確認対象の文書を特定する
公開プロジェクトの開始日を検索して、PDFのレビュー版でフレーズが見つかったとします。引用する前に、ファイルのバージョンと、1つの文書を検索しているのかフォルダを検索しているのかを書き留めてください。範囲が広いと、草案、最終報告書、レビューコメントなど、内容が食い違う資料が含まれていることがあります。
アクセス権限のあるファイルを使ってください。ここで説明するデスクトップ上の確認を行うために、ローカルのコレクションを別のサービスにアップロードする必要はありません。
検索範囲を明示して検索する
Adobeのドキュメントでは、現在のPDFに対してWindowsではCtrl+F、macOSではCommand+Fを使うと説明されています。オプションには、単語単位の一致、大文字と小文字の区別、ブックマーク、コメントがあります。詳細検索では、複数のPDFを含む指定した場所を検索できます。出典
まずは必要最小限の範囲から始めてください。該当するフレーズが1つの報告書に明らかにあるなら、そのファイルを先に検索します。フォルダに広げる場合は、各結果のファイル名とバージョンを保持してください。一致した文をすべて1つの出典にまとめてはいけません。
完全一致の選択は検索上の制約であり、意味についての主張ではありません。結果が見つからない後に条件を緩めた場合は、変更したクエリを記録し、後で近いフレーズを正確な引用として提示しないようにしてください。
一致の種類を読む
Adobeの検索結果アイコンは、本文、ブックマーク、コメント、レイヤー、添付ファイル内の出現を区別します。結果を選択すると、対応する位置またはオブジェクトに移動します。出典
| 一致箇所 | 引用前に確認すること |
|---|---|
| 本文 | 段落全体と限定条件 |
| レビューコメント | 提案、質問、修正のどれか |
| ブックマーク | ラベルだけでなく移動先のセクション |
| 非表示レイヤー | レイヤーの文脈と通常のページ表示内容 |
| 添付ファイル | 添付文書の識別情報とバージョン |
例示的な報告書で「これを金曜日に変更」というコメントがあっても、本文がすでに金曜日を告知しているわけではありません。報告書の表示テキストと、最終的な修正通知があればそれを読んでください。矛盾が解消されない場合は、両方の観察をそれぞれの位置とともに残します。
有用な結果を保存し、水増しした件数にしない
Adobeでは、検索結果をPDFまたはCSVとして保存できます。出典 保存した結果リストはナビゲーションの補助であり、該当箇所を読む代わりにはなりません。1つのファイル内の複数の一致は、複数の独立した出典ではありません。
ファイルのURLまたは許可されたローカル参照、一致の種類、ページまたはコメントの位置、裏付けに関する短いメモを保持してください。アクセスできない添付ファイルや読めないテキストは欠落として記録します。検索プレビューからそれらを再構成してはいけません。
PDF検索ガイドでは、引用文から公開報告書を特定する方法を扱っています。AI出典レビューでは、次の判断、つまり確認した箇所が生成された主張を実際に裏付けているかどうかを扱っています。