Vì sao thứ tự thao tác quan trọng
ORCID iD được thiết kế để tồn tại lâu hơn một công việc hay một tấm bằng. Địa chỉ email gắn với nó thì thường không như vậy. Khi trường đại học hoặc cơ quan đóng hộp thư của bạn, hồ sơ có thể bị gắn với một địa chỉ bạn không còn mở được — điều này ảnh hưởng đến đăng nhập, khôi phục tài khoản và thông báo.
Trình tự an toàn là: xác nhận iD nào là của bạn, thêm một địa chỉ do bạn kiểm soát, xác minh địa chỉ đó, điều chỉnh thông báo, và chỉ sau đó mới ngừng dùng địa chỉ cũ. Làm theo đúng thứ tự này giúp tránh khoảng trống khi hồ sơ chỉ còn trỏ đến một hộp thư bạn đã mất.
Hướng dẫn này chỉ đề cập bước email. Hướng dẫn không bao gồm việc đổi tên, chuyển công bố khoa học hay hợp nhất các hồ sơ trùng lặp.
Bước 1: Xác nhận ORCID iD nào thực sự là của bạn
Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, hãy chắc chắn bạn đang chỉnh sửa hồ sơ của chính mình chứ không phải của người trùng tên.
- Đăng nhập qua trang đăng nhập ORCID và mở hồ sơ của bạn. Nếu không chắc iD nào là của mình, hãy tìm tên bạn và đối chiếu các mục liên kết, công trình và học vấn được liệt kê với lịch sử của chính bạn.
- Kiểm tra địa chỉ email hiện được hiển thị trong hồ sơ. Nếu đó là địa chỉ cơ quan sắp đóng, thì đây chính là địa chỉ mà tác vụ này hướng đến.
- Ghi nhận xem hồ sơ đã có địa chỉ liên kết nào khác chưa. Nếu có, bạn có thể chỉ cần xác minh hoặc chọn địa chỉ đó thay vì thêm mới.
Trùng khớp hồ sơ công khai chỉ là manh mối, không phải bằng chứng. Tên phổ biến, cùng cơ quan và lĩnh vực nghiên cứu tương tự có thể tạo ra nhiều hồ sơ khả dĩ, nên hãy xác nhận qua chế độ đã đăng nhập thay vì chỉ dựa vào kết quả tìm kiếm công khai.
Nếu bạn tìm thấy hồ sơ bằng cách tra một địa chỉ cũ và muốn có cách lặp lại được cho các dịch vụ khác, hãy xem tìm tài khoản qua địa chỉ email.
Bước 2: Chọn địa chỉ nào sẽ trở thành dự phòng
Hãy chọn một địa chỉ mà bạn vẫn kiểm soát được sau khi hộp thư của cơ quan đóng. Lựa chọn tốt là hộp thư cá nhân bạn đang dùng, hoặc địa chỉ trên một tên miền bạn sở hữu. Lựa chọn kém tin cậy hơn là địa chỉ của một cơ quan khác, hộp thư chung của khoa, hoặc bí danh chuyển tiếp từ cơ quan — các quy tắc chuyển tiếp thường là thứ đầu tiên bị vô hiệu hóa khi tài khoản bị đóng.
| Địa chỉ ứng viên | Bền vững sau khi rời đi? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hộp thư cá nhân bạn đang dùng | Thường là có | Đơn giản nhất để xác minh; giữ các tùy chọn khôi phục luôn cập nhật |
| Địa chỉ trên tên miền bạn sở hữu | Thường là có | Phụ thuộc vào việc duy trì đăng ký và thanh toán tên miền |
| Địa chỉ cơ quan khác | Không, nếu nó đóng cùng chủ lao động | Chỉ hữu ích khi cơ quan đó còn tồn tại |
| Hộp thư của khoa hoặc dùng chung | Không | Người khác có thể mất quyền truy cập hoặc hộp thư có thể bị ngừng |
| Bí danh chuyển tiếp từ cơ quan cũ | Không | Chuyển tiếp thường kết thúc khi tài khoản bị đóng |
Bảng này là hướng dẫn biên tập về tính bền vững, không phải quy tắc của ORCID. Nền tảng không xếp hạng các loại địa chỉ; nền tảng chỉ yêu cầu xác minh.
Bước 3: Thêm địa chỉ trong mục Emails
Địa chỉ phụ được thêm trong mục Emails của hồ sơ và được xác minh qua tin nhắn gửi đến hộp thư đó. Nguồn
Hai hệ quả thực tế kéo theo. Thứ nhất, địa chỉ phải là hộp thư bạn có thể mở trong phiên thiết lập, vì tin nhắn xác minh sẽ được gửi đến đó. Thứ hai, nếu tin nhắn xác minh không đến, hãy kiểm tra chính tả địa chỉ và cài đặt thư rác hoặc lọc trên hộp thư đó trước khi thử lại; một lỗi đánh máy sẽ tạo ra mục trong hồ sơ không bao giờ xác minh được.
Nếu bạn đang làm việc trên máy tính dùng chung hoặc công cộng, hãy hoàn tất xác minh trước khi rời phiên và đăng xuất sau đó.
