検証を求めています。
ステップ3：Emailsセクションでアドレスを追加する
セカンダリアドレスはレコードのEmailsセクションで追加し、その受信箱に送られるメッセージで検証します。出典
そこから実務上の帰結が二つあります。第一に、検証メッセージはその受信箱に届くため、設定作業中に受信箱を開けるアドレスでなければなりません。第二に、検証メッセージが届かない場合は、再試行する前にアドレスの綴りとそのメールボックスの迷惑メールやフィルタリングの設定を確認してください。打ち間違いがあると、検証できないレコード項目ができてしまいます。
共有または公共のコンピュータで作業している場合は、セッションを離れる前に検証を完了し、その後サインアウトしてください。
ステップ4：削除できるものとできないものを理解する
所有者は唯一の関連メールアドレスを削除できません。通知メールの選択は検証済みアドレスに限られます。出典
これが、このガイドの順序が「置き換え」ではなく「追加してから廃止」である理由です。レコードには常に少なくとも一つの関連アドレスが必要で、未検証のアドレスを通知の受信先にすることはできません。検証済みの代替アドレスが整うまでは、古い所属機関のアドレスが一覧に残る前提で計画し、それが整ってから初めて削除が検討に値する問題になります。
所属機関のアドレスがすでに到達不能な場合は、それを通じて何も検証できないかもしれません。その場合は、サインイン時に用意されているアカウント回復の経路を使い、状況を説明できるように準備してください。問題を回避するために新しいiDを作らないでください（下のセクションを参照）。
ステップ5：通知の送信先を選ぶ
所有者は唯一の関連メールアドレスを削除できません。通知メールの選択は検証済みアドレスに限られます。出典
検証後、通知にどの検証済みアドレスが選択されているかを確認します。所属機関のアドレスがまだ選択されている場合は、閉鎖されたメールボックスにメッセージが消えてしまわないよう、自分が管理するアドレスに選択を切り替えてください。その設定の正確な場所はプラットフォームのインターフェースの詳細です。見つからない場合は、メニューの経路を推測するのではなく、現在のORCIDヘルプドキュメントを確認してください。
ステップ6：古いアドレスを意図的に廃止する
新しいアドレスが検証され、通知用に選択されたら、所属機関の受信箱の終了を計画できます。閉鎖前に：
- 新しいアドレスまたは自分が管理する別の方法でORCIDにサインインできることを確認します。
- 所属機関のアドレスをサインインに使っていた他のサービスにも、それぞれ代替の経路があるか確認します。ORCIDだけが唯一ということはほとんどありません。
- 変更日を所属機関のシステムの外に記録しておきます。
ORCIDから古いアドレスを削除するかどうかは任意で、状況によります。重要なのは、レコードが開けないメールボックスに依存しなくなることです。
移行策として二つ目のORCID iDを作らない
古いアドレスが到達不能になったときの誘惑的な近道は、新しいメールで新しいiDを登録することです。それは業績と所属の履歴を二つの識別子に分割し、後で整理の問題を生みます。サポートされている道は、既存のiDを維持してそのメールアクセスを修正することです。すでに二つのレコードがある場合は、統合を別の作業として扱い、三つ目を追加しないでください。
メールの公開範囲はバックアップ作業と切り離して考える
バックアップアドレスの追加はアクセスと回復に関するものです。あるアドレスをレコード上で公開表示するかどうかは、別の対象に向けた別の設定です。個人のアドレスを検証すると公開される、と決めつけないでください。また、非表示にするとアカウントから削除される、とも決めつけないでください。公開範囲の問いはそれ自体の是非で判断し、理想的にはアクセスの問題を解決した後に決めてください。
チェックリスト
- サインインし、レコードが同姓同名の別人ではなく自分のものであることを確認した
- 閉鎖される所属機関のアドレスを特定した
- 自分が管理する持続可能なアドレス（個人のメールボックスまたは所有ドメイン）を選んだ
- Emailsセクションで追加した
- 検証メッセージを開き、検証を完了した
- 通知用に検証済みアドレスを選択した
- サインインがまだ機能することを確認した
- 所属機関のアドレスを使っていた他のサービスを確認した
- アドレスを公開表示すべきかどうかを別途判断した
- 重複したiDを登録しなかった
このガイドが確立しないこと
上記のステップは、ORCIDの文書化されたメール規則と一般的なアカウント衛生に従っています。現在の画面レイアウト、設定の正確な文言、回復フローの要件は記述しておらず、いずれもここでは確認されていません。インターフェースが期待と異なる場合は、記憶しているメニューの経路ではなく、現行のヘルプページに従ってください。
目の前の作業が終わったら、どのアカウントが廃止されるアドレスに紐づいているかの広範な見直しが役立つことがあります。そこでメール検索ガイドが次のステップとして位置づけられますが、ORCIDの変更自体の一部ではありません。