Vô hiệu hóa thực sự làm gì
Hướng dẫn này dành cho nhà nghiên cứu muốn ngừng sử dụng một hồ sơ ORCID, không phải để hợp nhất hay giải quyết các hồ sơ trùng lặp. Sự phân biệt này quan trọng vì vô hiệu hóa thay đổi những gì ORCID tự hiển thị và lưu trữ, nhưng nó không phải là nút xóa toàn cầu cho mọi hệ thống từng nhận mã định danh của bạn.
Hãy bắt đầu với phạm vi của hành động. Vô hiệu hóa được khởi tạo từ phần cài đặt tài khoản và yêu cầu xác nhận qua email, nên đây là quyết định có chủ đích gồm hai bước chứ không phải một công tắc tức thời.
Vô hiệu hóa ORCID yêu cầu thao tác trong phần cài đặt tài khoản và một email xác nhận. Nguồn
Trước khi xác nhận, hãy xác định mục tiêu của bạn là ngăn hồ sơ được dùng làm danh tính công khai của bạn, hay là xóa mọi dấu vết của mã định danh. Chỉ mục tiêu thứ nhất nằm trong tầm kiểm soát của ORCID. Nếu hồ sơ của nhà tuyển dụng, hệ thống tài trợ, quy trình nhà xuất bản hoặc mục lưu trữ trích dẫn ORCID iD của bạn, thì việc trích dẫn đó nằm trong cơ sở dữ liệu của hệ thống kia, không phải của bạn.
Những gì được giữ lại và những gì bị xóa
Mã định danh được giữ lại là phần mà độc giả thường hiểu nhầm nhất. iD được thiết kế để tồn tại như một tham chiếu ổn định, nên vô hiệu hóa không giống như xóa con số. Thông tin cá nhân bị xóa khỏi hồ sơ, và một giá trị email được che vẫn còn lại.
Mã định danh được giữ lại sau khi vô hiệu hóa, trong khi thông tin cá nhân của hồ sơ bị xóa và một giá trị email được che vẫn được giữ lại. Nguồn
Về mặt thực tế, hãy coi kết quả là một hồ sơ đã bị lược bỏ: mã định danh vẫn có thể được phân giải hoặc được tham chiếu, nhưng nó không còn trình bày tên, tiểu sử, lịch sử công tác hay các chi tiết cá nhân khác của bạn như trước. Vì các dữ kiện đã được phê duyệt không mô tả kết quả ở cấp từng trường, hãy kiểm tra trạng thái hiện tại của hồ sơ bạn sau khi thay đổi thay vì giả định một trường cụ thể sẽ trống. Các dữ kiện cũng không xác định mất bao lâu cho bất kỳ bước nào hoặc liệu mọi dịch vụ được kết nối có tự động làm mới hay không.
Kiểm kê các liên kết bên ngoài trước khi xác nhận
Bước chuẩn bị hữu ích nhất là lập bản kiểm kê bằng văn bản. ORCID là một hệ thống trong nhiều hệ thống, và những liên kết quan trọng là những liên kết nằm ở nơi khác.
Hãy dùng một bảng như sau, điền những gì bạn thực sự quan sát được:
| Nơi ORCID iD xuất hiện | Cách bạn tìm thấy | Liên hệ với ai | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Hệ thống nộp bài của nhà xuất bản | Xác nhận nộp bài hoặc hồ sơ tác giả | Bộ phận hỗ trợ tạp chí hoặc nền tảng | Chưa bắt đầu |
| Hồ sơ hoặc danh bạ của cơ quan | Trang nhân sự hoặc giảng viên | Phòng nghiên cứu của cơ quan | Chưa bắt đầu |
| Kho lưu trữ hoặc lưu trữ dữ liệu | Siêu dữ liệu của mục | Bộ phận hỗ trợ kho lưu trữ | Chưa bắt đầu |
| Hệ thống báo cáo tài trợ | Hồ sơ tài trợ | Nhà tài trợ hoặc phòng tài trợ | Chưa bắt đầu |
| Trang web cá nhân hoặc CV | Trang của chính bạn | Bạn | Chưa bắt đầu |
| Trang của đồng tác giả hoặc cộng tác viên | Hồ sơ công khai của họ | Cộng tác viên | Chưa bắt đầu |
Hai lưu ý khi lập danh sách này. Thứ nhất, một kết quả tìm kiếm hiển thị tên bạn bên cạnh một iD chỉ là manh mối, không phải bằng chứng rằng trang đó nằm trong tầm kiểm soát của bạn hoặc rằng liên kết đó còn hiện hành. Thứ hai, một hồ sơ công khai trùng khớp tự nó không chứng minh quyền sở hữu tài khoản, nên hãy xác nhận từng mục với một nguồn bạn tin cậy trước khi gửi yêu cầu xóa.
Nếu công việc kiểm kê của bạn dẫn đến câu hỏi rộng hơn về những hồ sơ công khai nào gắn với tên bạn, hướng dẫn về cách tìm tất cả tài khoản liên kết với một tên giải thích cách tiếp cận việc đó một cách riêng biệt. Hãy giữ nhiệm vụ đó tách biệt với quyết định về ORCID; nó liên quan đến việc khám phá, không phải bản thân việc vô hiệu hóa.
Xác nhận quyết định vô hiệu hóa
Trước khi hành động, hãy viết ra câu trả lời cho ba câu hỏi:
- Tôi đang giải quyết vấn đề gì? Nếu vấn đề là hồ sơ trùng lặp, vô hiệu hóa là công cụ sai; các dữ kiện đã được phê duyệt ở đây nói về việc ngừng sử dụng một hồ sơ, không phải giải quyết trùng lặp.
