สิ่งที่คุณกำลังควบคุมจริง ๆ
การจำกัดลิงก์ Figma เป็นการตัดสินใจสองอย่าง ไม่ใช่หนึ่งอย่าง อย่างแรกคือลิงก์นี้มีไว้ให้ใคร — ใครก็ตามที่มีลิงก์ เฉพาะคนที่คุณเชิญ หรือองค์กรหรือเวิร์กสเปซของคุณ ซึ่งตัวเลือกเหล่านั้นมีอยู่ตามแพ็กเกจของคุณ อย่างที่สองคือคนเหล่านั้นทำอะไรได้เมื่อเข้ามาแล้ว: ดูหรือแก้ไข การมองว่าการเปลี่ยนลิงก์เป็นการแก้ปัญหาความเป็นส่วนตัวแบบครบวงจรมักหมายความว่ามีอย่างใดอย่างหนึ่งถูกละเลย
เส้นทางที่สามอยู่นอกเหนือลิงก์ไปเลย: สิทธิ์ที่สืบทอดมาจากทีมหรือโฟลเดอร์ที่ไฟล์นั้นอยู่ บางคนสามารถเปิดไฟล์ได้โดยไม่ปรากฏในรายชื่อผู้รับเชิญที่คุณเขียนไว้
การแชร์ของ Figma แยกกลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์ออกจากสิทธิ์ดูหรือแก้ไข โดยตัวเลือกองค์กรและเวิร์กสเปซขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ แหล่งที่มา
สิทธิ์เข้าถึงไฟล์อาจสืบทอดมาจากทีมหรือโฟลเดอร์ได้ ดังนั้นรายชื่อผู้ที่ถูกเชิญเป็นรายบุคคลจึงไม่ได้อธิบายเส้นทางการเข้าถึงทั้งหมด แหล่งที่มา
ขั้นตอนที่ 1: บันทึกสถานะปัจจุบันก่อนเปลี่ยนแปลงอะไร
เปิดการตั้งค่าการแชร์ของไฟล์แล้วจดสิ่งที่พบ แทนที่จะแก้ไขไปพร้อมกัน คุณต้องการฐานอ้างอิงที่นำมาเปรียบเทียบได้ในภายหลัง
- กลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์: ตัวเลือกใดถูกเลือก — ใครก็ตามที่มีลิงก์ เฉพาะคนที่ได้รับเชิญ หรือการตั้งค่าองค์กร/เวิร์กสเปซ จดป้ายกำกับที่แสดงให้คุณเห็นอย่างแม่นยำ
- บทบาทของลิงก์: ลิงก์ให้สิทธิ์ดูหรือแก้ไข
- บุคคลที่ระบุชื่อ: ใครถูกระบุเป็นรายบุคคล และด้วยบทบาทใด
- ตำแหน่ง: ไฟล์อยู่ในทีม โปรเจกต์ หรือโฟลเดอร์ใด
หากการตั้งค่าที่คุณคาดว่าจะมีหายไป นั่นอาจเป็นความแตกต่างของแพ็กเกจหรือนโยบายเวิร์กสเปซ บันทึกไว้ว่ายังไม่ได้ตรวจสอบ แทนที่จะสันนิษฐานว่าไม่มีอยู่
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบสิทธิ์ที่สืบทอดมา ไม่ใช่แค่รายชื่อผู้รับเชิญ
ก่อนสรุปว่าไฟล์เป็นส่วนตัว ให้ตรวจสอบคอนเทนเนอร์ ไฟล์ที่อยู่ในทีมหรือโฟลเดอร์สามารถดึงสิทธิ์เข้าถึงจากทีมหรือโฟลเดอร์นั้นได้ ดังนั้นรายชื่อผู้รับเชิญรายบุคคลจึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของภาพรวม
การตรวจสอบในทางปฏิบัติ:
- ระบุทุกทีม โปรเจกต์ หรือโฟลเดอร์ที่ไฟล์เป็นสมาชิก
- สำหรับแต่ละแห่ง ให้ถามว่าใครเป็นสมาชิกและมีบทบาทอะไรที่นั่น
- เปรียบเทียบสมาชิกภาพนั้นกับคนที่คุณคาดว่าจะมีสิทธิ์เข้าถึง
- จดบันทึกผู้ใดก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึงผ่านสมาชิกภาพเท่านั้น ไม่ใช่ผ่านการเชิญ
การเข้าถึงที่สืบทอดมาอาจเป็นคำอธิบายหนึ่งเมื่อเพื่อนร่วมงานยังสามารถเปิดไฟล์ที่ถูกจำกัดได้ ตรวจสอบสิทธิ์ในพื้นที่ทำงานของคุณเองก่อนตัดสินใจว่าอะไรเป็นสาเหตุ
ขั้นตอนที่ 3: สร้างตารางสิทธิ์เข้าถึง
ตารางสิทธิ์เข้าถึงทำให้เส้นทางต่าง ๆ มองเห็นได้และให้สิ่งที่คุณใช้ทบทวนกับเจ้าของไฟล์หรือผู้ดูแลเวิร์กสเปซ ตัวอย่างด้านล่างเป็นสมมติ ไม่ใช่บันทึกของเวิร์กสเปซจริงใด ๆ
| เส้นทาง | ครอบคลุมใคร | บทบาท | กำหนดที่ไหน | ตรวจสอบแล้ว? |
|---|---|---|---|---|
| กลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์ | ใครก็ตามที่มีลิงก์ | ดู | การตั้งค่าการแชร์ | ใช่ |