Bước 4: Hiểu những gì bạn có thể và không thể xóa
Chủ sở hữu không thể xóa địa chỉ email liên kết duy nhất; việc chọn email nhận thông báo chỉ giới hạn ở các địa chỉ đã xác minh. Nguồn
Đây là lý do trình tự trong hướng dẫn này là thêm-trước-rồi-ngừng, chứ không phải thay thế. Hồ sơ luôn cần ít nhất một địa chỉ liên kết, và bạn không thể đặt một địa chỉ chưa xác minh làm địa chỉ nhận thông báo. Hãy dự tính rằng địa chỉ cơ quan cũ vẫn được liệt kê cho đến khi bạn có một địa chỉ thay thế đã xác minh; chỉ khi đó việc xóa nó mới trở thành câu hỏi đáng đặt ra.
Nếu địa chỉ cơ quan đã không thể truy cập, bạn có thể không xác minh được bất cứ điều gì qua nó. Trong trường hợp đó, hãy dùng lộ trình khôi phục tài khoản được cung cấp tại trang đăng nhập và chuẩn bị giải thích tình huống; đừng tạo iD mới để lách vấn đề (xem phần bên dưới).
Bước 5: Chọn nơi nhận thông báo
Chủ sở hữu không thể xóa địa chỉ email liên kết duy nhất; việc chọn email nhận thông báo chỉ giới hạn ở các địa chỉ đã xác minh. Nguồn
Sau khi xác minh, hãy xem lại địa chỉ đã xác minh nào đang được chọn để nhận thông báo. Nếu địa chỉ cơ quan vẫn được chọn, hãy chuyển lựa chọn sang địa chỉ bạn kiểm soát để tin nhắn không biến mất vào một hộp thư đã đóng. Vị trí chính xác của cài đặt đó là chi tiết giao diện nền tảng; nếu không tìm thấy, hãy kiểm tra tài liệu trợ giúp hiện tại của ORCID thay vì đoán đường dẫn menu.
Bước 6: Chủ động ngừng dùng địa chỉ cũ
Khi địa chỉ mới đã được xác minh và chọn nhận thông báo, bạn có thể lên kế hoạch kết thúc hộp thư cơ quan. Trước khi nó đóng:
- Xác nhận bạn có thể đăng nhập ORCID bằng địa chỉ mới hoặc một phương thức khác do bạn kiểm soát.
- Kiểm tra xem bất kỳ dịch vụ nào khác từng dùng địa chỉ cơ quan để đăng nhập đã có lộ trình thay thế riêng chưa; ORCID hiếm khi là dịch vụ duy nhất.
- Lưu lại ngày thay đổi ở đâu đó ngoài các hệ thống của cơ quan.
Việc xóa địa chỉ cũ khỏi ORCID là tùy chọn và phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn. Điều quan trọng là hồ sơ không còn phụ thuộc vào một hộp thư bạn không thể mở.
Đừng tạo ORCID iD thứ hai như một chiến lược di chuyển
Một lối tắt hấp dẫn khi địa chỉ cũ không còn truy cập được là đăng ký iD mới với email mới. Cách này chia tách lịch sử công bố và liên kết của bạn sang hai định danh và tạo ra vấn đề dọn dẹp về sau. Lộ trình được hỗ trợ là giữ iD hiện có và sửa quyền truy cập email của nó. Nếu bạn đã có hai hồ sơ, hãy coi việc hợp nhất là một tác vụ riêng thay vì thêm hồ sơ thứ ba.
Tách biệt hiển thị email với tác vụ dự phòng
Thêm địa chỉ dự phòng là về quyền truy cập và khôi phục. Việc một địa chỉ có được hiển thị công khai trên hồ sơ hay không là một cài đặt khác với đối tượng khác. Đừng cho rằng xác minh địa chỉ cá nhân sẽ khiến nó công khai, và cũng đừng cho rằng ẩn nó đi sẽ xóa nó khỏi tài khoản. Hãy quyết định vấn đề hiển thị dựa trên lợi ích riêng của nó, lý tưởng nhất là sau khi đã giải quyết xong vấn đề truy cập.
Danh sách kiểm tra
- Đã đăng nhập và xác nhận hồ sơ là của mình, không phải của người trùng tên
- Đã xác định địa chỉ cơ quan sắp đóng
- Đã chọn một địa chỉ bền vững do mình kiểm soát (hộp thư cá nhân hoặc tên miền sở hữu)
- Đã thêm địa chỉ đó trong mục Emails
- Đã mở tin nhắn xác minh và hoàn tất xác minh
- Đã chọn địa chỉ đã xác minh để nhận thông báo
- Đã xác nhận đăng nhập vẫn hoạt động
- Đã kiểm tra các dịch vụ khác từng dùng địa chỉ cơ quan
- Đã quyết định riêng xem có địa chỉ nào nên hiển thị công khai không
- Không đăng ký iD trùng lặp
Những gì hướng dẫn này không khẳng định
Các bước trên tuân theo quy tắc email được ghi nhận của ORCID và vệ sinh tài khoản thông thường. Chúng không mô tả bố cục màn hình hiện tại, cách diễn đạt chính xác của các cài đặt, hay yêu cầu của quy trình khôi phục — không có nội dung nào trong số này được xác nhận ở đây. Nếu giao diện khác với kỳ vọng của bạn, hãy làm theo các trang trợ giúp trực tiếp thay vì đường dẫn menu đã ghi nhớ.
Khi tác vụ trước mắt hoàn tất, một đợt rà soát rộng hơn về những tài khoản nào đang gắn với địa chỉ sắp ngừng có thể hữu ích — đó là lúc hướng dẫn tra cứu email phù hợp như bước tiếp theo, không phải một phần của thay đổi ORCID này.