- Ai vẫn cần iD này? Đồng tác giả, biên tập viên và nhà tài trợ có thể đang có mã định danh trong giấy tờ đang chờ xử lý. Hãy hỏi họ trước khi bạn thay đổi hồ sơ.
- Tôi sẽ nói gì với mọi người sau đó? Nếu đồng nghiệp trích dẫn iD của bạn, một ghi chú ngắn rằng hồ sơ đã được vô hiệu hóa và mã định danh vẫn được giữ lại sẽ tránh nhầm lẫn.
Sau đó thực hiện thao tác trong phần cài đặt tài khoản và email xác nhận. Các dữ kiện đã được phê duyệt không nêu rõ nhãn menu chính xác hoặc nội dung của thông báo xác nhận, nên hãy dựa vào những gì phần cài đặt tài khoản của bạn hiển thị thay vì một đường dẫn nhớ mang máng từ giao diện cũ.
Phân biệt việc xóa tại ORCID với yêu cầu ở nơi khác
Đây là giới hạn cốt lõi của nhiệm vụ. ORCID có thể thay đổi hồ sơ của chính nó; không thể giả định rằng nó vươn tới mọi hệ thống bên ngoài từng kết nối với nó.
Vô hiệu hóa không nhất thiết xóa các liên kết tên-và-mã định danh khỏi các hệ thống bên ngoài từng được kết nối với ORCID. Nguồn
Hãy lên kế hoạch cho các bước tiếp theo như những yêu cầu riêng biệt, mỗi yêu cầu có chủ sở hữu và dấu vết bằng chứng riêng:
- Hỏi trực tiếp từng hệ thống bên ngoài. Liên hệ với nhà xuất bản, kho lưu trữ, cơ quan hoặc nhà tài trợ hiển thị iD và hỏi quy trình của họ để cập nhật hoặc xóa liên kết.
- Lưu hồ sơ yêu cầu. Ghi lại ngày, kênh liên lạc, người hoặc nhóm bạn đã liên hệ và mọi số tham chiếu. Đây là bằng chứng của bạn nếu liên kết xuất hiện trở lại.
- Cập nhật những gì bạn kiểm soát. Chỉnh sửa trang web, CV và hồ sơ công khai của riêng bạn để chúng không còn trình bày iD như thông tin liên hệ hiện hành.
- Kiểm tra lại sau đó. Vì các dữ kiện đã được phê duyệt không xác lập bất kỳ sự lan truyền tự động nào, hãy xem lại các hệ thống trong bảng kiểm kê của bạn sau một khoảng thời gian hợp lý và ghi lại những gì đã thay đổi.
Đừng coi việc xóa một kết nối đăng nhập, một hồ sơ đã chỉnh sửa hay một trang trống là bằng chứng rằng dữ liệu đã lưu đã bị xóa. Đó là những sự kiện khác nhau, và chỉ hệ thống đang giữ dữ liệu mới có thể xác nhận việc xóa.
Những gì không nên kỳ vọng
- Đừng kỳ vọng mã định danh biến mất. Nó được giữ lại theo thiết kế.
- Đừng kỳ vọng công cụ tìm kiếm gỡ bỏ mọi đề cập. Các dữ kiện đã được phê duyệt không đưa ra cam kết nào về việc gỡ bỏ kết quả tìm kiếm, và những trang bạn không kiểm soát nằm ngoài tầm với của ORCID.
- Đừng kỳ vọng các hệ thống bên ngoài tự cập nhật. Các dữ kiện đã được phê duyệt nêu rõ khả năng các liên kết trong những hệ thống từng được kết nối có thể vẫn tồn tại.
- Đừng kỳ vọng vấn đề trùng lặp được giải quyết. Vô hiệu hóa là hành động ngừng sử dụng, không phải hợp nhất.
Danh sách kiểm tra ngắn
- Xác nhận mục tiêu của bạn là ngừng sử dụng một hồ sơ, không phải giải quyết trùng lặp.
- Lập bảng liên kết bên ngoài với những gì bạn có thể quan sát.
- Hỏi đồng tác giả, biên tập viên và nhà tài trợ xem họ có còn cần iD không.
- Hoàn tất thao tác trong phần cài đặt tài khoản và email xác nhận.
- Ghi lại ngày và những gì hồ sơ hiển thị sau đó.
- Gửi các yêu cầu riêng biệt, có ghi chép, tới từng hệ thống bên ngoài.
- Cập nhật trang và hồ sơ của riêng bạn.
- Kiểm tra lại bản kiểm kê sau một khoảng thời gian hợp lý và ghi chú mọi liên kết còn tồn tại.
TraceSeek, ứng dụng được TruthsSeek đề cập, là công cụ tìm kiếm tên người dùng chứ không phải công cụ quản lý ORCID. Mức độ liên quan ở đây rất hẹp: nếu công việc kiểm kê của bạn làm nảy sinh một câu hỏi riêng về các tài khoản công khai sử dụng tên bạn, nó có thể giúp làm nổi bật các kết quả trùng khớp tên người dùng công khai như manh mối để bạn tự xác minh. Các kết quả trùng khớp công khai không phải bằng chứng về quyền sở hữu, và tìm kiếm tên người dùng không phải là bản kiểm kê tài khoản đầy đủ.