Що ви насправді контролюєте
Обмеження посилання Figma — це два рішення, а не одне. Перше — для кого призначене посилання: для всіх, хто його має, лише для запрошених осіб або для вашої організації чи робочого простору, якщо такі параметри доступні у вашому тарифному плані. Друге — що ці люди можуть робити, потрапивши всередину: переглядати чи редагувати. Сприйняття зміни посилання як повного виправлення конфіденційності зазвичай означає, що один із цих аспектів було пропущено.
Третій шлях існує поза межами посилання: доступ, успадкований від команди або папки, у якій розміщено файл. Хтось може відкрити файл, не з’являючись у жодному списку запрошених, який ви складали.
Спільний доступ у Figma відокремлює аудиторію посилання від дозволів на перегляд чи редагування, а параметри організації та робочого простору залежать від тарифного плану. Джерело
Доступ до файлу може успадковуватися від команди або папки, тому список індивідуально запрошених осіб не описує всі шляхи доступу. Джерело
Крок 1: Зафіксуйте поточний стан перед будь-якими змінами
Відкрийте налаштування спільного доступу до файлу та запишіть те, що бачите, замість того, щоб редагувати одразу. Вам потрібна базова лінія, з якою можна буде порівняти згодом.
- Аудиторія посилання: який параметр вибрано — усі, хто має посилання, лише запрошені особи або налаштування організації/робочого простору. Запишіть точний текст, який вам показують.
- Роль за посиланням: чи надає посилання право перегляду чи редагування.
- Іменовані особи: хто вказаний індивідуально та з якою роллю.
- Розташування: у якій команді, проєкті чи папці знаходиться файл.
Якщо очікуване налаштування відсутнє, це може бути відмінність тарифного плану або політики робочого простору. Зафіксуйте це як неперевірене, а не припускайте, що його не існує.
Крок 2: Перевірте успадкований доступ, а не лише список запрошених
Перш ніж дійти висновку, що файл приватний, перевірте контейнер. Файл у команді або папці може отримувати доступ із цієї команди чи папки, тому список індивідуальних запрошень — лише частина картини.
Практичні перевірки:
- Визначте кожну команду, проєкт або папку, до яких належить файл.
- Для кожного з них з’ясуйте, хто є учасником і яку роль там має.
- Порівняйте це членство з людьми, які, на вашу думку, повинні мати доступ.
- Запишіть тих, чий доступ походить лише від членства, а не від запрошення.
Успадкований доступ — одна з можливих причин, коли член команди все ще може відкрити обмежений файл. Перевірте дозволи у вашому робочому просторі, перш ніж робити висновки.
Крок 3: Складіть таблицю доступу
Таблиця доступу робить шляхи видимими та дає вам матеріал для перегляду з власником файлу або адміністратором робочого простору. Наведений нижче приклад є гіпотетичним, а не записом будь-якого реального робочого простору.
| Шлях | Кого охоплює | Роль | Де налаштовано | Перевірено? |
|---|---|---|---|---|
| Аудиторія посилання | Усі, хто має посилання | Перегляд | Налаштування спільного доступу | Так |
| Індивідуальні запрошення | Двоє іменованих співробітників | Редагування | Налаштування спільного доступу | Так |
| Членство в команді | Усі в команді дизайну | Успадковано від команди | Налаштування команди | Потрібна перевірка адміністратора |
| Папка | Учасники папки проєкту | Успадковано від папки | Налаштування папки | Потрібна перевірка адміністратора |
Цінність полягає в останньому стовпці. Шлях, який ви не можете перевірити з самого файлу, — це шлях, який ви ще не обмежили.
Крок 4: Змініть аудиторію посилання та роль свідомо
Зафіксувавши базовий стан, скоригуйте аудиторію посилання та роль у налаштуваннях спільного доступу. Два застереження:
- Зміна посилання не обов’язково скасовує доступ, що надходить через членство в команді чи папці. Ці права регулюються там, де їх надано.
- Зміна посилання не поширюється на копії, які люди вже завантажили або експортували. Обмеження посилання не є механізмом відкликання.
Якщо ваша мета — припинити подальший обмін, а не перевірити поточний доступ, чітко зазначте це у своїх нотатках, оскільки ці дві цілі ведуть до різних перевірок.
Спільний доступ лише до прототипу та обмеження Starter
Деякі команди хочуть, щоб рецензенти бачили потік, не відкриваючи файл дизайну. Це розділення залежить від тарифного плану.
Спільний доступ лише до прототипу доступний на платних планах; на Starter спільний доступ до перегляду презентації не перешкоджає доступу до файлу дизайну. Джерело
Отже, на Starter надсилання перегляду презентації не є способом тримати основний дизайн недосяжним. Якщо сам дизайн є конфіденційним, аудиторія посилання та успадкований доступ — це ті елементи керування, які мають значення, і їх слід переглядати разом.
Очікувані шляхи збою
- «Я встановив лише для запрошених, але колега все ще має доступ». Перевірте членство в команді та папці, перш ніж змінювати щось інше.
- «Потрібного параметра немає в розділі Спільний доступ». Це може залежати від тарифного плану або політики робочого простору; уточніть у адміністратора, а не здогадуйтесь.
- «Хтось переслав посилання до того, як я його обмежив». Зміна посилання впливає на посилання в майбутньому; вона не відкликає те, що вже було надіслано чи завантажено.
- «Я видалив одну особу й припустив, що файл захищено». Видалення особи та обмеження посилання — це окремі дії з різними наслідками.
Де ця задача закінчується, а починається інша
Цей посібник охоплює доступ до файлу Figma в робочому просторі. Видалення опублікованого файлу зі Спільноти або вашого авторства — це інша задача з іншими елементами керування — дивіться відповідний посібник з керування обліковим записом, якщо вам потрібно саме це.
Окремо, пошук за іменем користувача не керує налаштуваннями спільного доступу Figma, не може відновити обліковий запис і не може довести, кому належить профіль. Якщо вас турбує те, що ваше ім’я та нікнейми розкривають в інших місцях, наступним корисним кроком буде перегляд вашої публічної присутності в облікових записах.