Was du tatsächlich steuerst
Einen Figma-Link einzuschränken sind zwei Entscheidungen, nicht eine. Die erste ist, für wen der Link gedacht ist – alle, die ihn haben, nur eingeladene Personen oder deine Organisation bzw. dein Workspace, sofern diese Optionen in deinem Tarif verfügbar sind. Die zweite ist, was diese Personen drinnen tun dürfen: ansehen oder bearbeiten. Eine Link-Änderung als vollständige Datenschutzlösung zu betrachten, bedeutet meist, dass eine dieser beiden Entscheidungen übersehen wurde.
Ein dritter Weg liegt ganz außerhalb des Links: Zugriff, der von einem Team oder Ordner vererbt wird, in dem die Datei liegt. Jemand kann die Datei öffnen, ohne auf einer von dir erstellten Einladungsliste zu erscheinen.
Figma trennt beim Teilen die Link-Zielgruppe von den Anzeige- oder Bearbeitungsrechten, wobei Organisations- und Workspace-Optionen vom Tarif abhängen. Quelle
Der Dateizugriff kann von einem Team oder Ordner geerbt werden, sodass die Liste der einzeln eingeladenen Personen nicht alle Zugriffswege beschreibt. Quelle
Schritt 1: Erfasse den aktuellen Zustand, bevor du etwas änderst
Öffne die Freigabeeinstellungen der Datei und notiere, was du vorfindest, anstatt währenddessen zu bearbeiten. Du möchtest einen Ausgangszustand, mit dem du später vergleichen kannst.
- Link-Zielgruppe: welche Option ausgewählt ist – alle mit dem Link, nur eingeladene Personen oder eine Organisations-/Workspace-Einstellung. Notiere die genaue Bezeichnung, die dir angezeigt wird.
- Link-Rolle: ob der Link Anzeigen oder Bearbeiten gewährt.
- Namentlich genannte Personen: wer einzeln aufgeführt ist und mit welcher Rolle.
- Speicherort: in welchem Team, Projekt oder Ordner die Datei liegt.
Wenn eine erwartete Einstellung fehlt, kann das an einem Tarif- oder Workspace-Richtlinienunterschied liegen. Halte es als unbestätigt fest, anstatt anzunehmen, dass es sie nicht gibt.
Schritt 2: Prüfe vererbten Zugriff, nicht nur die Einladungsliste
Bevor du zu dem Schluss kommst, die Datei sei privat, prüfe den Container. Eine Datei in einem Team oder Ordner kann ihren Zugriff von diesem Team oder Ordner beziehen, sodass die individuelle Einladungsliste nur einen Teil des Bildes ausmacht.
Praktische Prüfungen:
- Identifiziere jedes Team, Projekt oder jeden Ordner, zu dem die Datei gehört.
- Frage für jeden davon, wer Mitglied ist und welche Rolle dort gilt.
- Vergleiche diese Mitgliedschaft mit den Personen, von denen du erwartet hast, dass sie Zugriff haben.
- Notiere alle, deren Zugriff nur über die Mitgliedschaft und nicht über eine Einladung erfolgt.
Vererbter Zugriff ist eine mögliche Erklärung, wenn ein Teammitglied weiterhin auf eine eingeschränkte Datei zugreifen kann. Überprüfen Sie die Berechtigungen in Ihrem eigenen Arbeitsbereich, bevor Sie entscheiden, was die Ursache war.
