Wat je eigenlijk beheert
Een Figma-link beperken bestaat uit twee beslissingen, niet één. De eerste is voor wie de link bedoeld is — iedereen met de link, alleen mensen die je uitnodigt, of je organisatie of werkruimte, voor zover die opties op jouw abonnement bestaan. De tweede is wat die mensen eenmaal binnen kunnen doen: bekijken of bewerken. Een linkwijziging als volledige privacyoplossing behandelen betekent meestal dat één van deze twee over het hoofd is gezien.
Er is nog een derde route buiten de link om: toegang die wordt overgeërfd van een team of map waarin het bestand staat. Iemand kan het bestand openen zonder op een uitnodigingslijst te staan die jij hebt opgesteld.
Figma scheidt bij delen het publiek van de link van de rechten om te bekijken of te bewerken, waarbij opties voor organisatie en werkruimte van het abonnement afhangen. Bron
Toegang tot een bestand kan worden overgeërfd van een team of map, dus de lijst met persoonlijk uitgenodigde mensen beschrijft niet elke toegangsroute. Bron
Stap 1: Leg de huidige situatie vast voordat je iets wijzigt
Open de deelinstellingen van het bestand en schrijf op wat je aantreft, in plaats van al doende te wijzigen. Je wilt een nulmeting die je achteraf kunt vergelijken.
- Publiek van de link: welke optie is geselecteerd — iedereen met de link, alleen uitgenodigde mensen, of een instelling voor organisatie/werkruimte. Noteer het exacte label dat je ziet.
- Rol van de link: of de link bekijken of bewerken toekent.
- Genoemde personen: wie er persoonlijk staan vermeld, en met welke rol.
- Locatie: in welk team, project of welke map het bestand staat.
Als een instelling die je verwachtte ontbreekt, kan dat een verschil in abonnement of werkruimtebeleid zijn. Noteer het als niet-geverifieerd in plaats van aan te nemen dat het niet bestaat.
Stap 2: Controleer overgeërfde toegang, niet alleen de uitnodigingslijst
Voordat je concludeert dat het bestand privé is, controleer je de container. Een bestand in een team of map kan zijn toegang aan dat team of die map ontlenen, dus de lijst met persoonlijke uitnodigingen is maar een deel van het beeld.
Praktische controles:
- Stel vast bij elk team, project of elke map waar het bestand bij hoort.
- Vraag voor elk daarvan wie lid is en welke rol die daar heeft.
- Vergelijk dat lidmaatschap met de mensen van wie je verwachtte dat ze toegang hadden.
- Noteer iedereen wiens toegang alleen via lidmaatschap komt, niet via een uitnodiging.
Overgenomen toegang is een mogelijke verklaring wanneer een teamlid nog steeds een beperkt bestand kan openen. Controleer de rechten in je eigen werkruimte voordat je bepaalt wat de oorzaak was.
Stap 3: Maak een toegangstabel
Een toegangstabel maakt de routes zichtbaar en geeft je iets om met de bestandseigenaar of werkruimtebeheerder door te nemen. Het onderstaande voorbeeld is hypothetisch, geen registratie van een echte werkruimte.
| Route | Wie het dekt | Rol | Waar ingesteld | Gecontroleerd? |
|---|---|---|---|---|
| Publiek van de link | Iedereen met de link | Bekijken | Deelinstellingen | Ja |
| Persoonlijke uitnodigingen | Twee genoemde samenwerkers | Bewerken | Deelinstellingen | Ja |
| Teamlidmaatschap | Iedereen in het designteam | Overgeërfd van team | Teaminstellingen | Beheerder moet controleren |
| Map | Leden van de projectmap | Overgeërfd van map | Mapinstellingen | Beheerder moet controleren |
De waarde zit in de laatste kolom. Een route die je niet vanuit het bestand zelf kunt inspecteren, is een route die je nog niet hebt beperkt.
Stap 4: Wijzig het publiek en de rol van de link bewust
Nu de nulmeting is vastgelegd, pas je het publiek en de rol van de link aan in de deelinstellingen. Twee waarschuwingen:
- Het wijzigen van de link verwijdert niet noodzakelijk toegang die via team- of maplidmaatschap binnenkomt. Die rechten worden beheerd waar ze worden toegekend.
- Het wijzigen van een link bereikt geen kopieën die mensen al hebben gedownload of geëxporteerd. Een link beperken is geen terugroepmechanisme.
Als je doel is toekomstig delen te stoppen in plaats van huidige toegang te controleren, zeg dat dan expliciet in je eigen notities, want de twee doelen leiden tot verschillende controles.
Delen via alleen een prototype en de beperking van Starter
Sommige teams willen dat beoordelaars een flow zien zonder het ontwerpbestand te openen. Die scheiding hangt af van het abonnement.
Delen via alleen een prototype is beschikbaar op betaalde abonnementen; bij Starter voorkomt het delen van een presentatieweergave niet de toegang tot het ontwerpbestand. Bron
Bij Starter is het sturen van een presentatieweergave dus geen manier om het onderliggende ontwerp buiten bereik te houden. Als het ontwerp zelf gevoelig is, zijn het publiek van de link en overgeërfde toegang de controls die ertoe doen, en die moeten samen worden beoordeeld.
Te verwachten faalroutes
- “Ik heb het op alleen uitgenodigden gezet, maar een teamgenoot heeft nog steeds toegang.” Controleer team- en maplidmaatschap voordat je iets anders wijzigt.
- “De optie die ik nodig heb, staat niet in Delen.” Die kan afhangen van het abonnement of werkruimtebeleid; bevestig het bij je beheerder in plaats van te gissen.
- “Iemand heeft de link doorgestuurd voordat ik hem beperkte.” Een linkwijziging geldt voor de link vanaf dat moment; het trekt niet terug wat al is gedeeld of gedownload.
- “Ik heb één persoon verwijderd en aangenomen dat het bestand op slot zat.” Iemand verwijderen en een link beperken zijn afzonderlijke acties met afzonderlijke effecten.
Waar deze taak eindigt en een andere begint
Deze gids gaat over toegang tot een Figma-bestand binnen een werkruimte. Een gepubliceerd Community-bestand of je makerstoeschrijving verwijderen is een andere taak met andere controls — zie de gerelateerde gids over accountbeheer als dat is wat je nodig hebt.
Los daarvan beheert een gebruikersnaamzoekopdracht geen Figma-deelinstellingen, kan die geen account herstellen en kan die niet bewijzen wie een profiel bezit. Als je zorg is wat je naam en handles elders blootleggen, is de volgende nuttige stap het beoordelen van je openbare accountvoetafdruk.