確認你正在核查的文件
假設你搜尋某個公共項目的啟用日期，在一個 PDF 審閱版本中找到相關字句。引用之前，先記下檔案版本，以及你是在搜尋單一文件還是一個資料夾。較大的集合可能同時包含草稿、最終報告和審閱意見，而彼此的陳述互相矛盾。
只使用你有權限存取的文件。進行本文所述的桌面檢查時，你無需把本機的檔案集合上傳至其他服務。
以明確範圍搜尋
Adobe 文件說明，在 Windows 按 Ctrl+F、在 macOS 按 Command+F 可搜尋目前的 PDF。選項包括全字匹配、區分大小寫、書籤和註解。進階搜尋則可搜尋包含多個 PDF 的指定位置。來源
先從最小且足夠的範圍開始。如果相關字句明顯位於某份報告，先搜尋該檔案。當範圍擴大至資料夾時，保留每個結果的檔案名稱和版本。不要把所有命中的句子合併成單一來源。
選擇全字匹配是一項搜尋限制，並不代表對含義的判斷。若在找不到結果後放寬此限制，請記錄已更改的查詢，以免日後把相近字句當作準確引文呈現。
辨讀命中類型
Adobe 的搜尋結果圖示會區分正文、書籤、註解、圖層和附件中的出現位置。選取結果會帶你前往相應的位置或物件。來源
| 命中位置 | 引用前應核查的內容 |
|---|---|
| 正文 | 完整段落及相關限定條件 |
| 審閱者註解 | 屬於建議、提問還是更正 |
| 書籤 | 所指向的章節，而非僅看標籤 |
| 隱藏圖層 | 圖層背景，以及頁面正常顯示的內容 |
| 附件 | 附件文件的身分和版本 |
以一份示範報告為例，註解寫着「把這個改為星期五」，並不代表正文已宣布星期五。應閱讀報告的可見文字及任何最終更正通知。若衝突仍未解決，保留兩項觀察，並分別註明其位置。
保存有用的結果，而非誇大的數量
Adobe 允許把搜尋結果儲存為 PDF 或 CSV。來源 儲存的結果清單只是導航輔助，不能取代閱讀相關段落。同一檔案中的多個命中，並不構成多個獨立來源。
保留檔案網址或獲授權的本機參照、命中類型、頁面或註解位置，以及簡短的支持說明。把無法存取的附件或無法辨讀的文字標記為缺口，不要根據搜尋預覽自行重建。