| การเชิญรายบุคคล | ผู้ร่วมงานที่ระบุชื่อสองคน | แก้ไข | การตั้งค่าการแชร์ | ใช่ |
| สมาชิกภาพทีม | ทุกคนในทีมดีไซน์ | สืบทอดจากทีม | การตั้งค่าทีม | ต้องให้ผู้ดูแลตรวจสอบ |
| โฟลเดอร์ | สมาชิกโฟลเดอร์โปรเจกต์ | สืบทอดจากโฟลเดอร์ | การตั้งค่าโฟลเดอร์ | ต้องให้ผู้ดูแลตรวจสอบ |
คุณค่าอยู่ที่คอลัมน์สุดท้าย เส้นทางที่คุณตรวจสอบไม่ได้จากไฟล์เองคือเส้นทางที่คุณยังไม่ได้จำกัด
ขั้นตอนที่ 4: เปลี่ยนกลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์และบทบาทอย่างตั้งใจ
เมื่อบันทึกฐานอ้างอิงแล้ว ให้ปรับกลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์และบทบาทในการตั้งค่าการแชร์ ข้อควรระวังสองประการ:
- การเปลี่ยนลิงก์ไม่ได้ลบสิทธิ์เข้าถึงที่มาจากสมาชิกภาพทีมหรือโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ สิทธิ์เหล่านั้นถูกควบคุม ณ ที่ที่ให้สิทธิ์
- การเปลี่ยนลิงก์ไม่ส่งผลถึงสำเนาที่ผู้คนดาวน์โหลดหรือส่งออกไปแล้ว การจำกัดลิงก์ไม่ใช่กลไกเรียกคืน
หากเป้าหมายของคุณคือหยุดการแชร์ในอนาคต ไม่ใช่การตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึงปัจจุบัน ให้ระบุไว้อย่างชัดเจนในบันทึกของคุณ เพราะสองเป้าหมายนี้นำไปสู่การตรวจสอบที่แตกต่างกัน
การแชร์เฉพาะโปรโตไทป์และข้อจำกัดของ Starter
บางทีมต้องการให้ผู้ตรวจทานเห็นโฟลว์โดยไม่เปิดไฟล์ดีไซน์ การแยกนี้ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ
การแชร์เฉพาะโปรโตไทป์มีในแพ็กเกจแบบชำระเงิน ใน Starter การแชร์มุมมองพรีเซนเทชันไม่ได้ป้องกันการเข้าถึงไฟล์ดีไซน์ แหล่งที่มา
ดังนั้นใน Starter การส่งมุมมองพรีเซนเทชันจึงไม่ใช่วิธีทำให้ดีไซน์ต้นฉบับอยู่นอกเหนือการเข้าถึง หากตัวดีไซน์เองมีความละเอียดอ่อน กลุ่มผู้เข้าถึงลิงก์และสิทธิ์ที่สืบทอดมาคือตัวควบคุมที่สำคัญ และควรทบทวนทั้งสองอย่างร่วมกัน
เส้นทางความล้มเหลวที่ควรคาดไว้
- “ฉันตั้งเป็นเฉพาะผู้ได้รับเชิญแล้ว แต่เพื่อนร่วมทีมยังเข้าถึงได้” ตรวจสอบสมาชิกภาพทีมและโฟลเดอร์ก่อนเปลี่ยนแปลงอย่างอื่น
- “ตัวเลือกที่ฉันต้องการไม่มีในการแชร์” อาจขึ้นอยู่กับแพ็กเกจหรือนโยบายเวิร์กสเปซ ยืนยันกับผู้ดูแลของคุณแทนการเดา
- “มีคนส่งต่อลิงก์ก่อนที่ฉันจะจำกัดมัน” การเปลี่ยนลิงก์มีผลกับลิงก์นับจากนี้ไป ไม่ได้เรียกคืนสิ่งที่แชร์หรือดาวน์โหลดไปแล้ว
- “ฉันลบคนหนึ่งออกและคิดว่าไฟล์ถูกล็อกแล้ว” การลบบุคคลและการจำกัดลิงก์เป็นการกระทำแยกกันซึ่งมีผลแยกกัน
จุดที่งานนี้สิ้นสุดและงานอื่นเริ่มต้น
คู่มือนี้ครอบคลุมการเข้าถึงไฟล์ Figma ภายในเวิร์กสเปซ การนำไฟล์ที่เผยแพร่ใน Community ออกหรือลบเครดิตผู้สร้างของคุณเป็นงานที่แตกต่างซึ่งมีตัวควบคุมต่างกัน — ดูคู่มือการควบคุมบัญชีที่เกี่ยวข้อง หากนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ
แยกกันนั้น การค้นหาชื่อผู้ใช้ไม่ได้ควบคุมการตั้งค่าการแชร์ของ Figma ไม่สามารถกู้คืนบัญชี และไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นเจ้าของโปรไฟล์ หากความกังวลของคุณคือสิ่งที่ชื่อและแฮนเดิลของคุณเปิดเผยที่อื่น ขั้นตอนที่มีประโยชน์ถัดไปคือทบทวนร่องรอยบัญชีสาธารณะของคุณ