Schritt 3: Erstelle eine Zugriffstabelle
Eine Zugriffstabelle macht die Wege sichtbar und gibt dir etwas, das du mit dem Dateieigentümer oder Workspace-Administrator durchgehen kannst. Das folgende Beispiel ist hypothetisch und keine Aufzeichnung eines realen Workspace.
| Weg | Wen er umfasst | Rolle | Wo festgelegt | Geprüft? |
|---|---|---|---|---|
| Link-Zielgruppe | Alle mit dem Link | Anzeigen | Freigabeeinstellungen | Ja |
| Einzelne Einladungen | Zwei namentlich genannte Mitwirkende | Bearbeiten | Freigabeeinstellungen | Ja |
| Teammitgliedschaft | Alle im Design-Team | Vom Team geerbt | Team-Einstellungen | Admin-Prüfung nötig |
| Ordner | Mitglieder des Projektordners | Vom Ordner geerbt | Ordner-Einstellungen | Admin-Prüfung nötig |
Der Wert liegt in der letzten Spalte. Ein Weg, den du nicht von der Datei selbst aus einsehen kannst, ist ein Weg, den du noch nicht eingeschränkt hast.
Schritt 4: Ändere Link-Zielgruppe und Rolle bewusst
Nachdem du den Ausgangszustand erfasst hast, passe die Link-Zielgruppe und die Rolle in den Freigabeeinstellungen an. Zwei Vorsichtsmaßnahmen:
- Das Ändern des Links entfernt nicht unbedingt Zugriff, der über Team- oder Ordnermitgliedschaft entsteht. Diese Berechtigungen werden dort verwaltet, wo sie gewährt werden.
- Das Ändern eines Links erreicht keine Kopien, die Personen bereits heruntergeladen oder exportiert haben. Einen Link einzuschränken ist kein Rückrufmechanismus.
Wenn dein Ziel ist, künftiges Teilen zu stoppen, anstatt den aktuellen Zugriff zu prüfen, schreibe das ausdrücklich in deinen Notizen fest, denn die beiden Ziele führen zu unterschiedlichen Prüfungen.
Teilen nur des Prototyps und die Starter-Einschränkung
Manche Teams möchten, dass Reviewer einen Ablauf sehen, ohne die Design-Datei zu öffnen. Diese Trennung hängt vom Tarif ab.
Das Teilen nur des Prototyps ist in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar; bei Starter verhindert das Teilen der Präsentationsansicht nicht den Zugriff auf die Design-Datei. Quelle
Bei Starter ist das Senden einer Präsentationsansicht also kein Weg, das zugrunde liegende Design unerreichbar zu halten. Wenn das Design selbst sensibel ist, sind die Link-Zielgruppe und der vererbte Zugriff die entscheidenden Kontrollen, und sie sollten gemeinsam geprüft werden.
Fehlerpfade, mit denen du rechnen solltest
- „Ich habe es auf nur eingeladene Personen gesetzt, aber ein Teammitglied hat trotzdem Zugriff.“ Prüfe Team- und Ordnermitgliedschaft, bevor du etwas anderes änderst.
- „Die Option, die ich brauche, ist nicht unter Freigeben.“ Sie kann von Tarif oder Workspace-Richtlinie abhängen; kläre es mit deinem Administrator, anstatt zu raten.
- „Jemand hat den Link weitergeleitet, bevor ich ihn eingeschränkt habe.“ Eine Link-Änderung wirkt auf den Link ab jetzt; sie macht nicht rückgängig, was bereits geteilt oder heruntergeladen wurde.
- „Ich habe eine Person entfernt und angenommen, die Datei sei gesperrt.“ Eine Person zu entfernen und einen Link einzuschränken sind getrennte Aktionen mit getrennten Wirkungen.
Wo diese Aufgabe endet und eine andere beginnt
Diese Anleitung behandelt den Zugriff auf eine Figma-Datei innerhalb eines Workspace. Das Entfernen einer veröffentlichten Community-Datei oder deiner Erstellerzuordnung ist eine andere Aufgabe mit anderen Kontrollen – sieh dir die verwandte Anleitung zur Kontoverwaltung an, wenn du das brauchst.
Davon getrennt: Eine Benutzernamenssuche steuert keine Figma-Freigabeeinstellungen, kann kein Konto wiederherstellen und nicht beweisen, wem ein Profil gehört. Wenn dir Sorgen machen, was dein Name und deine Benutzernamen anderswo preisgeben, ist der nächste sinnvolle Schritt, deinen öffentlichen Konto-Fußabdruck zu überprüfen.