確認你正在檢查的文件
假設你搜尋某個公開專案的發布日期，在 PDF 審閱版中找到一句話。引用之前，先記下檔案版本，以及你搜尋的是單一文件還是整個資料夾。較大的集合可能包含草稿、最終報告與審閱註解，彼此說法可能衝突。
請使用你有權限存取的檔案。執行這裡所述的桌面端檢查時，不需要把本機檔案上傳到其他服務。
以明確的範圍搜尋
Adobe 說明 Windows 上使用 Ctrl+F、macOS 上使用 Command+F 搜尋目前的 PDF。選項包括全字拼寫須相符、大小寫須相符、書籤與註解。進階搜尋則可搜尋包含多份 PDF 的指定位置。來源
從最小且有用的範圍開始。如果相關詞句明顯位於某份報告中，先搜尋該檔案。擴大到資料夾時，保留每個結果的檔名與版本。不要把所有相符的句子合併成單一來源。
完全相符的選項是搜尋限制，不代表意義上的主張。若在找不到結果後放寬條件，請記錄變更後的查詢，以免日後把相近的詞句當成精確引文。
判讀相符類型
Adobe 的搜尋結果圖示會區分正文、書籤、註解、圖層與附件中的出現位置。選取結果會帶你前往對應的位置或物件。來源
| 相符位置 | 引用前應檢查的內容 |
|---|---|
| 正文 | 完整的段落與附帶條件 |
| 審閱者註解 | 它是建議、提問還是更正 |
| 書籤 | 目的地章節，而非只有標籤 |
| 隱藏圖層 | 圖層脈絡與一般頁面顯示的內容 |
| 附件 | 附件文件的身分與版本 |
以一份示意報告為例，註解寫著「把這裡改成星期五」，並不表示正文已經宣布星期五。請閱讀報告的可見文字與任何最終更正通知。若衝突仍未解決，保留兩種觀察及其各自不同的位置。
保存有用的結果，而非虛增的數量
Adobe 允許將搜尋結果儲存為 PDF 或 CSV。來源 儲存的結果清單是導覽輔助，不能取代閱讀段落。同一檔案中的多個相符內容，不是多個獨立來源。
保留檔案 URL 或獲授權的本機參照、相符類型、頁面或註解位置，以及簡短的支持說明。將無法存取的附件或無法辨識的文字標記為缺口。不要從搜尋預覽重建這些內容。