この作業でできること、できないこと
メールアドレスを廃止するとき、通常必要になるのは実際に使っている連絡先の使えるコピーであり、アカウント全体のアーカイブではありません。これは範囲を絞ったエクスポートです。数人、あるいは小さなグループを選び、移行先でインポートできる形式でエクスポートし、移行が終わるまでファイルを保管します。
アカウント内のすべてをダウンロードすることとは異なり、連絡先を自動保存させることとも違います。アカウント全体のエクスポートは目的が異なり、確認するのも大変です。自動保存はサービスが保持すると判断したものを取り込むため、引き継ぎたくない項目まで含まれる可能性があります。
エクスポートする前に
- 移行先を先に決める。 別の連絡先アプリ、スマートフォン、表計算ソフトのどれにインポートするのかを把握しておきます。移行先によってCSVとvCardのどちらが適しているかが変わります。
- 最小限のセットを定義する。 すべてをエクスポートして後から仕分けるのではなく、本当に必要な人やグループをリストアップします。
- アカウントの種類を確認する。 個人のGmailの連絡先と、職場や学校のディレクトリの項目では、このエクスポートでの挙動が異なります。
- 非公開の保存場所を選ぶ。 自分だけがアクセスできる場所にファイルを保存します。公開の検索ツールにアップロードしたり、共有ドキュメントに貼り付けたりしないでください。
パソコンのGoogle連絡先では、選択した1件の連絡先、複数の連絡先、または選択したすべての個人用連絡先をCSVまたはvCardでエクスポートできます。出典
選択した連絡先をエクスポートする方法
- パソコンでGoogle連絡先を開きます。
- 残しておきたい連絡先を1件または複数選択します。
- その他の操作を開き、エクスポートを選びます。
- 移行先に合った形式を選びます。Google CSV、別のCSV形式、またはvCardです。
- 自分で管理する非公開の保存場所にファイルを保存し、保存先をメモしておきます。
その他の操作からエクスポートを使います。GoogleはGoogle CSVをバックアップ形式として位置づけています。出典
ここからいくつか実用的なポイントが導けます。Google CSVはバックアップ形式とされているため、後でGoogleに再インポートする予定なら合理的な選択ですが、他のすべてのアプリに適しているとは限りません。vCardはスマートフォンや連絡先アプリでより移植性の高い選択肢であることが多いものの、エクスポートする前に移行先が何を受け付けるかを確認しておくべきです。
個人用連絡先と組織のディレクトリ
職場や学校のアカウントを使っている場合、ディレクトリは組織で共有される一覧であり、個人のアドレス帳ではありません。個人用連絡先のエクスポートでは、ディレクトリのすべての項目を選択することはできません。
職場や学校のアカウントでは、この個人用連絡先のエクスポートで組織のディレクトリ内のすべての連絡先を選択することはできません。出典
つまり、1回のエクスポートで同僚や共有の一覧がすべて取得できると考えるべきではありません。それらが必要な場合は別の問題として扱い、アカウントを離れる前に組織が何を許可しているかを確認してください。
エクスポート後の短いチェックリスト
- ファイルを一度開く。 選択した連絡先が含まれていて、使う予定のツールで読めることを確認します。
- 移行先にインポートする。 まだ旧アカウントと比較できるうちに行い、廃止する前に不一致を修正します。
- 非公開のコピーを保管する。 移行が完了したと納得できるまで、自分で管理する場所に保存します。
- 余分なコピーを削除する。 重複したダウンロードや一時コピーを、共有または公開の場所から削除します。
- その後でアカウントを廃止する。 エクスポートしたことを、Googleから何かが削除された証拠とみなさないでください。エクスポートはコピーであり、削除ではありません。
できないことの境界
- このエクスポートはアカウント全体のアーカイブではありません。 メッセージやファイルなど他のデータが必要な場合、これは適切なツールではありません。
- 確実な消去ではありません。 連絡先をエクスポートしても、旧アカウントから削除されるわけでも、保存データが消えたことの証明にもなりません。
- ディレクトリのすべての項目はカバーしません。 組織の一覧は別途対応が必要です。
- 連絡先が誰なのかを検証するものではありません。 エクスポートされた名前やアドレスは記録であり、身元の証明ではありません。
- ユーザー名検索は連絡先のエクスポートではありません。 既知の公開ユーザー名を確認している場合、TraceSeekのような検索ツールは公開されている一致の発見に役立つことがありますが、Google連絡先の設定を操作することはできず、非公開の連絡先を見ることもできません。また、一致は手がかりであり、所有権の証明ではありません。
この方法が適する場面
新しいアドレスに引き継ぐ連絡先が具体的に決まっていて、確認しやすい小さなファイルが欲しいときにこのエクスポートを使います。すべてが必要なときはアカウント全体のエクスポートを使います。自動保存はあくまで便利な機能として使い、移行計画の代わりにはしないでください。そして、非公開のエクスポートを公開の検索ツールに入れないでください。連絡先リストは公開したり、未知のサービスで試したりするものではありません。