Apa yang sebenarnya Anda kendalikan
Membatasi tautan Figma adalah dua keputusan, bukan satu. Yang pertama adalah untuk siapa tautan itu — siapa saja yang memilikinya, hanya orang yang Anda undang, atau organisasi atau ruang kerja Anda, di mana opsi tersebut tersedia pada paket Anda. Yang kedua adalah apa yang dapat dilakukan orang-orang itu setelah masuk: lihat atau edit. Menganggap perubahan tautan sebagai perbaikan privasi menyeluruh biasanya berarti salah satu dari ini terlewat.
Rute ketiga berada sepenuhnya di luar tautan: akses yang diwarisi dari tim atau folder tempat file berada. Seseorang dapat membuka file tanpa muncul di daftar undangan mana pun yang Anda tulis.
Berbagi Figma memisahkan audiens tautan dari izin lihat atau edit, dengan opsi organisasi dan ruang kerja bergantung pada paket. Sumber
Akses file dapat diwarisi dari tim atau folder, sehingga daftar orang yang diundang secara individual tidak menggambarkan setiap rute akses. Sumber
Langkah 1: Catat keadaan saat ini sebelum mengubah apa pun
Buka pengaturan Bagikan file dan tuliskan apa yang Anda temukan, bukan mengedit sambil jalan. Anda ingin memiliki garis dasar yang dapat dibandingkan setelahnya.
- Audiens tautan: opsi mana yang dipilih — siapa saja yang memiliki tautan, hanya orang yang diundang, atau pengaturan organisasi/ruang kerja. Catat label persis yang ditampilkan kepada Anda.
- Peran tautan: apakah tautan memberikan akses lihat atau edit.
- Orang yang disebutkan: siapa yang terdaftar secara individual, dan dengan peran apa.
- Lokasi: tim, proyek, atau folder tempat file berada.
Jika pengaturan yang Anda harapkan tidak ada, itu mungkin perbedaan paket atau kebijakan ruang kerja. Catat sebagai belum terverifikasi daripada menganggapnya tidak ada.
Langkah 2: Periksa akses warisan, bukan hanya daftar undangan
Sebelum menyimpulkan file bersifat privat, periksa wadahnya. File di dalam tim atau folder dapat memperoleh aksesnya dari tim atau folder itu, sehingga daftar undangan individual hanyalah sebagian dari gambaran.
Pemeriksaan praktis:
- Identifikasi setiap tim, proyek, atau folder tempat file berada.
- Untuk masing-masing, tanyakan siapa anggotanya dan peran apa yang mereka pegang di sana.
- Bandingkan keanggotaan itu dengan orang-orang yang Anda harapkan memiliki akses.
- Catat siapa pun yang aksesnya hanya melalui keanggotaan, bukan melalui undangan.
Akses yang diwarisi adalah salah satu penjelasan ketika rekan tim masih bisa membuka file terbatas. Periksa izin di ruang kerja Anda sendiri sebelum memutuskan penyebabnya.
Langkah 3: Buat tabel akses
Tabel akses membuat rute terlihat dan memberi Anda sesuatu untuk ditinjau bersama pemilik file atau admin ruang kerja. Contoh di bawah ini bersifat hipotetis, bukan catatan ruang kerja nyata mana pun.
| Rute | Siapa yang dicakup | Peran | Diatur di mana | Ditinjau? |
|---|---|---|---|---|
| Audiens tautan | Siapa saja yang memiliki tautan | Lihat | Pengaturan Bagikan | Ya |
| Undangan individual | Dua kolaborator yang disebutkan | Edit | Pengaturan Bagikan | Ya |
| Keanggotaan tim | Semua orang di tim desain | Diwarisi dari tim | Pengaturan tim | Perlu pemeriksaan admin |
| Folder | Anggota folder proyek | Diwarisi dari folder | Pengaturan folder | Perlu pemeriksaan admin |
Nilainya ada di kolom terakhir. Rute yang tidak dapat Anda periksa dari file itu sendiri adalah rute yang belum Anda batasi.
Langkah 4: Ubah audiens dan peran tautan secara sengaja
Dengan garis dasar tercatat, sesuaikan audiens dan peran tautan di pengaturan Bagikan. Dua peringatan:
- Mengubah tautan tidak selalu menghapus akses yang datang melalui keanggotaan tim atau folder. Hak tersebut diatur di tempat hak itu diberikan.
- Mengubah tautan tidak menjangkau salinan yang sudah diunduh atau diekspor orang. Membatasi tautan bukan mekanisme penarikan.
Jika tujuan Anda adalah menghentikan berbagi di masa depan alih-alih mengaudit akses saat ini, nyatakan itu secara eksplisit dalam catatan Anda sendiri, karena kedua tujuan tersebut mengarah pada pemeriksaan yang berbeda.
Berbagi hanya prototipe dan batasan Starter
Beberapa tim ingin peninjau melihat alur tanpa membuka file desain. Pemisahan itu bergantung pada paket.
Berbagi hanya prototipe tersedia pada paket berbayar; pada Starter, berbagi tampilan presentasi tidak mencegah akses ke file desain. Sumber
Jadi pada Starter, mengirim tampilan presentasi bukan cara untuk menjaga desain yang mendasarinya tetap di luar jangkauan. Jika desain itu sendiri sensitif, audiens tautan dan akses warisan adalah kontrol yang penting, dan keduanya harus ditinjau bersama.
Jalur kegagalan yang perlu diantisipasi
- “Saya mengaturnya ke hanya yang diundang, tetapi rekan tim masih memiliki akses.” Periksa keanggotaan tim dan folder sebelum mengubah hal lain.
- “Opsi yang saya butuhkan tidak ada di Bagikan.” Itu mungkin bergantung pada paket atau kebijakan ruang kerja; konfirmasikan dengan admin Anda alih-alih menebak.
- “Seseorang meneruskan tautan sebelum saya membatasinya.” Perubahan tautan memengaruhi tautan ke depan; itu tidak menarik kembali apa yang sudah dibagikan atau diunduh.
- “Saya menghapus satu orang dan menganggap file terkunci.” Menghapus orang dan membatasi tautan adalah tindakan terpisah dengan efek terpisah.
Di mana tugas ini berakhir dan yang lain dimulai
Panduan ini mencakup akses ke file Figma di dalam ruang kerja. Menghapus file Komunitas yang dipublikasikan atau atribusi pembuat Anda adalah tugas berbeda dengan kontrol berbeda — lihat panduan kontrol akun terkait jika itu yang Anda butuhkan.
Secara terpisah, pencarian nama pengguna tidak mengontrol pengaturan berbagi Figma, tidak dapat memulihkan akun, dan tidak dapat membuktikan siapa yang memiliki profil. Jika kekhawatiran Anda adalah apa yang diekspos nama dan nama pengguna Anda di tempat lain, langkah berguna berikutnya adalah meninjau jejak akun publik Anda.